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出货物流程序文件出货物程序文件
编号: 商务出货物流作业指导书 生效日期: 制订单位:商务处 版次:A-01 页次:1/4
广东奥其斯科技有限公司
Guangdong Outrace Technologies Co.,Ltd.
作
业
指
导
书
核准 审核 审查 制订 制订日期 2010-12-10
机密等级:C级
编号: 商务出货物流作业指导书 生效日期: 制订单位:商务处 版次:A-01 页次:2/4
制/修订履历
版本 页次 变更内容摘要 日期 制/修订 审查 审核 核准 A-01 All 初版制订 2010-12-10
编号: 商务出货物流作业指导书 生效日期:2010-4-1 制订单位:商务处 版次:A-01 页次:3/4
1 目的
规范商务出货物流流程,强化出货管制。
2 适用范围
本规定适用于公司商务处出货物流作业。
3 定义
出货:按照合同要求,将产品通过货运等方式发给客人的过程。
4 相关文件
4.1 成品仓编制的《成品出货管理办法》
5 职责
5.1 商务处出货物流组:负责物流公司的开发与管理,产品运输的实施、跟催及资料归档;
5.2 商务处出货物流组:负责出货通知单下达、跟催及资料归档;
5.3 厂务处:负责出货通知单的组织实施、异常反馈、资料提供;
5.4 品质处:负责出货产品的检验、清单资料核对、检验资料的提供;
6 工作内容
6.1 物流公司的开发与管理
6.1.1 商务处出货物流组根据公司的销售网络,负责开发物流合作公司,建立厂商基本资料、分区域价格、可靠度、运输能力等物流公司资料库。
6.1.2 筛选物流公司资料库优秀厂商,并实地考察做为合格合作商,其他做为后备合作商。要求同一区域或省份,至少有2家以上合格合作商,3家以上后备合作商。合格合作商资料须有商务处主管审批、执行副总核准后生效。
6.1.3 在公司实际物流出货过程中,因市场价格浮动因素根据实际出货内容,针对合格合作商做价格比较,按适时、适价原则选择,并报商务处主管审批后执行,对因合格合作商不能处理需要起用后备合作商的,必须通过执行副总核准后执行。
6.1.4 实际物流过程中,商务处出货物流组详细记录每批出货的运输状况、时效,对合格合作商每季度进行记录、评估。
6.2 出货通知单的下达
6.2.1 根据合同付款条件,在合同约定款项进入公司指定账户后,商务处出货物流组承办人根据签约生效之合同、客户要求、我司选配机型、下达出货通知单。
6.2.2 出货通知单详细写明客户要求、特殊备注(祥见特殊规格统计表)。
6.2.3 出货通知单由商务处主管签核后分发到厂务、品保处执行。
6.3 出货物流的实施、跟催
6.3.1 通知单下达至相关责任处门后,由制造课PMC负责组织实施,要及时跟进。掌握成品、半成品货物准备情况。
6.3.2 品质在货物测试准备完成后,需要及时将产品测试报告及产品资料卡交至商务处出货物流组。
6.3.3 厂务处出货单产品准备完成应当在指定日期当日上午12点之前,将《装箱清单》及《货物包装尺寸重量件数明细》以mail及书面形式交至商务处出货物流组。若确实不能在指定日期当日上午12点之前完成,要及时沟通,并协助商务处出货物流组收集相关数据,以便确定物流厂商到厂时间。
6.3.4 商务处出货物流组根据合同确定的收货地址、要求到货时间、备货单位提供的相关信息,根据公司合格物流公司资料,联系负责该区域的物流2公司以上,结合报价及当天时价进行比较,确定承运本批货物物流公司。
6.3.5 商务处出货物流组根据以上确定的资料信息,填写《送货单》《物流单》《物料放行条》《成品领料单》,并交主管、副总审核,审批无误后通知物流公司到我司提货。特殊情况需要现金支付物流费用的填写《现金支出单》审批后到财务领取现金,特殊情况需要外出送货到物流公司的填写《派车单》审批后送货。
6.3.6 物流公司前来提货时,通知仓库人员出货装车(大件货物可以请叉车协助装车),并提供收货人及收货地址、联系方式的资料给仓库粘贴到外包装上。
6.3.7 装车完毕后,再次核对货物清单,确认无误,同物流公司分别在《送货单》“物流公司签收栏” 《物流单》“提货单位栏”签字盖章确认。确认无误将物料放行条交至物流公司提货人,并在《来访单》上签署放行。
6.3.8 货
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