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论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19??作者：张锦元 ??摘要：在项目管理的进行过程中，经常用到的一种能力是沟通，沟通管理作为项目管理的一个重要方面，是项目的成功实施的一种重要手段。本文结合沙钢集团景德钢板厂200万吨板卷轧钢项目实施沟通管理的实践，提出了沟通的基本概念与方法，为项目管理人员提供参考。关键词：项目管理 沟通 沟通计划　　1. 沟通管理的概念及意义　　沟通是一个广泛的主题，包括一个很广泛的知识体，并非只限于项目背景，例如：　　? 发送--接收模型：反馈回路和沟通障碍。　　? 传媒的选择：何时用书面沟通、口头沟通、备忘录和正式报告等。　　? 写作风格：积极或被动的口吻，语句结构，词汇选择等。　　? 表达技巧：体态语言、直观手段的设计等。　　? 会议管理技术：准备议程、处理时间冲突等。　　项目沟通管理将这些广泛的概念应用到项目的具体需求中去。例如，决定何时、以什么形式、向谁报告项目进度。　　项目沟通管理就是要保证项目所有信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。它是人、思路和信息之间的关键纽带，是项目成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。　　沟通的重要性体现在一下几点：是决策和计划的基础，组织和控制管理过程的依据和手段，建立和改善人际关系必不可少的条件，也是项目经理成功领导的重要手段。　　沟通的类型包括人际沟通和组织沟通。 　　沟通方式方法有正式沟通、非正式沟通；上行沟通、下行沟通、平行沟通；单向沟通、双向沟通；书面沟通、口头沟通；言语沟通、体语沟通。 论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19??作者：张锦元 ??　　2. 项目沟通管理过程：　　项目管理过程原理见下表：　　2.1沟通计划编制　　沟通计划编制包括确定项目干系人的信息和沟通需求：何人，在何时需要何种信息，以及如何将信息提供给他们。　　1)沟通需求：　　沟通需求是项目干系人的信息需求的总和。需求由经过价值 分析的信息格式和类型定义。只有依靠有助于项目成功的信息沟通，项目资源才可以扩大。缺少沟通将导致失败。以下典型信息将决定项目沟通需求：　　? 项目组织和项目干系人的责任关系。　　? 涉及项目的规定、部门和专长。　　? 关于参与项目的人数和地点。　　? 外部信息需求（如与媒体进行沟通　　本项目沟通需求见沟通计划　　2)沟通技术：　　项目要素间来回传送信息的技术和方法差别很大：从简单的谈话到扩大会议，从简单的书面文档到随时可得的在线进度计划和数据库。可能影响项目沟通技术的因素包括：　　? 信息需求的及时性-不断更新的信息是否依靠一纸通知即可获得？定期发布的书面报告是否满足需要？　　? 技术可用性-现有体系是否适当？或者项目是否需要授权变更？ ? 预期项目人员配置-所建议的沟通系统是否与项目的参与人员的经验和专长匹配？　　? 技术变更-项目结束之前，现有的技术是否可能因要求采用较新的技术而可能要改变？　　3)项目干系人分析：　　应对不同项目干系人的信息需求进行分析，为了满足这些需求开发出一套针对他们信息需求和信息来源的方法和逻辑观点。分析应考虑使用合适的能提供所需要信息的项目方法和技术。应小心避免在不必要的信息和不适当的技术上浪费资源。　　沟通管理计划1：　　沟通管理计划是提供以下内容的文档：　　? 收集和归档结构，用于详细说明收集和存储不同类别信息的方法。程序中同时应包括收集和发布对先前发布材料的更新和结构。　　? 发布结构，用于详细说明信息（状态报告、数据、进度计划、技术文档等）流向何人，将采用什么方法（书面报告、会议等），发布不同类别的信息。该结构必须与项目组织图中描述的责任和报告关系一致。　　? 准备发布的信息的描述，包括格式、内容、详细程度以及应采用的准则/定义。　　沟通管理计划2：　　? 生产进度计划，用于显示每一类沟通将在何时产生。　　? 计划的沟通之间获取信息的方法。　　? 随着项目的推进和发展，更新和细化沟通管理计划的方法。　　〔案例〕　　本项目设备是引进德国多特蒙德特市蒂森克虏伯（ThyssenKruppSteel）公司的二手设备，在德国进行拆卸、包装，运回国内进行修、配、改，完成现代化升级改造，建设一期规模为年产300万吨热轧卷板。二期为年产450万吨热轧卷板。论项目的沟通管理2008-3-20 9:18:19??作者：张锦元 ??　　2.2项目信息发送　　1)沟通技能　　沟通技能用于交换信息。发送人有负责使信息清楚、无歧义、完整，以便接受人可以正确接受并确认能正确理解