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信息化工程档案评审要点分析 信息化工程档案评审要点分析 随着金教工程的逐渐深入，众多子项目纷纷立项。各个子项目都提交了需求规格说明书和实施方案等大量的相关文档，监理人员面临着巨大的审核压力。 　　在赛迪监理与教育部教育管理信息中心同事的相互配合下，金教工程已经形成了《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》等较为系统的对于文档的要求，明确提出了承建单位需要提交的文档，以及这些文档所应遵守的规范。 　　但是，这些规范内容较多，在巨大的文档审核压力下，监理人员难以严格按照规范的逐条要求，对文档进行评审。同时，金教工程已经进行了顶层设计，并引进了总集成，很多子项目已经完工，这对新立项的子项目提出了很多新的要求，也要求监理单位在评审工作上需要添加新的关注点。 　　因此，本文拟将文档评审的要点进行梳理和浓缩，方便监理人员在评审时参阅；同时将赛迪监理进行文档审核的经验进行总结和提炼，完善监理工作的方法论；既方便信息工程监理从业者进行交流，又可以对新员工就信息工程档案审核进行初步培训。 　　一、规范性 　　《计算机软件文档编制规范》、《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》和《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》等相关文件，对金教工程文档的规范性进行了严格的要求。 　　规范性是文本的外型美观大方，文字及图片等内容格式工整，用语规范，编号一致。同时，金教工程的各文档应遵循统一的规范性要求。 　　规范性是判断一篇文档是否合格的基本要求，也是关系到文档能否通过专家评审的重要事情。对于不合乎规范性的文档，监理人员应直接发回厂商处进行修改，合格后再进行其他方面的评审。在评审时，可以从以下四个方面来着重审核文档的规范性。 　　第一，封面和书脊的制作。文档的版本信息是值得监理人员注意的内容。文档编制单位在形成文档初稿时版本号定义为；在文档提交评审之前，文档编制单位内部版本号应控制在以下；在文档提本文由论文联盟http://收集整理交评审时，文档版本号升级为；在评审后，进行文档修改过程中，版本号应控制在以下；在文档修改完成形成正式稿时，版本号确定为。 　　第二，内页的制作。《教育服务与监管体系信息化建设项目档案及文档规范要求》已对页眉、页脚、标题、正文、图表等方面的格式进行了明确的要求。在此着重强调图表的编号和正文的格式。部分厂商在所提交的文档中，图片粘贴随意，不注重图片的编号和格式，常常造成某些图片没有编号，或者图片所在的段落格式混乱，缺少标点符号。还有些文档，正文中部分内容是粘贴过来的，格式上不符合要求，甚至保留着网页的格式。这是在格式方面常见的两个错误，需要监理人员格外注意。 　　第三，文档的用语。首先，检查厂商所使用的语言和表达方式与读者是否相应。给领导阅读的报告，表达方式以图表等形式为宜，分析应尽量详尽，少使用专业性较强的词汇；给技术人员的设计说明等报告，则可以使用简约的描述和专业性词汇。其次，检查文档中口语化的语言，建议厂商替换为书面语言。 　　第四，文档的编号和符号。首先，检查文档的档号，是否能够标识文档的分类，序号是否连续。其次，检查文档内部的章节编号，章节编号不能重复；同时应具有适当的分节，能够体现文章的结构性。如整篇文档只有第一章，则在编号上需要重新调整。 　　二、逻辑性 　　逻辑性可以概括为内容不重不漏，说理层层深入，结构条理清晰，表达顺情合理。 　　文档的逻辑性直接影响着读者的理解，关系到厂商能否清晰表达思想，以及能否让人信服。IT从业人士多为理工科出身，往往具有较强的技术能力而欠缺文字功底和表达技巧，导致厂商和业主单位之间的沟通障碍。因此，在文档的逻辑性方面给予点评和指正，是监理人员不可推卸的责任，也是文档评审工作中最具有挑战性的部分。 　　评审文档的逻辑性，可以从以下四个方面着手。 　　第一，文档内容是否全面。《计算机软件文档编制规范》等相关文件中，明确规定了信息系统全生命周期需要提交哪些文档，并且给出了每个文档的模板，对每个文档中需要提交的内容进行了明确的规定，监理人员可以根据相应规范，检查厂商的文档在内容上是否全面。如《需求规格说明书》，是否覆盖了功能需求、性能需求、安全性需求、接口需求、界面需求、可追踪性需求等各个方面。 　　第二，文档内容是否重复。文档重复性的审核，体现在两个方面：一是注意审核每篇文档中，不同章节之间是否存在内容重复。二是不同文档间，是否存在内容重复或者相互参考，尽量避免读一篇文档时需要参考另一篇文档。部分入行较浅的从业人员，对项目的某些概念或内涵理解不够深入，或者对用户的需求把握不足，难以与操作联系到一起，体现在文档中就容易出现内容重复。因此面对新手提交的文档，尤其需要注意这方面的审核。 　　第三，文档结构是否清晰