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如何做好民营企业档案管理工作 　　[摘 要]民营企业档案是民营企业的重要资源，无论民营企业还是档案管理部门，都应有责任把档案管理好。近年来，随着民营企业的发展，民营企业的档案工作也显得越来越重要。本文通过对当前全市民营企业档案管理的现状及存在问题的分析，从管理学的角度提出民营企业档案管理的必要性和迫切性，针对民营企业档案管理滞后的问题，提出加强民营企业档案工作的新思路、新模式。 　　[关键词]民营企业；档案工作 　　民营企业档案，是民营企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。民营企业档案反映了民营企业成长与发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。 　　文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。 　　民营企业文件材料积累主要有以下二种方式： 　　1. 职能部门积累，指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作，并有专人负责保管和登记（登记表式样见下图）。如：党政管理部门文件由企业办公室负责积累；生产经营文件由生产经营部门积累；科技文件由科技部门积累等。 　　2. 档案部门积累，指由档案部门对民营企业文件实行统一积累与保管。各部门形成的文件材料一旦办结，即交给档案部门积累。 　　一、民营企业档案管理的现状、存在问题及原因 　　随着社会主义市场经济体系逐步完善，我市民营企业迅猛发展，在整个经济领域比例越来越大，在社会主义市场经济建设中占有重要的地位，发挥着国营企业不可替代的作用，为促进我市经济发展做出了突出贡献。但是与民营企业自身重要地位不相符的是，我市民营企业的档案管理工作发展还非常滞后，大多数企业还没建立标准化档案室，还存在着疏于档案管理工作，重生产、轻管理，重眼前利益、忽视长远利益等问题，企业档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便已成为制约我市民营企业发展的主要瓶颈。究其根本原因在于： 　　1. 思想认识不足。民营企业领导，特别是刚刚起步或者规模较小的企业，在激烈的市场竞争中，往往只顾眼前经济利益，对企业建档工作未加以重视。 　　档案形成者的档案意识比较淡薄，对工作涉及的内容没有日后作为档案保存的概念，缺乏对档案工作意义及其重要性的理解。不了解档案材料管理中的一些具体要求，在档案书写、纸张、内容上出现不规范现象，对一些原始材料处理不当。在收集材料的过程中事不关己或者敷衍了事。 　　2. 档案材料收集不及时规范。由于多方面原因，档案形成者或者形成部门经常无意或者不愿将自己保管的材料交给档案收集者或档案管理部门，使得档案材料的收集不能做到及时、全面、规范。 　　3. 档案事业人员经费不足。由于民营企业自身人员流动性较大，档案整理工作经常是办公室人员兼职，而且容易变动，导致对档案整理的连续性、材料收集的全面性造成影响。同时，由于未加重视造成档案用房狭小，管理设备陈旧，管理技术落后，使得已有的一些档案受到不同程度的损害，制约了档案事业的发展。 　　4. 档案人员业务水平有限。由于人员流动性较大及其他种种原因，从事档案工作人员进修学习的机会较少，甚至未进行专业学习就从事档案工作。平时也未加强专业知识的学习和更新，基础知识差，相关学科知识缺乏，管理水平落后于时代发展要求。 　　二、做好民营企业档案管理工作的好处 　　1. 服务企业生产经营。民营企业在生产经营、资质认证、融资上市、会计审计、项目验收等环节中需要提供大量的档案资料作为凭证和参考。档案工作做得不好，档案资料丢失严重，关键时刻拿不出原始的档案资料，常常会造成无法弥补的经济损失。不少民营企业都曾有过这样惨痛的教训。做好档案工作的第一个好处就是能够为企业积累丰富的档案资料，为企业的生产经营提供服务。 　　2. 提升企业整体管理水平。档案管理是企业管理的重要组成部分，又是企业管理的基础，做好档案工作，不仅使档案管理更加完善，而且通过这一基础管理促进了企业整体管理水平的提升。“木桶法则”告诉我们，一只木桶能装多少水，取决于木桶上最短的那块板的高度。档案工作对于民营企业，就犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。没有完善的档案管理，民营企业的管理就会出现难以弥补的漏洞，而这一漏洞很可能就是制约企业整体效益的一块“短板”。 　　3. 建立企业诚信。企业诚信必须建立在实实在在的信用信息基础上，档案是公认的信用信息的核心资源。完善的档案管理可以为企业提供社会需要的信用信息，是展示企业诚信的一个窗口，如果企业能系统地保存有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评价的证件和文字图片等材料，就会使人们对企业信用有直观的印象，从心理上赢得客户的信任。