1.3.5资采购、仓储、配送、领用管理办法.doc

物资采购、仓储、配送、领用管理办法 1 目的 健全公司物资管理制度，发挥整体优势，防止重复采购，降低物耗，控制成本。 2 适用范围 本标准适用于西安诚信物业管理有限责任公司的物资管理工作。 本标准规定了物资采购、仓储、配送、领用等管理办法。 3 管理职责 3.1 行政人事部负责公司物资的管理工作，其职责是： a)定期制定《公司统一采购物资名录》； b)对各部门、各管理处申购的物资（包括电工电料、保洁用品、办公用品等）的数量和金额的管理、控制、审核、汇总后，进行统一采购、入库、登记、报销等工作； c)对供方的资质审核、采购物品的质量、价格进行审定，并确定采购物品的供方、品牌、价格方案等供总经理审批； d)对采购物资进行发放、调拨、登记； e)做好仓库物资的清仓盘点、编制月报表，配合财务部做好成本分析。 3.2 各部门配合做好物资管理工作。 a)对《公司统一采购物资名录》内的每月所需的物资，各部门、各管理处隔月提出采购申请，并填写好《物资采购计划》、《物品进、耗、存表》，交行政人事部审核后统一采购。 b)对《公司统一采购物资名录》外的临时急用物资，金额小于或等于500元，各部门、各管理处可自行采购；临时急用物资金额大于500元，上报行政人事部，总经理审批后由行政人事部协同采购。 4 程序和要求 4.1各类物资的申购手续 4.1.1固定资产类物资的申购手续 各部门、各管理处需购置固定资产，按《固定资产管理制度》办理申购手续，由行政人事部负责采购，并办理验收、入库、出库、发放、签收等手续。 4.1.1日常办公用品、低值易耗品的申购手续 为控制管理成本，防止重复采购，严格控制物资采购的数量和质量，缩短物资的库存周期，由行政人事部统一采购，并做好入库手续。各部门、各管理处统一到行政人事部领用，并做好领用手续。 4.1.2新接物业物资的申购手续 由新接物业的管理处经理提出申请，送行政人事部审核，经总经理批准后，行政人事部参照新建管理处实际状况核实数量，经行政人事部货比三家后，由指定供应商送至现场，管理处正常运作后，按本标准3.2执行。 4.1.3重大物资的申购手续 重大物资的申购需经总经理同意，对口的职能部门选型，行政人事部报价后，财务部提出意见后，再由总经理决定是否购买。 4.1.4紧急物资的申购手续 紧急物资的申购是指遇到突发事件、暴风、潮汛、火灾、急救等情况时，急需采购的物品，批准权限为：金额500元以下，发生部门负责人或管理处经理同意；500—1000元经副总经理或总经理助理同意，1000元以上经总经理同意。发生部门可自行采购并告知行政人事部或由行政人事部协同采购。 4.2 采购 4.2.1物资采购由行政人事部专人具体负责。 4.2.2物资采购前，应先询问价格，控制质量，做到货比三家。 a)行政人事部采购员应定期调查常用物资的市场行情、质量及供方的服务状况,并建立合格供方和不合格供方资料库，作为下次采购审核的参考。 b)行政人事部应就各部门、各管理处所提出的重要物资项目，提供市场行情资料，作为行政人事部核定价格的参考，采购员接到《物资申购计划表》后，应按照申购物资的缓急，参考市场行情，筛选三家以上的供方进行比价。 c)对连续两次供应不合格的供方，应取消其供货资格。 4.2.3对各管理处长期使用的、具有共性的、使用量较大的物资，行政人事部应根据相应得标准事先选定合格供方，洽谈好长期购货的货价，定点购货。 4.3服务供方的评价 4.3.1合格服务供方应具备如下条件： a)具有法人资格； b)有从事过类似服务项目的优良业绩； c)良好的质量保证能力； d)有承担相应服务项目的工作能力； e)有提供服务之前有完整的服务方案。 4.3.2对服务的供方的评价： a)行政人事部根据服务供方营业执照及资质、人员技能证明材料及初次试用证明（必要时）进行供方的初次选择。 b)行政人事部会同管理处对供方进行评价，并填写《供方评审记录表》（见表3），评定为合格的报总经理审核、批准。 4.3.3对已经成为公司的服务供方者，除提供合格的证明材料外，接受服务部门还应提供对其的服务质量及工作能力评价，定期进行供方的评审。 4.3.4对所有评为合格的服务供方，由行政人事部汇总，列入《合格供方名录》（见表4）中。 4.3.5对合格的服务供方在提供服务过程中出现的严重不合格，行政人事部通知服务供方限期纠正。如果连续两次不符合要求，取消该服务供方的资格。 4.4 仓储、库管 4.4.1公司及管理处的物资仓储、管理，分别由行政人事部及各管理处专职或兼职库管员负责；做好各部门、各管理处物资的入库、领料、出库、登记等工作，收货、发货均应计账。 4.4.2仓库的选址一般应考虑装卸货物方便，与生活区有一定距离，水、电供应条件能得到保证的地段。 4.4.3