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基于信息时代下的电子档案事业发展 　　摘要：在信息时代，科学技术是社会发展的根本动力，而计算机的广泛应用则是科学技术发展的最具体、最显著的表现。随着计算机在现代办公的运用和深入发展，档案事业走向电子化是大势所趋。近年来我国电子档案事业发展迅速，然而伴随着发展，一些问题也越显突出，面临着巨大的挑战。本文简要的介绍了电子档案，阐述我国电子档案事业发展的现状，并针对其发展过程处出现的问题进行分析，最后提出具体的解决意见。 　　关键词：信息时代 电子档案事业 现状 问题 措施 　　1.前言 　　在信息时代的大背景下，计算机迅速普及于现代办公，其应用的深度和广度不断扩大。计算机和现代通信技术相互结合，以及信息技术的飞速发展产生了大量的电子档案。对于所谓的电子档案我们可以这样理解：它是通过计算机系统处理之后的关于社会生活、工作的一些活动的记录，这些活动具有保存意义，通常由一些存储的机读材料或者其他介质进行保存。所以，电子档案和传统的纸质档案具有本质上区别，对它的保存和管理更复杂，更富有挑战性。作为档案工作者，具体而深入的学习和了解电子档案的管理是做好本职工作的要求，也是促进我国电子档案事业发展的必需。 　　2.电子档案的特点及优越性 　　所谓电子档案，是指与纸质资档案相对应、相互关联的，通过计算机磁盘等介质进行储存的通用电子文件图像集合，一般以立卷为单位[1]。也就是说，电子档案就是将实体档案文件的内容以简单而抽象的形式传输于电脑网络，通过一些相应的软件和硬件把这些档案的信息以具体的图形、图像或者文字、数字符号表示出来，最后发放到各个用户所在的电脑网络客户终端以供用户读取。 　　电子档案的特点是针对于传统的纸质档案而言的。它主要有以下几个方面的特点： 　　（1）文件记录方式多样化。传统的档案管理工作多是由档案人员单纯的手工工作的，由于旧的归档方法的局限性限制，查阅和检索比较困难，导致档案不能方便而实用的服务于人。电子档案不依赖于纸张介质，而是由磁性等具有记忆功能的材料进行记录，文件档案的保存和归档简单又快捷。 　　（2）档案文件的内容不直接表现出来。电子档案主要将档案文件的内容通过数字编码的形式保存在磁盘等磁性载体或光盘载体上。而且还可以对这些文件内容压缩后进行编码处理或者直接将其加密，这样就增强了档案信息的保密性。 　　（3）依附于原本的文件信息。电子档案的信息保存在磁性介质中，它的元数据依附于原本的文件信息和背景信息。电子文件作为电子档案的前身，它的传送是在网络上进行的，操作者没有对面交流，相关的背景信息不能由电子文件直接体现出来，不利于以后档案的使用。 　　电子档案是先进的，是传统的纸质档案所不能比的，它的优点由它的几个主要的特点表现出来。 　　（1）减轻了档案管理人员的工作量。信息时代，计算机网络的普及应用为档案的归档立卷提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途径，档案管理人员省去了档案的归档立卷和检索等繁琐的工作，减轻了工作量，有利于提高档案管理的工作效率。 　　（2）有利于填补档案漏洞。电子档案的管理工作主要采用计算机网络系统进行，档案文件通过计算机整理归档，弥补了传统纸质档案的文书立卷方法在文件收集不全的缺陷，可以随时填补遗漏内容，减少因内容不全导致档案文件的积压。 　　（3）保密性强。传统的纸质档案在查阅时往往是通卷查阅，然而查阅者有时候只要查阅其中的小部分，这样文档保管的保密性就降低了。电子档案的电子化筛选可以便利的查找需要的那部分文件，其他无关的档案则无需接触到，这样就提好了档案信息的保密性。 　　（4）提高档案管理工作的质量。传统的纸质档案管理工作全程都单纯依靠人工的手段进行，局限于立卷人个人的理解，没有统一的客观的标准，影响到以后的查阅和使用。电子档案利用微机将文书档案的信息进行有效整合，促使档案工作人员从大量复杂的整理工作中脱离出来，从而深入的去进行档案的编研和对更多信息的深入整合工作，最终促进文件档案管理工作质量的提高。 　　3.信息时代我国电子档案发展现状及问题 　　信息时代下档案管理的目标是建立数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代先进技术的有机整合的档案信息远程传输和社会共享的一个完整的服务体系[2]。通过多方人员的努力工作，我国的电子档案事业一直朝着这个目标的方向不断发展，并且取得了不错的成绩。电子档案乘着网络信息技术的快车快速的取代传统纸质档案在档案管理工作中的主要地位。档案文件的形成、鉴定、处理和使用都处于电子档案的框架之下。然而，电子档案的使用和发展过程中还存在一些问题，整个档案管理工作缺乏科学、系统的规范。 　　3.1电子档案管理软件混乱 　　虽然我国的电子档案事业有了很大的发展进步，但是还有很多不足的地方，发展还不是很完善。显著的问题是电子档案相关