会计档案的管理..ppt

会计档案的管理 会计档案的范围 会计档案的重要性 会计档案的管理 一、会计档案保管期限 二、会计档案的归档保管 三、会计档案的借阅使用 四、会计档案的销毁规定 会计档案的范围 1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 5.增值税专用发票和普通发票。 会计档案的重要性 会计档案是人类会计活动的历史记录，人们在会计实践中需要利用会计档案。具体表现如下： 1.会计档案是预测、决策经济活动，开展会计分析等项工作的不可缺少的重要依据。它完整的记载了经济活动中各项指标，作为会计分析的工具，对贯彻党和国家的财政方针，编制预算、决算，节约经费，加强内部的经济管理等，都具有重要作用。 2.会计档案室打击经济犯罪活动和落实党的各项政策的和重要依据，是检查、监督经济活动的重要工具。会计档案客观地记录了会计事项活动中的情况，在打击经济犯罪活动中，会计档案无可辩驳地记录了经济犯罪活动的事实。从而维护了财经纪律，保护了国家财产。会计档案在落实党的各项政策中叶起到了重要的凭证作用。 3.会计档案是经济科学研究的重要史料。它记录了经济活动的重要经过，也记录了具体经营活动的经验以及教训，有重要的史料价值。 会计档案的管理 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 　1.会计凭证。 　（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 　（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 　（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2.会计账簿。 　各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 　（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。 　（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。 　（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 （4）会计账簿的装订顺序： 　　 会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。 （5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 （7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 （8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。 3.会计报表。 　　会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 　　 会计档案的归档保管 1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。 2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 会计档案的保管要求 　1.会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材； 　2．采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞； 　3．会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀； 　　 4．会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿； 5．设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密； 6．会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管15年。 2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。 3.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。 4.发货票保管5年。 会计档案的借阅使用 1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3.