5S管理与办公室应用解读.ppt

要主动整理、整顿传真？ 传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。 办公室5S—素养 打印前，我们应该做什么？ 确认打印机是否正常工作。 ①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。 确认打印纸。 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。 办公室5S—素养 小组讨论 办公室5S活动 早上5S 1、检查你的着装状况和清洁度 2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来 3、整理和彻底清洁桌面 4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方 5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品 6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来 办公室5S活动 下班前5S 1、实施早上5S活动的所有内容 2、用抹布擦干净电脑、传真机及其他办公设备 3、固定可能脱落的标签 4、清洁地面 5、倾倒垃圾篓内的垃圾 6、检查电源开关、门窗、空调等是否已关上。 文 件 的 5S 整理 把文件区分为必要(有效)和不要(过期无效)的 无效和不需要的文件及时回收或销毁 整顿 清扫 清洁 素养 将文件分门别类保存 制作目录索引，便于查找 防潮、防尘、防虫 定期修补维护 专人管理、责任分明 文件管理制度、程序 使用完后及时归位 爱护文件，节省用纸 按规定要求制定发行文件资料 5S相互关系图 硬件推进： 切实采取行动，根据行动的结果逐步提高 清洁 切实遵守既定的规则，保持清爽舒适的现场环境 首先要行动，没有行动就没有成果 行动必须与成果紧密结合才能持续发展 素养 将生活中能够身体力行的事情持之以恒，变成习惯 想当然地认为无法养成的习惯，更需要大家一起努力 调整行动，固化成果 5S的巩固 领导层的态度与推进体制是原动力 向全员展示领导层的积极态度 建立推进体制，明确职责 明确实施状况，确定个人负责区域 领导层率先垂范，让员工感受到决心 建立个人分区，明确责任 制作检查表，使所有人都清楚 根据不同的现场 ，制作合适的检查表 帮助实现目标的关键——标杆区域 确定一目了然的“标杆区域” 定期检查，建立个人分区管理卡 整理 整顿 清扫 清洁 素养 5S——提升素养，提升自我 谢谢聆听！ * 问做:那么，具体来说，4S的作用是什么呢?【指名几位回答】 说:丰田认为「4S」可以邦助我们「发现物的异常」。我要照着4S的理解水平，按顺序地来说明。正如TPS中所说的，我们把4S的理解水平分成5个阶段。 说:【点击】GL一下令「大家做一下4S!」，就有人回答:「好，我来做」，拿起「扫帚」打扫周围的「垃圾」或「灰尘」。这个人对4S的理解水平是阶段1。他以为4S就是扫除。 说:【点击】接下来，是知道4S是「整理·整顿·清扫·清洁」的人。这是水平2的阶段。有些年轻的员工学习过这4个词，但不了解意思的状态，就是这个水平。 说:【点击】然后，水平3是指理解整理·整顿·清扫·清洁的意思的人。整理是区分「必要的物品」与「不要的物品」，处理掉不要的物品。也就是说，当我们整理完毕的时候，车间里只存在必要的物品。接下来是整顿，将剩下的必要物品，按种类去分类、分层，按顺序排放，让人容易做到先入先出。然后是清扫，把「灰尘」或「脏污」扫干净，保持不论何时都能使用的、整齐的状态。清洁则是维持刚才我所说的3项做好的状态。 问做:这里所说的4S的意思，「各位的部下」都正确地理解了吗？如果理解了，4S的水平就到达阶段3了。各位原来都知道的吧？【指名一位回答】 说:【点击】然后是阶段4的状态，能够理解4S是让「物」的异常可视化的工具。 说:【点击】最后是阶段5的状态，能够理解4S是改善的工具，来进行4S。 发问做:那么，在这里我们要回到基本，思考一下什么是4S的规则?有谁能回答?【指名几位回答】 说:所谓4S的规则，是「必要的物品」、「在必要的地方」、 「标识」出「最大·最小限度的数量」。所以，「不该有的东西」因为不符合基准，算是异常，超过最大限度、少于最小限度的数量，也是不符合基准的异常。 对４S的理解水平 水平１：扫除 水平２：知道4个词 水平3：理解意思 水平4：看得到异常 水平５：改善的工具 询问学员对４S现状的理解 * * * 说： 第一个步骤是逐个清理本活动涵盖范围中的每件物品。 扔掉你知道可以扔掉的任何东西。 这同样包括你的计算机文件。 记住，1S的目的就是简化和揭示真正的业务过程。 暂缓“存放”你保留在办公室内的物品，直到你在实施2S决定了组织方法。 注: 如果需要，“频度”的一般定义： 很少使用 = 每年1到2次；偶尔使用