6-数据管理与分析.ppt

6.3数据透视表 每个销售员销售了多少？ 每种商品销售了多少 每个销售员每种商品各销售多少？ 各地区销售多少？ * Excel最主要的功能就是对数据清单进行整理与分析。在讲解排序等功能之前，首先要了解数据清单的基本概念。 * （1）在要排序的数据清单上单击任意一个单元格； （2）选择“数据/排序”菜单命令，弹出“排序”对话框，同时系统将自动选中整个数据清单，如图2.2所示； （3）单击对话框中“主要关键字”列表框右侧的向下箭头，在下拉列表中选定排序依据的主要字段名，并选定其“升序”或“降序”的排序方式； （4）若想在主要关键字值相同的情况下，再按第二个字段的值排序，可单击对话框中“次要关键字”列表框右侧的向下箭头，在下拉列表中选定排序依据的次要字段名，并选定其“升序”或“降序”的排序方式； （5）对于较为复杂的数据清单，还可以设定“第三关键字”，并指定其“升序”或“降序”排序方式； （6）为避免数据清单标题参加排序，可选定对话框底部的“有标题行”单选按钮； （7）单击“确定”按钮，完成数据清单的排序。 * 利用数据记录单一条一条地查询复合条件的记录，但不能将符合条件的记录全部罗列出来。“筛选”可以解决这样的问题的。筛选功能分为“自动筛选”和“高级筛选”，首先介绍“自动筛选”。 1、筛选后排序启用自动筛选功能后，不仅仅可以对数据进行筛选操作，还可以对筛选后数据进行简单的排序。 2、多字段筛选，筛选后字段的三角变成蓝色 3、显示未经筛选的数据 4、筛选后的复制与计算 5、自动筛选前10个 6、自动筛选中的自定义功能 7、取消筛选 * * * 利用数据记录单一条一条地查询复合条件的记录，但不能将符合条件的记录全部罗列出来。“筛选”可以解决这样的问题的。筛选功能分为“自动筛选”和“高级筛选”，首先介绍“自动筛选”。 1、筛选后排序启用自动筛选功能后，不仅仅可以对数据进行筛选操作，还可以对筛选后数据进行简单的排序。 2、多字段筛选，筛选后字段的三角变成蓝色 3、显示未经筛选的数据 4、筛选后的复制与计算 5、自动筛选前10个 6、自动筛选中的自定义功能 7、取消筛选 * * 如果想在这样一张销售表中分别查看不同销售员在各个季度、各种产品的销售总额和销售总量是非常困难的一件事情，而有了数据透视表，就会变得非常简单。 * 数据透视表功能 帮助用户分析组织数据. 从不同角度对数据进行分类汇总 特别是适用于记录数量众多的工作表 通过数据透视表完成 ● 方便地从各种维度展现数据● 不用计算不用设置函数 ● 只是拖拉鼠标 * 如果有空行或者空列，删除。小技巧，有些人习惯使用合并居中，在数据透视表中不行，合并是采用跨列居中 * 如果有空行或者空列，删除。小技巧，有些人习惯使用合并居中，在数据透视表中不行，合并是采用跨列居中 EXCEL 财务分析 分类汇总数据 2 3 1 第6章 讲课提纲 图形和图表 3 4 管理数据清单 3 3 数据透视表 6.1 管理数据清单 6.1.1 使用记录单来进行数据查询 6.1.2 记录单 6.1.3 排序 6.1.4 筛选与高级筛选 数据清单的概念 数据清单其实就是一个规则的数据表格，主要由两部分组成： 列名：表头各字段 行：记录 与其他数据留空白行、列 6.1.1数据清单 学号 性别 年龄 001 男 18 002 女 20 003 女 19 004 男 21 操作： 快速访问工具栏→记录单 功能： 浏览、编辑（修改删除）“数据清单” 在“数据清单”查找满足条件的记录 6.1.2记录单 注意 （1）避免在一个工作表中创建多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能，一次只能在一个数据清单中应用； （2）工作表中的数据清单与其他数据之间必须至少留出一列或一行的空白单元格，以便在排序、筛选或自动汇总时检测和选定要操作的数据清单； （3）避免在数据清单中放置空白行或空白列，这将有利于检测和选定数据清单； （4）避免将关键的数据放在数据清单的左右两侧，以免这些数据在筛选数据时被隐藏； （5）在数据清单的第一行应有列标题作为字段名； （6）在设计数据清单时，应使同一列有相似类型的数据项； （7）不要使用空白行将列标题和第一行数据分开； （8）在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格将影响排序与查找。 6.1.3排序 Excel制作的相关表格中，利用其强大的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。 排序原则 数值型排序：最小负数到最大正数 字母排序：不区分大小写A-Z 汉字排序：汉语拼音、汉字笔划 简单排序-用 工具栏 排序按钮 一个数据系列 多列排序-用 “数据”菜单→排序 一～三个数据系列：学历、职务等级、年龄 四个数据系列(最次要的先排) 学历、职务等级、年龄和工资排序 按“自定义序列”排序 注意：