Excel財务管理中的应用.doc

Excel财务管理中的应用——基础篇 + Excel财务管理中的应用——实战篇 目 录 第一节 建立与使用电子报表 1 第二节 建立第二张工作表 4 第三节 设置单元格的格式 7 第四节 设置货币符号 11 第五节 预览和调整报表外观 13 第六节 加入标题 15 第七节 调整列中的文字位置 17 第八节 添加“总计”单元格 21 第九节 制作员工工资图表 22 第一节 建立与使用电子报表 图 1　　进入中文Excel 的操作窗口 　　注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息；“工作表”就是显示在屏幕上的，由表格组成的一个区域，参见图 1。此区域称为“工作表区”各种数据将通过它来输入显示。 　　步骤一、参见图 2，单击A1单元格。 　　中文Excel 操作窗口仍然由标题栏、下拉菜单、工具栏、状态栏等组成。位于工具栏下方的就是建立电子表格的“工作表区”，它提供了一系列的单元格，各单元格也各有一个名称，将光标移至单元格内后，其状态将变成一个十字形，参见图 2。工具栏下方标记的A、B、C、D...分别用于标明表格中的各列，表格左边缘的数字则标明各行，“列标”与“行号”用于确定一个单元格的位置，如A1表示A列中的第一行单元格，C3，就表示C列中的第三行单元格。在中文Excel 操作窗口中，所提供的单元格数目非常大，但全部被应用的情况将是罕见的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。 图 2 　单击A1单元格 　　注意：“工作表区”由工作表，及其单元格、网格线、行号列标、滚动条和工作表标签构成。“列标”就是各列上方的灰色字母，“行号”就是位于各行左侧的灰色编号区。 图 3 　　在这里输入“姓名” 步骤二、输入“姓名”，参见图 3。 在电子表格中，“列”与数据库中的“字段”相当，“行”与“记录”相当，这里输入的“姓名”就将成为一个新的字段。 图 4 　　第一行各列中的内容 步骤三、按一下键盘上的右方向键，然后输入“年龄”，接着在位于右旁的两列中分别输入“职务”、“工资额”，参阅图 4。 　　使用键盘上的左、右、上、下方向键可以将光标移至各单元格上，这就选定了当前单元格，从而让您在各单元格中输入文字信息。 　　步骤四、参见图 5，移动鼠标单击A2单元格，然后参照上面的内容，输入其它单元格中的内容，结果参见图 6。 图 5 单击A2单元格 图 6　编制也这份“员工工资表” 　　完成上述操作后，“员工工资表”就编制好了，如图 6所示。在这一份电子表格中，所包含的员工数目有限，但说明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，现在就能这样制定好“员工工资表”，但这还不够，您也能得到更多，如统计货物出入量、库存量、每日收益，等等。顺便说一句，若要将此软件用于财务工作，也不会有任何问题。 注意：中文Excel关闭当前操作窗口时不会自动保存操作结果，因此必须先执行“文件”下拉菜单中的“保存”命令后，才可以关闭。 第二节 建立第二张工作表 　　在同一本中文Excel 工作薄中，可以同时建立三份工作表，而且这些表中的内容与结构还可以完全不同，甚至还能使用复制的方法引用数据，下列操作就将说明这个问题： 　　注意：中文Excel 的其它工作，如打印、建立图表等，都将基于“工作表”来开展。 　　步骤一、使用拖动的方法，选定第一行中的所有内容，参见图 7。 　　这一步操作与在Microsoft Word中选定文字的操作相类似，选定的结果也将突出显示在屏幕上，参见图 7。顺便说一句，操作时若单击某一个列标可选定整列单元格，单击某一个行号可选定整行单元格，但只有这里的拖动操作才可以选定指定部分的单元格。 图 7选定第一行中的所有内容 　　步骤二、按下键盘上的Ctrl C组合键。 　　这是您已经熟悉的了操作，用于将选定的内容复制在Windows剪切板中。与之相应的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘贴)组合键也可以在中文Excel 工作表中应用。 注：若用鼠标右击选定的内容，屏幕上将显示相应的快捷菜单，从中可以选择到复制、剪切、粘贴等命令。 图 8 单击Sheet 2标签 　　步骤三、单击左下方的Sheet 2标签，参见图 8所示。 　　Sheet 2是另一张工作表(Work Sheet)的标签，也是位于工作簿窗口底端的三张标签之一。“工作表标签”用于显示工作表的名称。单击某一张工作表的标签将激活相应的工作表,当前处于活动状态的工作表将接受当前操作。 　　注：位于工作表标签下方的区域称为“状态栏”，它能提供有关选定命令或操作进程的信息，您可据此了解当前可做的操作。在此信息的右侧将显示CapsLock、 Scroll Lock