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大型集团对投资主体多元化企业档案的管控研究 重庆钢铁（集团）有限责任公司档案处 重庆钢铁（集团）有限责任公司（简称重钢）是国务院现代企业制度、企业集团和“循环经济”试点单位，也是拥有28家子公司的国有特大型钢铁联合企业，是西部地区最大的中厚板材和全国最大的球扁钢生产基地,为中国500强企业。重钢在册职工2.7万人，资产总额142亿元，是重庆市市属工业企业第一家通过自身主营业务使年销售收入超过百亿元的企业。“十五”期间，重钢在探索和实施投资主体多元化进程中有了初步成效，重钢旗下的不同类型的90多家企业中，目前已有1/3实现了投资主体多元化的改制，经营活力与效率都有了新的变化。与此同时，投资主体多元化也导致企业利益主体多元化和管理结构复杂化，企业原有的主要基于单个投资主体而确立的档案管理体制、制度和方法已明显不能适应企业改革的需要，突出表现为一方面企业中档案管理工作被不同利益主体所分隔，企业完整的档案记录常常没人负责，另一方面，不同利益主体间又常常不能按照相关规定行使对档案信息的知情权和对档案资产的处置权。这些都给企业档案管理带来了新困难，提出了新问题。 一、对投资主体多元化企业档案的管控方式的理论思考 投资主体多元化企业的表现形式和管理方式是具体而多样的。以重钢参股或控股的企业为例，有的是典型的中外合资企业，有的是在香港联合交易所和上海证券交易所同时上市的公司，有的则是采用BOT（建设——运营——移交）模式投资建设的企业。重钢档案处以党的十七大关于大力发展繁荣文化事业的精神为指导，从企业集团内部股权结构多元化的变化趋势出发，对投资主体多元化企业的特征、不同投资主体享有档案资产权的状况、影响和制约企业档案管理水平的因素、满足投资主体多元化发展需要的企业档案措施进行研究后认为，尽管投资主体多元化企业形态各异，但它们在档案管理方面的困境存在共同的原因：投资者权力分散、过分重视经济利益而轻视甚至忽视档案工作、档案管理低水平运作甚至缺位、档案工作缺乏稳定持续的投入。为此，解决问题的关键是树立并实践“以企业利益为中心强化服务功能”的档案管理理念。 1、明确档案是企业的重要资产。无论何种性质的企业，股东投资企业的目的都是为了获得最大的收益和回报，企业经营管理者的责任则是尽最大的努力去满足这一需求。 2、明确企业经营管理过程中形成的档案属于企业所有，不能人为分割。在投资主体分散的企业中，档案资产代表着全体股东的整体利益，其存在的价值是为企业的经营管理提供服务，所以在企业存续期内属于企业所有，不能根据出资比例进行人为分割。如果企业因兼并、破产等需要进行资产处置，档案也应该根据国家相关法律规定合理合法处置。此外，属于国家秘密部分的档案，还应该受国家监控，应按国家的相关规定依法处置。 3、明确各投资主体、各级管理者应依法享有权利并承担义务。在投资主体多元化的企业中，各投资主体的义务是根据企业发展需要投入资金，保障企业正常运转，股东在国家法律法规框架内享有档案信息的知情权和查阅权；企业经营管理者应有义务根据企业实际选择适宜的档案管理模式，从机构、人员、资金等方面保障企业档案管理与企业经营管理的同步，其权利是对本企业档案管理机构和人员的具体管理行为进行监督、检查、考评；企业档案部门及档案工作者的义务是建立档案管理规章制度，保障各类档案收集、整理、保管、利用的正常开展，以企业利益为中心提供和强化档案服务，以此获取相应的管理费用和薪金报酬。 4、以企业利益为中心构造和强化档案服务功能。企业档案馆不仅是存放档案的库房，更是企业各个历史时期管理信息的利用中心。企业档案管理应该由以往的“保管、保密、保值”向“利用、共享、增值”转变，全面提升档案工作的服务功能和服务价值。 二、大型集团对投资主体多元化企业档案的管控方式在重钢的实践 1、 通过宣传培训树立档案管理新观念 为了维护企业和股东利益，重钢提出了“以企业利益为中心强化服务功能”的档案管理观念。“十五”以来，重钢在影剧院、电视台、报纸、厂区、社区以刊播宣传片、巡回演播、编印档案法知识资料、举办有关讲座和展览等方式大力宣传档案法规和新的管理理念，并将档案利用的典型事例整理成册，赠送给股东、企业领导、部门管理者和相关人员阅读。取得很好的效果。 2、落实企业档案管理责任主体 重钢档案管理采用“统一领导、分级负责”的管理体制。“十五”期间，为了解决投资主体多元化企业增多带给重钢集团档案管理的新问题，重钢从目标、功能和资源等方面强化了档案管理职能。 ⑴明确企业档案工作发展目标。重钢结合企业实际，提出档案工作发展目标并形成体系。比如，从重钢集团角度提出，第一步要加强档案信息资源建设，第二步要实现各种企业信息资源有效整合，第三步要建立企业知识管理系统。从对旗下投资主体多元化的子公司档案工作的监控角度提出，第一步管住档案资料，