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WORD编辑技巧——个人经验体会 毛志雄，2008年2月27日，于北京体育大学《运动心理学双周论坛》 一、为什么要与专业生讨论WORD问题 1. 清晰、简洁、规范的文字格式和版面设置，有助于读者(论文评委)对文章形成良好的印象。 2. 现有的专业生的论文版面和格式设置，操作不够规范，问题较多。 3. 熟悉Word操作，有助于提高文字编辑的效率，减少不必要的时间浪费。 为此，本人针对以往论文评审中发现的Word编辑问题，与大家共同探讨Word编辑技巧。 二、我心目中理想的WORD版面 1. 简洁清晰是第一位的：尽可能少的字体、段落格式； 2. 文章各层级的标题、正文、表格的字体、字号、行距、颜色在全文中一致； 3. 没有冗余的控制符：如多余的空格、空行、制表符、制表位、文本框和图文框等； 4. 规范的标点符号：中文标点用全角字；英文标点用半角字，后空一格； 5. 图表格式规范： ①图标题在图下方；表标题在表上方；图、表之后空一个标准行(正文)； ②图表(包括标题)中所使用的字号，比正文小半号(如，正文使用小四号字(12pt)，则图表应使用五号字(10.5pt)；正文使用五号字，则图表应使用小五号字)。 Word软件中最重要的概念是“版面”的概念。它与文本文件、Write、WPS for DOS、WordStar for DOS、Excel等平面文本处理器最大的不同是：它的版面相当于“报纸上的栏目”。在每个“栏目”中，不仅可以输入文字，而且可以输入表格(栏目)、图片对象、图形对象、公式对象等几乎任何内容。 三、WORD首次启动要做的初步设置 1. 将格式栏拖到工具栏之下； 2. 按下[编辑标记]按钮； 3. 点击视图(V)，勾选标尺(L)和显示段落标记(S)令其显示。 4. 点击工具(T)?自动更正选项(A)?修改选项卡自动套用格式和键入时自动套用格式如下图所示。 5. 定义所需要的文本样式(Styles) 5.1 修改正文、标题1、标题2和标题3 (分别将快捷键定义为Ctrl+N、Ctrl+1、Ctrl+2、Ctrl+3) 依同法修改标题1、标题2、标题3的设置，设置完成后点击确定。 5.2 新增样式：标题4--标题8 6. 定义自己需要的选项 较为重要的是：①文件保存的文件夹；②文件模板所在的文件夹。步骤如下： 点击工具(T)?选项(O)…?选择文件位置选项卡?①修改自己的文件需要保存的位置；②记下用户模板(通常为Normal.dot)所在的位置。 7. 自定义快捷键和工具栏 7.1 将“选择性粘贴”定义为Ctrl+Shift+V 依同样方法还可将格式(O)?字体(F)、格式(O)?段落(P)的快捷键分别定义为Ctrl+T和Ctrl+G。 7.2 自定义格式栏中的“增加首行缩进”及“减少首行缩进”按钮 点击工具(T)?自定义(C)，在弹出下列对话框之后，可将任意新增工具按钮拖入格式栏和工具栏；也可将任何不需要的工具按钮拖回对话框。例如，可将自定义对话框中的文件?打印…工具按钮(FilePrint)拖入常用工具栏，然后将常用工具栏中原有的打印(默认全文打印)工具按钮(FilePrintDefault)拖回到自定义对话框中。 文字写作中，经常需要将段落的首行缩进两个字符(段落开头空两格)，这项工作在格式(O)?段落(P)?缩进和间距(I)选项卡?特殊格式(S)下设置首行缩进2字符，虽准确但极不方便；或者在页面标尺上拖动浮标进行，虽方便，但不准确。最好的办法是自定义一对工具按钮。具体步骤： 点击工具(T)?自定义(C)，在弹出下列对话框： 用同样方法，可将UnIndentFirstLine工具按钮拖入工具栏进行编辑。 完成上述7步之后，WORD设置初步完成。 四、常规编辑技巧 1. 文字输入 ①尽量使用Windows自带的输入法，可免去兼容性问题。比较优劣，推荐微软拼音，并使用双拼输入法； ②输入速度的积累：5万字积累，达到本专业文章1000～1500字/小时。 2. 文本显示模式：普通视图、页面视图、大纲视图；改变显示百分比。 3. 常用功能键 键值 功能 F1 得到“帮助”或访问 Microsoft Office 的联机帮助。 F2 移动文字或图形(不走剪贴板)。 Shift+F2 复制文字或图形(不走剪贴板)。 F4 重复上一步操作 F5 选择“编辑”菜单中的“定位”命令。 F7 选择“工具”菜单上的“拼写和语法”命令。 Ctrl+F9 新建域(field)。 F9 更新选定的域。 Shift+F9 在域值与域代码之间进行切换。 Ctrl+Shift+F9 固化域值。 F11 前往下一个域。 F12 选择“文件”菜单上的“