EPC工程項目部信息文控管理制度.doc

EPC工程项目部信息文控管理制度 项目信息的收集整理、分析处理、上传下达、分类归档是EPC工程项目信息文控管理的主要工作。项目信息最终以各类文件的形式存在，从而进行归档存储。 1.项目信息的分类 1.1按级别和层次划分 1.1.1上级部门的信息； 1.1.2 EPC总承包商项目经理部的信息； 1.1.3分包商的信息； 1.1.4项目外部的其它信息。 2.按信息来源划分 2.1内部信息：指EPC工程项目经理部内部传递的信息。 2.2外部信息：EPC工程项目经理部与业主、PMC／监理等单位之间的往来信息。 3.按形式划分 3.1各种书面文件，包括通知、报告、程序、申请、指令等工程管理文件和工程图纸、变更、方案、措施等技术文件。 3.2传真，传真文件的有效性应视同传真文件原件。 3.3信函，包括接收的信函以及发送的信函原件。 3.4电子文件，当面传递的电子版文件的载体或形式包括光盘、软盘、USB盘和计算机红外线对传、网络共享等。有效文件的电子扫描件可视为电子文件。 3.5电话，指一般意义上的通知、工作洽谈等信息交流。重要事件或紧急情况下的通知、要求、指令、承诺等，也应以电话先行联络，必要时应以适当的书面形式及时予以确认。 3.6会议纪要，指项目中的例会、专题会等会议的会议纪要。 4.项目文件的分类 EPC工程项目文件要求采取先按文件来源单位不同进行分类，然后按管理要素及文件功能进行综合分类，最后按照文件的形式、内容进行分类，其详细分类情况如表17．1所示。 一级分类目录 (按单位) 二级分类目录 (按要素、功能) 三级分类目录 (仅做参考) 业主项目组文件 1．管理文件 业主代表文件 2．技术文件 1．决策立项、招投标、文控信息、质量、进度、 费用、HSE、其它(规划／细则、创优计划归入质量)。 政府质量监督站文件 3．变更文件 2．图纸、设计、组织设计、方案／措施、各关键特殊 作业指导书、其它。 PMC／监理文件 4．培训考核 3．设计变更、采购变更、施工变更。 4.文控信息、质量、HSE、进度、费用、其它。 EPC总承包商文件 5．合同文件 5．合同、实物清单及合同条款变更。 6．总进度计划、年／季，月计划、征地计划、物资计划、 供应商文件 6．生产计划 工作计划、作业计划、其它。 7．通知、意见、联系函、备忘录、请示、回复函、汇 各分包商文件 7．通用公文 报、建议、报告、其它。 8．协调会、调度会、专题会、图纸会审、设计交底、 本单位文件 8．会议纪要 9．工程报表 10．工程总结 11．签认报审 1 2．工程记录报告 13．资质资产 PMC／监理例会、其他。 9．施工报表(日报、周报、月报)、PMC，监理报表(周报、月报)、人机料报表(日、周、月)。 10．部门总结(信息文控管理、质量控制、进度控制、费用控制、HSE管理、合同管理)、单位总结(一般总结、阶段总结、工程总结)。 11．费用报审(工量签证、拨付款、索赔等)、进度报审(开停工、复工、计划、延期)、质量报审、HSE报审、文控信息报审。 12．信息文控、质量、进度、费用、HSE、其它。 13．单位资质、人员资质、施工设备、仪器工具。 EPC总承包商根据与本单位有信函往来关系的单位，按上述一级目录表对文件进行选择分类；对已建立的一级目录均按收到该单位的文件进行二级分类；在二级目录分类合理的基础上，EPC总承包商还应进行文件三级目录的划分(上表可供参考选取用)，进一步的细化由EPC总承包商自行掌握。EPC总承包商可根据本单位和本专业的特点，建立适宜的文档信息管理系统，对各自的专业文件进行管理。 2.信息文控的编码 根据EPC工程有关建设项目档案管理的要求，编制与其相适合的“信息文控编码程序”，对工程项目从投标、设计、采购、施工、试运行到竣工验收全过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的信息文控资料进行编码，科学地管理项目信息文控，实现项目信息文控管理的标准化、规范化和统一。 3．信息文控管理的组织协调与职责分工 3.1信息文控管理的组织 EPC工程项目经理部下设信息文控中心，为信息文档管理的归口部门。信息文控中心的组成成员应包括信息文控工程师、IT工程师。信息文控管理是一个二级控制模式，信息文控中心从总体上负责项目全部信息的汇总、控制和管理。在项目经理部各部门再设置信息文控人员，负责该部门的信息文控管理工作。信息文控工程师与各部门的文档管理人员相互协调配合从而构成了项目文档控制网络，如图17．1所示。 3.2信息文控管理的职责分工 3.2.1 EPC工程项目经理及各部门经理项目经理负责项目经理部发往业主文件等信息的签发。项目经理外出时可指定一名副经