四信息工作描述.ppt

信息的传递、储存和检索 信息的传递 迅速、准确、保密 信息的储存 原件储存 目录、索引储存 软件储存 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫 科学地存放排列 信息的检索 秘书综合信息的方法 调查法 线索追踪法 一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成高层次的信息； 二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线索，确定选题后进行有针对性的收集； 三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索，从而不断扩充信息量。 借助外脑法 交换法 建立数据库 怎样给领导提建议（一） 小王小张曾是同窗好友，又是两个单位任秘书。小王对单位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。 小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张：“你怎么一点不同情我？” 小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不一定行得通。领导不采纳是正常的。” 小张：“那我今后不提什么意见和建议了。” 怎样给领导提建议（二） 小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。” 小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应是这样。” 问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？ 秘书应如何想领导提建议？ 如何为领导出谋划策（一） A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。 A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ：“领导也不是神，事事都有主意。我接到上级的通知或下级单位的报告，都要认真想一想，提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视了。 ” B： “那每次提几条建议呢？” 如何为领导出谋划策（二） A： “古人讲，上中下三策，就是每次提好中差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见，供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫‘一策备选’，你不妨一试。” B按照A的方法做，一年以后，领导也经常找B商量工作了。 问题：A和B在工作方式方法上有何不同？ 秘书实务 课题四 信息工作 一、幽默+机智 也吓你一下 张作霖有一天逛街时，突然被身后一声吆喝吓了一哆嗦，回头一看，原来是个卖豆腐脑儿的在叫卖。 张作霖大怒道： “给我抓起来！”小贩莫名其妙地就被抓跪在地上。 “就地枪决！”张作霖话音刚落，就听“砰”的一声枪响。小贩瘫倒在地。不一会儿，只见小贩又爬了起来，毫毛未伤。 这时，张作霖得意地笑着对小贩道：“咱们俩都被吓了个半死。” 张作霖手黑 寸土不让 有一次,?张作霖出席名流集会．席上不乏文人墨客和附庸风雅之人,?而张作霖则正襟危坐,?很少说话．席间,?有几位日本浪人突然声称,?久闻张大帅文武双全,?请即席赏幅字画．张作霖明知这是故意刁难,?但在大庭广众之下,?”盛情”难却,?就满口应允,?吩咐笔墨侍候．这时,?席上的目光全都集中在张作霖身上,?几个日本浪人更是掩饰不住讥讽的笑容,?只见张作霖潇洒地踱到桌案前,?在满幅宣纸上,?大笔挥写了一个”虎”字,?左右端详了一下,?倒也匀称,?然后得意地落款”张作霖手黑”,?踌躇满志地掷笔而起． ?那见个日本浪人面对题字,?一时丈二和尚摸不着头脑,?不由得面面相觑．其他在场的人也是莫名其妙,?不知何意．?  二、避虚就实 问题一：如果你知道一个女人怀孕了，她已经生了8个小孩子了，其中有3个耳朵聋，2个眼睛瞎，一个智能不足，而这个女人自己又有梅毒，请问，你会建议她堕胎吗？ 你杀了贝多芬，她是贝多芬的母亲。 问题二：现在要选举一名领袖，而你这一票很关键，下面是关于3个候选人的的一些事实 　　候选人A：跟一些不诚实的政客有往来，而且会星象占卜学。他有婚外情，是一个老烟枪，每天喝8到10杯的马丁尼。 　　候选人B：他过去有过2次被解雇的记录，睡觉睡到中午才起