第二章传统案管理.ppt

传统档案管理 郭小东 2012年3月28日 课程简介 传统档案概述 传统档案管理的发展 信息环境下的传统纸质档案管理 对档案概念的再认识 档案与文书 文书的档案的源头，档案是文书的归宿。 档案与信息 【考考你】 什么是信息？谣言是不是信息？小说是不是信息？ 档案是信息的一种存在形式，是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源 纸质档案： 是以纸张作为载体的一种档案，如保存备查的公文图纸、账册、书稿、契约等。 【档案收集案例】 ××旅游公司的档案管理人员小刘在指导文书立卷的过程中发现公司某次年会的文件中缺少一些会议记录和领导的讲话，而且找到了文件收集不全的原因：其一，一些承办人员不愿将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；其二，一些文书人员未按归档范围收集文件；其三，公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。 文件归档 是指各单位办理完毕的具有保存价值的文件，经文书部门或承办部门整理后，定期向档案室或档案人员移交的过程。（这里的文件主要是指纸质主文件） 例一：某大型建筑工程公司的档案工作制度 立卷归档制度 一、凡是反映本单位主要职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料均应立卷归档 二、文书文件材料由办公室统一收发、登记、立卷并于次年六月底前归档。 三、会计文件材料由财务部门立卷，保存一年后向档案部门移交。 四、基建工程文件材料在工程竣工验收后，三个月内由基建工程负责人交综合档案室。 五、声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。 六、应归档的文件材料要齐全、完整，交接及时、手续完备。 档案保管制度  一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。二、档案库房、办公用房和阅览室分开。库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。 档案利用制度 一、检索工具齐全，检索效果较好。二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。 档案统计制度? 　　一、坚持实事求是的原则，严肃认真，以强烈的事业心和责任感科学地进行档案统计。　　二、严格档案的各项基础登记，保证统计数字的客观性、准确性和科学性。　　三、对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管等情况要定期做好统计，并根据统计出的数据进行分析和研究，总结经验，发现问题，提出措施，改进工作。　　四、坚持对档案的利用情况进行统计，年终进行综合分析，了解利用者的需求和利用发展趋势，掌握档案的使用价值和发挥的作用。　　五、及时、准确向有关部门报送档案工作统计报表。　　六、按时完成其它档案调查统计工作。 档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。 所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。 档案管理是一项管理性、服务性、政治性的工作，要遵循集中统一管理档案，维护档案的完整和安全，便于利用的原则。 为什么具有管理性、服务性、政治性？ 传统档案管理的流程： 档案的产生（点收、立案、编目、整理、保管、清理和应用）-档案分类（分类、编案）-档案编目-档案排序（来源、全宗和原始顺序原则）-档案描述层级 档案管理的重要性： 档案是机关工作查考的依据。首先他是社会社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的。其次他保留着真切的历史痕迹。 档案是宣传教育的生动素材，为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务。 传统档案管理的发展： 档案管理信息化： 档案的生成方式变成了在计算机和通讯线路中进行，这样档案必须以机读形式存在，这些档案的