[第四章会展项目计划与控制管理.doc

第四章 会展项目计划与控制 第一节 认识会展项目计划 【案例资料】 首届××博览会项目计划 第一阶段 时间：2009年10月底前 主要工作内容:成立筹展机构、落实经费。 第二阶段 时间：2009年11月底前 主要工作内容：1．完善展览设计方案； 2．国内外展销企业招展； 3．预订参展人员住宿； 4．制定各项工作方案。 第三阶段 时间：2009年12月上旬至展会开幕 主要工作内容：1．完成展位施工制作及布展； 2．落实参会人员名单； 3．落实参加各项重要活动人员名单； 4．展会期间的有关工作。 【工作任务】 工作任务一：讨论会展项目计划编制的作用。 工作任务二：熟悉会展项目计划编制程序，列出某会展项目计划工作编制程序。 【知识点】 一、会展项目计划含义 古语云：谋定而动。“谋”就是做计划，也就是做任何事情之前，都要先计划清楚。项目管理泰斗科兹纳更是一针见血：不做计划的好处，就是不用成天煎熬的监控计划的执行情况，直接面临突入其来的失败与痛苦。可见项目计划在项目管理中的重要性。 会展活动是一个十分错综复杂的庞大系统，曾经有会展专家统计，一次展览会是由大大小小3600多项事件构成。因此，无论小型的会展项目，还是大型的世博会，虽然涉及人力、物力、财力是不同的，但所涉及考虑的细节问题都非常繁多，都需要在活动开始之前就制定好详细可行的执行计划，用计划来指导和规范项目团队的工作，同时，利用计划可以检查和监督各部门各工作人员的工作，确保会展项目在预定事件得以顺利圆满的完成，达到预期的项目目标。 会展项目计划是会展项目未来行动过程的预定路线，即根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并依次来制定实现这些目标的资源、进度、成本等的安排。 如图4-1会展项目目标及会展项目计划工作的层次性所示，会展项目是一个系统工程，会展项目计划位于项目批准之后，项目实施之前。而作为项目管理的一个职能，它贯穿于会展项目生命周期的全过程。 【案例】2011年西安世界园艺博览会作为特大型国际性活动管理的阶段划分 1、概念性阶段：包括论证、评估，申办、审批等方面工作。 2、实施阶段：包括各种策划、方案、计划的制定，和建设、招展、招商、预先揽客、融资、运营组织建立、人员配备等方面工作的实施。 3、运营阶段：包括开闭园期间的园区营业，提供最终服务和产品。 4、结束阶段：园区闭园收尾，资源、资产清理，决算，审计，总结，后评价等。 运营计划体系的建立需要经过以下相互关联、次第深入的四个阶段： 1、运营战略（世园会总体规划的运营部分，对运营提出总体的构想和要求。）。 2、基本计划（运营工作纲要，即实施战略，是对运营战略的深化和细化。根据运营战略确认运营的目标、主要任务、基本要求和工作重点，是实施计划的关键依据）。 3、实施计划（运营实施计划，主要确认各运营职能及任务的实施方案和推进计划，是操作手册的前提）。 4、操作规范（运营操作手册，规定各项具体工作的工作流程和作业规范）。 因此，可以看出，会展项目计划主要是解决“5个W”的问题。如图4-2会展项目计划的“5个W”所示。 其中： （1）What（何事）—— 会展项目目标 会展项目要实现什么样的目标，以目标来指导会展项目组成员的工作任务。 （2）How（如何）—— 工作分解结构图 如何完成任务？可通过工作分解结构（work breakdown structure，简称WBS），将会展项目分解为个体的工作任务，是项目组必须完成的各项工作清单。 （3）Who（何人）—— 人员使用计划 确定承担工作分解结构中每项工作的具体人员。 （4）When（何时）—— 项目进度计划 确定各项工作的总需时以及开始和结束时间，确定各项工作所需的资源。 （5）How much（多少）—— 项目费用预算 确定各项工作的经费预算及项目总预算。 例如，某会展公司“2009第六届汽车用品展”项目组在开始工作之初，首先根据策划方案编制好项目范围计划、进度计划、资源计划，项目组各部门再根据这些计划下达的任务和完成的时间，在规定的预算内编制出各部门的详细工作计划，之后，各部门工作人员在部门工作计划指导下开展各自的工作，整个工作安排有条不紊。 二、会展项目计划的形式 会展项目计划是一个前后相继的计划体系，它随着项目的进展而不断得到细化、具体化，同时又不断地得到修改和调整。这个计划体系包括概念性计划、详细计划、滚动计划。 1、概念性计划 通常称为自上而下的计划，概念性计划的任务是确定初步的工作分解结构（WBS）图，并由此规定会展项目的整体轮廓和战略方向。 2、详细计划 通常称为自下而上的计划。其任务是制定详细的工作分解结构（WBS）。详细计划提供会展项目的详细范围、具体工作任务、执行工作任务的步骤、时间进度安排、资源等