电子文档鉴定2.docVIP

浅议电子文档鉴定 徐全生/文 由于办公自动化的普及，现代办公环境大部分文件都是以电子形式生成，即所谓的word、excel、pdf、ppt等格式，然后通过局域网络在部门内部，部门之间，甚至不同公司或者机关科室之间传递，然后修改，最后定稿，签署生效。如有必要，才把电子文件通过打印机输出纸质文件。正是由于现在电子文件生成的相对便捷，形成数量巨大，形式多样，所以给档案工作者带来很大压力，电子文件鉴定成为一个迫切需要解决的问题。 一、电子文件鉴定的方法 万事着手都有一个方法，不管是学术问题，还是实际工作中的现实问题，甚至生活琐屑，开始之前我们都得大概有个方式方法去理清解决它的思路，然后顺着这个思路去做。电子文件的鉴定过程中同样应该有个思路，即对电子文件的鉴定方法。 1、从电子文件内容角度分析现存的鉴定方法 我国学者对电子文件鉴定方法的认识历经了一个转变。在“职能鉴定法”引入我国之初，大多数学者都认同这一方法，并认为传统的“直接鉴定法”不再适用，在电子文件时代已无用武之地。于丽娟认为，传统的“直接鉴定”进入每个系统中对具体的文件执行“内容审查”，是针对单份文件或案卷进行的，而“职能鉴定”是一种“批处理”的鉴定方法。电子文件的出现和对其鉴定活动的研究，打破了职能鉴定方法在观念层次上的“徘徊”，并且电子技术赋予职能鉴定以更强的可实现性，仍采用传统的鉴定的方法鉴定接收电子文档,基本跟不上办公文档产生速度。冯惠玲同意北美和欧洲学者所提出的宏观鉴定思想，即主要通过文件形成者的职能确定具有保存价值的文件，而非直接从内容来判断电子文件的价值。王萍也赞成职能鉴定的方法，她认为 “要把鉴定工作方向从对单份文件的弹精竭力的推敲转向批处理，通过宏观鉴定形成者的职能、计划和活动来挑选应保存的文件。” 综合国内多位专家对该问题的论述，笔者认为，电子文件数量巨大，格式多样，要一一直接从内容鉴定其保存价值，对于当下机关、企业机构和人员配置来看，显然可行性不高，就是专业的档案馆、图书馆实施起来也同样面临人员知识结构、经费、硬件配置等诸多现实问题。职能鉴定，就是考察社会组织机构作出的活动是否体现机构本身的社会职能，只有体现该机构职能的电子文件才有保存价值，这是鉴定工作的重点，而对于那些具有潜在价值的，但是没有体现该机构职能的电子文件不应该成为鉴定工作的重点。在实际工作中，我们就应该从文件形成者着手，分析其机构职能，确保体现机构职能的，具有保存价值的文件完整、系统留存下来。 2、从电子文件形成周期分析鉴定方法 随着对电子文件鉴定方法的进一步认识，我国学者取得了普遍认同，即：电子文件的鉴定仅仅依靠“职能鉴定法”是不行的，还需结合其他鉴定方法，而且在不同的阶段应采取不同的鉴定方法。谭争培认为“职能鉴定法”的问世并不意味着“直接鉴定法”将退出历史舞台。因为在电子文件进行第二、三、四次鉴定时，直接鉴定法仍然发挥着重要的作用。尤其是在技术鉴定时必须对每份文件的技术状况进行全面的检查，而不能用“批处理” 式的鉴定方法。即使是初次鉴定时，还是要草拟文件者或文件承办者根据已制定好的电子文件保管期限表，通过了解文件形成机构的职能来逐份进行鉴定。刘越男也认为“职能鉴定法”和“直接鉴定法”并不是截然对立的,总的来说,职能鉴定法是基础, 直接鉴定法是补充。职能鉴定法侧重于明确有保存价值和无保存价值文件的界限;而直接鉴定法侧重于对于有保存价值的文件进一步去粗存精,形成于同一职能活动的不同文件可能具有不同的保存价值。麻新纯提出了价值综合鉴定论，即在电子文件生命周期的不同阶段采用不同的价值鉴定方法。具体来说,在电子文件概念阶段实施鉴定前端控制; 在电子文件生成阶段采用职能鉴定法, 并实现智能化; 在电子文件的档案室维护阶段,采用双重鉴定法;在档案馆维护和提供利用阶段,采用宏观鉴定战略。 二、电子文件鉴定的流程 我国学者对此问题基本上达成了共识，即主张分阶段进行。结合冯惠玲建议的电子文件分阶段鉴定程序，根据档案工作实际，笔者认为电子文件鉴定可以分以下几个阶段进行: 1、在机关、企业文件系统设计阶段，根据机构部门区分文件类别,选择归档文件,确定文件密级，划分保管期限。 2、当机关、企业档案室接收以介质方式归档的文件或对网络归档文件进行脱机、在线保存时，进行一次包括内容鉴定和技术鉴定在内的双重鉴定。同时在内容鉴定时，可以采用职能鉴定为主，直接鉴定为辅的方式确定其保存价值。 3、再鉴定，对非永久保存的电子文件由机关、企业档案室在保管期满时进行再鉴定，经鉴定后将确实无保存价值的删除销毁;进馆电子文件由档案馆接收时进行再鉴定，将确有永久保存价值的接收进馆。 徐义全也主张分阶段的鉴定，认为档案行政管理部门要对哪些电子文件短期保存、一般机关档案室有权处理，哪些电子文件形成单位自行处理，哪些进馆长期保存作出规