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清华紫光电子档案管理系统 技术白皮书 清华紫光股份有限公司电子档案事业部 二○○七年 目 录 第一章 档案资料的有效管理 1 1.1 问题的提出 1 1.2 电子档案资料管理系统解决的问题 1 1.3 电子档案管理系统在发达国家的广泛应用 2 1.4 清华紫光电子档案管理解决方案 3 1.4.1档案手工管理流程和电子化管理流程 3 1.4.2高效、完整的电子档案管理解决方案 4 第二章 清华紫光电子档案管理软硬件系统组成 6 2.1 硬件系统的组成 7 2.2 软件系统的组成 8 第三章 清华紫光电子档案管理系统功能介绍 9 3.1、系统维护 10 3.2、文件管理 19 3.3、收集整编 21 3.4、档案管理 24 3.5、开发利用 32 3.6、信息服务子系统 38 第四章 OA接口程序描述 40 4.1功能作用 40 4.2工作流程 40 4.3档案管理系统与OA系统的关系 41 4.4.OA接口维护程序 42 第五章 清华紫光电子档案管理系统主要特点 43 5.1 软件特点 43 5.2清华紫光档案管理系统的技术基础 45 第一章 清华紫光电子档案管理系统功能介绍 清华紫光电子档案管理系统TH-AMS2006功能模块图 如上图所示，系统功能根据使用者的不同分为以下三个部分： 针对普通用户的部份： 针对普通用户的部份主要包括上述模块中的：网站，主要提供档案的信息服务，例如：检索查询、浏览、下载、网上借阅等功能，并且可以嵌入用户的应用系统之中（如OA、MIS或DPM）提供用户网上查询浏览和下载的功能。为方便用户使用和管理员维护，本部份以B/S的方式实现。 针对档案管理员的部份： 针对档案管理员的部份主要包括上述模块中的：文件管理、收集整编、档案管理、开发利用和日常工作五个模块，主要提供档案管理员和部门的兼职档案员对归档文件的录入、收集和整理，同时提供档案管理人员对电子档案的管理、档案实体的辅助管理和对档案信息的开发利用。本部分以C/S方式实现，功能方便实用、简单快捷。 针对系统维护人员的部份： 针对系统维护人员的部份主要指系统维护，是提供系统维护人员（可以是信息人员、也可以是档案人员）对整个系统进行定制和维护的工具包。系统维护主要提供了以下工具：系统权限的定制、档案管理架构的定制、档案整理规则的定制和对数据及用户使用的维护和设置工具。本部份只能提供对系统和档案业务熟悉的管理员使用，用于针对本单位情况建立档案管理系统的架构、对系统进行日常的维护和备份以及可以针对今后的发展和变化进行适应性修改。本部分以C/S方式实现，功能强大，并可扩充。 总之，清华电子档案管理系统既可以自成体系，提供用户完整的电子档案管理和网络查询利用。也可以与本单位的OA办公自动化或PDM设计过程管理或MIS信息管理系统相结合，形成更加完善和高效的现代化信息管理网络。 下面将详细描述电子档案管理系统的各功能。 1.1、系统维护 该功能模块为各行各业的不同档案用户提供了一个功能丰富的自我设计平台，用户可以根据本单位档案管理的规范和需求，对综合档案管理系统进行自由的定义（其中包括各种档案类型，数据库的结构，用户录入的界面，分类方法等），使综合档案管理系统在用户手中变成一套为用户所在单位量身定制的档案管理系统。 所以，当用户刚开始使用本软件时，首先应进入该功能模块，进行档案管理系统的定制。然后，才能进入其他模块，按照定制好的方式进行档案管理工作。 (1)建立符合用户要求的档案管理结构 用户在使用本软件之前，一般需建立以下档案管理的结构： 为了更加形象和直观地展现出档案数据的结构，系统提供了目录树和分类表两种展现数据的方式，即类似WINDOWS资源管理器的方式，这样可以展现出用户档案的目录树或分类表，数据区可以显示出相应节点下的数据条目。目录树和分类表可以是不同的，也可以相同，可以完全根据用户的喜好和需求来进行定义，只要能够形象直观地展现出数据的结构就可以了。 根据手工管理档案业务流程我们知道，从文件到档案存在一个归档的流程：即从文件库－》整编库－》档案库的过程，因为整编库与档案库的结构相同，因此我们在定制的时候只需要定制好档案库的结构，系统会自动形成一与档案库结构完全一致的整编库，而文件库就需要使用文件库设置功能重新进行定制了。 上述过程完成之后，针对这个全宗的档案系统就算定制完成了，用户可以进行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式与此相同。 如上图所示，纵横两个箭头之间的部份，就是档案系统所需要建立的管理结构，而报表维护和数据字典维护功能，则为档案系统的定制提供服务。比如报表维护可以定义各类档案所需打印的目录和报表，用于系统使用过程中的打印；数据字典则将常用数据分类存储，可以在系统中随时选用。