信息化办公基础与应用齐小曦徐媛媛张允1第9讲上课用课件.ppt

本讲要点 本讲主要介绍了Excel的公式与函数，数据排序、筛选、分类汇总以及利用图表分析数据等高级管理数据的方法，然后介绍了打印工作表的一些基本操作，最后还是以实例来说明Excel的高级应用及设置技巧。 快速导读 9.1.1 用公式计算 公式就是在工作表中对数据进行分析的等式，它可以对数值进行加、减、乘和除等运算，也可以使用函数。使用公式时必须以等号“=”开头（提示单元格中含有公式而不是文本），后面紧接运算数和运算符。下面举几个公式的例子： =20+25 =SUM(A1：A6) =收入-费用 其中运算数可以是常数、单元格引用、单元格名称和工作表函数等，运算符包含下面4种： （1）算术运算符：用于完成基本数学运算的运算符，有+（加号）、-（减号）、-（负号）、*（乘号）、/（除号）、%（百分号）和^（乘方）。 （2）比较运算符：用来比较两个值大小的运算符，有=（等号）、（大于号）、（小于号）、=（大于等于号）、=（小于等于号）、（不等号）6种。 （3）文本运算符：（连字符）用来将多个文本连接成组合文本。如“北京” “奥运会”产生“北京奥运会”。 （4）引用运算符：可以将单元格区域合并计算。包含有： ：（冒号）：区域运算符，对包括在两个引用之间的所有单元格的引用。如B1：F1（引用从B1到F1的所有单元格） ，（逗号）：联合运算符，将多个引用合并为一个引用。如SUM（A1：H1,B2：F2）将A1：H1和B2：F2这两个合并为一个。 （空格）：交叉运算符，产生对两个引用共有的单元格的引用。如SUM（A2：F2 B1：B3）产生对B2的引用。因只有B2 同时属于两个引用A2：F2和B1：B3 在单元格中输入公式的方法包括手动输入和单击输入等。 1．手动输入 手动输入公式是指用户用手动来输入公式。在选定的单元格中先输入一个“等号”（=），后面跟着公式。输入时字符会同时出现在单元格和编辑栏中。按Enter键后该单元格会显示运算的结果“8”。 2. 单击输入 单击输入更加简捷，不容易出错。这种方法虽然还有一些手动输入的地方，但是不完全靠手动输入。例如在单元格C1中输入公式“=A1+B1”，除了手动输入外，也可以按照下面的步骤进行： ? 单击单元格C1。输入“=”。 ? 单击单元格A1，单元格周围会显示一个活动虚框，同时单元格引用会出现在单元格C1和编辑栏中。 ? 输入“加号”（+）。虚线边框会变为实线边框。如图9.3所示。 ? 单击单元格B1，按Enter键。 提示：在【编辑栏】中显示的3个工具按钮分别是： （取消）， （ 输入）， （插入函数）。 9.1.2 用函数计算 除了用公式计算数据外，也可以利用函数来计算数据。以“素材\ch09\学生成绩表.xls”文件,通过【插入函数】对话框来选择所需要的函数。打开这个对话框的方法如下： 1．选择【插入】→【函数】命令。 2．单击【编辑栏】中的【插入函数】按钮。 3．按Shift+F3组合键。 常用函数的用法与功能： 1．SUM函数 功能：计算单元格区域中所有数值的和。 语法：SUM（number1 , number2 ……） 例：? SUM（2，3）=5。 ? 如果A1单元格的数据是5，B1单元格的数据是10，那么SUM（A1，B1）=15。 2．AVERAGE函数 功能：用于对所有的参数计算算术平均值。 语法：AVERAGE（number1 ,number2……） 例：? AVERAGE（3， 5）=4。 ? 如果A1单元格的数据是6，B1单元格是10，那么AVERAGE（A1，B1）=8。 3．IF函数 功能：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。 语法：=IF(logical test, value_if_true,value_if_false) logical_test表示判断条件表达式；value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容，如果忽略则返回“TRUE”； value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容，如果忽略则返回“FALSE”。 例：在K3单元格中输入公式：=IF(H380,“t”,“f”)。如果H3单元格中的数值大于80，在K3单元格中则显示t，反之显示f。 4． MAX函数 功能：返回一组数值中的最大值。 语法：MAX（number1 , number2 ……） 例：? MAX（2，3）=3。 ? 如果A1单元格的数据是5，B1单元格是10，那么MAX（A1，B1）=10。 5． MIN函数 功能：返回一组数值中的最大值。 语法：MIN（number1