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实例4 汽车配件库存管理信息系统分析 　库存管理信息系统简要分析 1.　该系统开发的可行性分析 某企业是一个小型汽车配件零售商店。为提高对企业库存管理，提高经营者科学决策水平，决定开发库存管理信息系统。本人作为该系统的主要分析人员和设计人员，通过初步调查了解了该企业的库存管理情况。 该企业在经营活动中以“诚信”为本，建立了良好的客户群体，使之汽车配件经营始终处于较为稳定的状态。但该企业的库存管理一直依靠手工方式，不能及时向经营者提供各类汽车配件库存信息，从一定程度上影响了企业的经营活动。为此企业经理拨出专款，希望建立一套能动态反映库存管理信息的管理信息系统，为企业决策及时提供所需资料，并以此带动企业信息化建设的步伐，提高人员素质。由于该企业规模较小，用户各类单一，库存商品主要集中在汽车配件，管理方式集中统一，数据处理量不大，可考虑开发以批处理为主要数据处理方式的单机式信息系统。因此投资不大，企业完全可以承担。因此该信息系统的开发是必要和可行的，可以立即进行开发。 2　该系统的业务流程调查 目前，该企业经营的商品是五种型号的汽车配件，每种型号的汽车配件有几十种。 商品购入入库管理的过程是，当购入商品到货后，负责采购工作的人员首先填写入库单，然后与仓库保管员一起对购入商品进行检验。一是检查商品的质量及外表是否合格；二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符；三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是新商品，则在库存台帐中建立此商品的新账页，同时要在该商品的新账中填写该商品的商品号、商品名称、购入单价和售出单价；三是共同核对入库单上的商品代码是否正确无误。 经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品购入流水账。 对于经过全面检查，认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。 商品销售出库管理的过程是，每当发生一笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，仓库保管员据此付货，同时登记商品销售流水帐。 平均看来，该商店每天要发生二十多笔购入入库业务，而商品的销售业务每天多达近百笔。值得注意的是，在同一天内，同一种商品可能发生多笔购入、售出业务。 按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。 3　该系统中的数据输入、数据输出和数据存储调查 经对库存管理业务流程的调查分析，该系统中的数据输入单据为商品购入入库单和商品销售出库单，其格式如下： 表1.1　　　　　　　　　　商品购入入库单格式 日期 入库单编号 商品号 商品名称 购入单价（元） 购入数量（件） 备注 表1.2　　　　　　　　　　商品销售出库单格式 日期 出库单编号 商品号 商品名称 售出单价（元） 购入数量（件） 备注 该系统中的数据存储为商品库存台帐，同时辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐，其格式如下： 表1.3　　　　　　　　　　商品库存台帐账页格式 商品代码　　　　　　　　　　　　　购入单价　　　　　　　　 商品名称　　　　　　　　 售出单价　　　　　 日期 累计购入数量（本月） 累计售出数量（本月） 库存数量 表1.4　　　　　　　　　　商品购入流水帐账页格式 商品代码　　　　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　　　购入单价　　　　　 日期 入库单编号 购入数量 备注 表1.5　　　　　　　　　　商品销售流水帐账页格式 商品代码　　　　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　　　售出单价　　　　　 日期 出库单编号 销售数量 备注 该系统中的数据输出为商品进销存月报表，每月月末产生一次，制作这份报表的主要依据是商品库存台帐，辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐。商品库存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表1.6所示。 表1.6　　　　　　××××年××月商品进销存月报表 商 品 号 商品名称 购入单价 本期累计购入数量 本期累计购入金额 售出单价 本期累计售出数量 本期累计销售金额 本期盈利额 库存结余量 库存资金额 备注 ⑴ ⑵ ⑶ ⑷ ⑸ ⑹ ⑺ ⑻ ⑼ ⑽ ⑾ ⑿ 其中⑸＝⑶×⑷；　⑻＝⑹×⑺；　⑼＝⑻－⑸；　⑾＝⑶×⑽。 4　该系统中的组织机构图和管理职能图 图1　库存管理组织机构设置图 图2　库存管理职能图 在实际管理活动中，各种各样的查询请求随时都可能发生，如： 根据商品号查询当前实际库存数量。 根据购入入库单编号或销售出库单编号，查询某一笔购入入库单或销售出库情况。