ARP系统会议室管理用户手册.doc

ARP系统“会议室管理”用户手册 会议室管理实现了会议室占用情况的查询和会议室申请、审批功能。 此功能适用于公共事务处理系统所有用户。 路径：事务管理综合服务会议室管理 会议室管理操作界面如图1所示。 查看全部会议室使用情况 点击会议室管理全部会议室，即可看到右边出现全部会议室使用情况图表，可以按照当前日期后几天查询或者点选日历按钮选择日期进行查询，查询结果以图标出现在下方，见图1。当光标放到某个日期申请的小方框上时系统会提示该申请信息的详细情况。用户也可以点击某个申请小方框来查看占用会议室的具体情况，见图2。 图1 全部会议室情况 查询会议室申请信息 点击会议室管理会议室查询，即可看到右边出现机关工作-会议室管理界面，各项说明见表1。用户可以点开查询条件前的“+”号展开查询选项，各查询项说明见表2。查询结果如图8.8所示。 项目 说明 会议室名称 请求召开会议的会议室 会议名称 会议的名称 开始时间 会议开始的时间 结束时间 会议结束的时间 申请日期 申请使用的时间 申请人 申请会议室的人名 审批状态 会议室的审批情况 表1查看会议室情况 查询项 说明 会议室名称 需要查询会议室的名称 会议名称 需要查询会议的名称 申请人 申请借用会议室的人员 开始时间 按会议开始时间（点击日历按钮选择日期） 审批状态 审核员是否同意借用 表2查询会议室会议情况 图2 全部会议室查询列表 查看某会议室使用情况 在会议室管理中点击某个会议室，可以按照当前日期后几天查询或者点选日历按钮选择日期进行查询，查询结果以图标形式出现在下方，见图3,4。 图3 查询某个会议室情况页面 图4 某个会议室使用情况页面 申请会议室 会议室的申请有两种模式，可以在全部会议室视图中申请，也可以在会议室查询下面点击某个会议室进行申请。 一、选择某个会议室单独申请 在会议室管理中点击某个会议室，再点击右侧界面左上角的“申请”按钮，打开会议室申请窗口，见图5，填写入各项，点击“确定”按钮即可提交，各项说明见表3。申请信息会以各种颜色图显示。 用户申请后会议室管理员登录系统后可以审核，各种审核状态信息会以不同颜色区分。粉红色表示待审状态，绿色表示审批通过，灰色表示申请拒绝，黄色表示撤销。 图5 申请会议室页面 项目 说明 会议名称 会议的名称 会议类型 分为普通会议和视频会议，视频会议需上传附件 会议人数 参加会议的人数 会议室 申请的会议室 会议室安排 需要会议室进行事先安排的内容 开始时间 会议开始的时间（点击日历按钮选择日期） 结束时间 会议结束的时间（点击日历按钮选择日期） 申请人 系统自动带出登录人姓名 申请人电话 系统自动带出申请人在个人设置中维护的电话，申请人更改 备注 需要补充的内容 所需物品 可以选择需会议室提供的物品，如投影、茶点等，选择后这些物品会自动到备注信息中。所需物品的选择内容系统管理员可在后台维护。 表3申请会议室说明表 二、在全部会议室界面中申请 点击“全部会议室”，在要申请日期的上午或下午中点击小白方框，系统将弹出会议室申请界面，如图6所示，具体申请方法与上面介绍相同。 图6 全部会议室界面中申请 第 4 页