水利工程电子文件的归档及管理探讨.docVIP

水利工程电子文件的归档及管理探讨 　　摘要：基于计算机技术在水利工程设计行业中普遍应用的这一发展趋势，对归档和管理水利电子文件的重要性和必要性进行了分析。在此基础上，就水利工程电子文件的归档及管理进行了较为深入的探讨，这可给相关部门提供一定的参考作用。 　　关键词：水利工程 电子文件 归档 管理 　　1 概述 　　随着计算机及网络技术的快速发展，使得计算机技术在水利工程的设计行业中得到了极为广泛的应用。当前，计算机技术主要广泛应用于有关水利工程的出图以及设计等方面。正是把计算机技术广泛应用于水利工程设计行业，使得其设计工作效率和设计产品的质量均得到了大幅度提高，伴随着设计工作效率及产品质量提高的同时，也产生了大量水利工程的电子文件；正是这些大量水利工程电子文件的存在，使得及时进行归档和整理这些电子文件，就显得特别的重要和迫切；正是基于此，以下就水利工程电子文件的归档及管理这个问题进行一些探讨。 　　2 归档和管理水利电子文件的重要性和必要性分析 　　早在“八五”期间，我国相关部门就明确指出，要把计算机辅助设计技术进行大力推动和广泛应用，让技术人员确实做到把图版甩掉，不必再进行手工绘图。当前我国很多省的水利设计勘测院已进行大量投入，确实做到把设计工作科技水平进行大幅度提高，真正促进了CAD辅助作图替代了手工绘图，大大提高了计算机作图的效率。众所周知，在水利设计这个行业，最为主要的生产产品就是这些设计文件；因计算机技术在其中的普遍应用，这就是在水利设计这个行业中产生了数量众多的电子文件，从而给有关档案管理带来了一个全新的课题。因为在普遍应用计算机技术之前，水利设计行业在进行档案归档工作过程中，主要是以纸介质作为其工作对象的，这不仅显得直观、而且也比较具体，更为主要的是，在档案归档和管理方面已经形成了一整套相当完善的归档方法和管理制度。而归档和管理电子文件，因其载体为电子文件，具有一定的特殊性，当前我国也尚未出台一套较为具体的电子文件归档方法和管理制度。当水利设计行业完成相关工程设计项目后，如果没有及时归档这些电子文件，则极易散失于设计人员手中。随着时间推移，将使很多有用信息因未及时归档、整理而日益被人们所忘却，若以后需要再查找利用是很难的。因此，及时进行电子文件的归档和管理就显得尤为重要和必要。事实上，对于电子文件信息记录而言，不外乎是以往纸介信息记录进行转移的结果，对于那些要进行归档的电子文件，就一定要及时进行归档保存。就水利工程而言，因运用和管理建成后工程的任务相当繁重，其工程建成以后，进行相关运行、维护和管理的直接依据和凭证就是这些工程设计文件和图纸。此外，对于水利工程而言，因其基本建设时间相当有限，故对于已有的设计成果必须进行有效利用，为把设计时间进行有效缩短，也一定要对已有的水利工程勘测设计成果进行重复利用。所以，从这个角度来看，也一定要对水利工程电子文件进行及时的归档和管理。 　　3 关于水利工程电子文件归档办法的分析 　　有关水利工程计算书、项目报告书、说明书等这些工程图纸和文字材料，就是水利工程设计所形成成果的主要表现形式。进行电子文件归档和管理，就是把以上这些具备一定保存价值的电子文件及相关支持软件和数据等，通过数码形式在光盘或者磁性材料上进行转存，从而生成水利勘测设计的电子档案，以达到长期保存的目的。有关CAD系统、操作系统、水利工程设计行业自主开发的、经专家鉴定可使用的软件等，均为上述所提到的计算机软件的范畴。通常，一份完整的电子文件应由这几部分所构成：①文件之间的参见关系；②由操作系统、硬件环境、相关软件版本及数据库等所组成的设备环境数据；③文件实体；④在保管过程中用于数据效验的数据转载。因此，结合以上所述，对水利勘测设计的电子文件进行归档和管理，可从以下这些途径来进行电子文件的归档和管理。 　　3.1 制定出电子档案的归档范围 　　进行电子档案的归档范围制定，主要是要实现完整归档、齐全归档。因为电子文件具有这几大特性：①具有多样的文件格式；②具有较为复杂的形成过程；③具有相当广泛的内容；因此，对电子文件的归档范围进行正确全面地划定是非常有必要的，这是目前保证归档电子文件满足完整齐全这一要求的有效途径之一；因此，在对电子文件进行划定归档范围过程中，对以下这几方面必须进行综合全面考虑：①就档案内容而言，结合传统纸质文件的归档习惯，若是具备传统归档范围内容的电子文件，就一定要在电子档案的归档范围内列入；此外，基于电子文件的特性，还需综合考虑电子文件的相应内容、价值以责任等方面。例如，凡是在设计、勘测、基建等生产活动中产生的、具备一定保存价值的技术文件，都要把它列入归档范围，具体可参照我国水利相关部门所颁发的相关文件来进行执行；同时，为了确保能够有效识别归档电子文件，对于硬件设置的相关