日常管理助制度.doc

日常管理制度 目的 为规范公司管理，保障公司正常工作环境的稳定与工作的流畅，特制订本制度。 第一章 办公用品管理制度 1、 总则 1.1 为加强本部门办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 1.2 办公用品由部门内勤专员集中管理，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。 1.3 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。（详见附件“办公用品清单”） 2、分类定义 2.1 固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、打印机、碎纸机、汽车等。 2.2 非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜等。 　　 2.3 消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。 3、 办公用品计划 3.1 部门根据本部门办公用品使用情况，每季度末提报下月季度办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。 3.2 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，审核完毕后由部门经理签字确认后进入采购流程。 3.3 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请分管领导批准。 4、 办公用品分发领用 4.1、非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放；消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。 　 4.2 办公用品管理人员根据办公用品使用情况分发办公用品并留有一定库存。办公用品每季度统一分发一次，然后再根据每人不同的需要分发给个人，每次分发时填好办公用品使用明细》。 5、办公用品管理 5.1 对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，其他低值易耗等办公用品由办公用品管理专员管理，其发生的损坏或故障等由行政部视情况处理。 5.2 非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。 　　 5.3 管理人员对办公用品的使用情况作季度报表，会同办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与办公管理。 6、惩罚 6.1 公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。 　　 6.2 公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将视情况进行罚款或警告等处罚。 　　 6.3 员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。 第二章 备用金使用条例 1、目的： 为了加强部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，根据公司财务制度特制定本条例。 2、名词解释： 备用金是公司内部各部门工作人员用作业务操作、零星开支、差旅费等以现金方式借用的款项。 3、强调： 实行备用金制度有利于各部门人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得随意挪用。 4、类别： 公司的备用金大体分为两种：临时备用金和长期备用金。其中临时备用金主要针对部门临时需求设置，长期备用金主要针对部门工程款项限额设置。 5、备用金借款和报销手续： 5.1 需临时借用备用金时，借款人应按规定的格式填写《备用金使用明细》填写内容包括：借款日期、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门备用金管理专员复核，再由经理签字批准后，方可到财务部办理借款手续。 5.2 因业务原因长期借用备用金的人员由备用金管理专员根据备用金限额标准，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证。 5.3 备用金限额标准： 职务 限额 使用范围 经管人 部门经理 5000 业务操作 本人 项目经理 3000 业务操作 本人 主管 1000 业务操作 本人 助理 500 业务操作 本人 5.4 借款人员完成业务后应尽快按照公司财务报销流程将业务使用款额报销，报销完成后立即将所借款项归还并填写备用金使用明细归还项。 5.5 借款人办理退款手续时，管理人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。 第三章 会议制度 1、管理与组织 1.1 部门经理负责例会的召集、主持和管理及检查和监督工作。 1.2 部门内勤负责周六例会的具体组织、会议记录、会后任务跟踪检查等工作。 1.3 部门内勤做好会议内容记录，会后整理《会议纪要》，《会议纪要》要标明