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如何编好职位说明书 　　[提要] 职位说明书不仅是企业薪酬制度、考核标准、培训内容等确立的依据，而且对管理者和任职者有非常重要的意义。本文在对职位说明书内容进行简单介绍的基础上，分析职位说明书编写的常见误区和如何编好职位说明书的关键点。 　　关键词：职位说明书；职位描述；职位规范；系统思考 　　中图分类号：F27 文献标识码：A 　　收录日期：2013年2月22日 　　职位说明书是对工作分析所搜集信息进行整合而形成的具有企业法规效果的正式文本，内容包括职位描述和职位规范两个部分。具体内容包括：职位标识，提供这个岗位的名称、岗位编码、所在部门、职级、职位薪点等基本信息；职位概要，简短而准确地表示该职位存在的价值；职位具体职责，描述这一职位要承担哪些职责，每一项职责的主要任务是什么，要达到什么样的成果；工作标准，指明该职位职责的衡量要素和标准；工作关系，表明该职位在组织中的位置及其与内外部客户的关系；工作条件，说明该职位使用的工具设备、时间要求、地点要求和工作的物理环境；任职资格，说明这一工作岗位对任职者的知识、技能、经验、个性特征及素质的最低要求。职位说明书不仅是企业薪酬制度、考核标准、培训内容等确立的依据，而且使任职者明确本岗位的价值和主要产出，并为其素质提升指明方向；使管理者更加明确本部门的人员需求并据此为员工提供更好的辅导和支持，因此职位说明书的编写好坏直接影响了企业的管理。 　　一、职位说明书编写常见误区 　　1、职位说明书编写的目的不明确。工作分析的目的决定了工作分析的侧重点。即使是在同一个组织当中，当工作分析的目的随环境因素变化时，需要编制的职位说明书侧重点也有所不同。现在有的企业部门和岗位职责不清；有的企业员工没有明确的岗位职责和上岗条件；有的企业有职位说明书，但与实际不相符。但是，编写职位说明书到底为了什么，自己所在的企业编写职位说明书的重点在哪儿，如何编写，谁来编写都不清楚，结果是上至总经理，下到员工齐上阵，忙了一通，职位说明书“五花八样”，不能执行。 　　2、对编写工作认识不到位。不少企业对工作分析缺乏正确的认识，盲目地随大流；有的企业由人力资源部门独家“打造”每个岗位的说明书，脱离企业实际状况时有发生。尤其是对任职者资格的界定没有明确的标准，结果职位说明书无法在实际工作中应用，成为企业的“文物”。其实，职位说明书的编写应是一个自上而下的过程，我们看重的不应仅仅是最终的职位说明书，他的价值更多的体现在职位分析的过程。通过职位分析，帮助企业对组织的内在各要素（包括部门、流程和职位）进行全面系统的梳理，帮助企业提高组织及流程设计及职位设置的合理性，并帮助任职者形成对职位及周边环境的系统理解，从而明确各岗位的职责与权限，规范业务流程，以实现提升管理水平的目的。所以，在编制职位说明书时，应得到全体员工的支持、参与和理解。但在实际中，不少企业在开展这项工作时并没有与员工充分交流，让员工充分参与，所以作用不大。 　　3、缺乏系统思考。岗位是企业的最小工作单位，承担着组织战略目标实现的重任。因此，作为工作分析的结果文件――岗位说明书应能体现战略与现实的统一。而且每块工作是流程中的一个节点，好的职位说明书不应是一个孤立的单元，而应使其成为一个相互关联的体系，职位说明书的各个职位之间必须相互衔接才能保证整体工作的协调配合。因此，编写工作说明书时应从流程入手，界定职位主要职责，实现流程优化的目的。但现在好多企业在编制工作说明书时，只看眼前，缺乏系统思考，没有对工作流程进行梳理，造成工作说明书不符合现实，部门和岗位职责有交叉，或者没有体现流程之间的关系，造成工作中岗位职责不清，领导多多，员工不知道该听谁指挥的问题。 　　4、用语不规范。职位说明书编写工作是人力资源管理工作中的一项专业技术工作，是一项专业要求非常高的工作，职位说明书的很多项目需要以规格化的模式和语词加以描述，但大部分企业都缺乏对参与该项工作人员的专业培训，所以编写出来的职位说明书存在大量表述不准的情况。特别是岗位的概述、职责、工作能力要求、基本技能要求等描述不准确。比如，笼统地使用“负责、全面负责、相关工作、管理、提高、完成”等模糊概念的词语，造成职位不同但工作说明书的描述却很相近，使相近岗位间无法明确自己的准确职责。 　　5、任职资格描述不符合岗位要求。任职资格包括对任职者从事该职位必备的知识、经验、能力、素质等要求，必要时可加以适合该职位的理想资格和条件，所列出的资格条件都需要与职责要求相对应。但现实中一些企业在分析任职资格时，不是以岗位要求为基础，而是以任职者为基础，或者掺杂了现在任职者的影子，导致任职资格描述不符合岗位要求。 　　二、职位说明书编写的关键点 　　1、领导重视，统一认识。在开展工作说明书编写工作之前，人力资源部