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网上报销注意事项及简要操作流程(7页)
“网上报销”注意事项及简要操作流程
由于现在所级数字签名还未实施,根据院标准化会议精神网上报销领导审批仍沿用领导手工签字方式,报销人在网上报销系统中填写完借款单/报销单并打印后提交领导手工审批签字,领导手工审批通过后报销人将纸制单据和网上单据一并提交给财务人员进行审核(二者缺一不可)。
咨询电话: 8299502882995197(业务咨询) 周泓(技术咨询) 院ARP中央支持组)
特别提示:不管您是否现在就需要使用网上报销系统,请尽快进入系统修改您的初始密码,以免被别人冒用造成损失。
注意事项:
1、录入单据时,遇红色★均为必填项,非★项,建议也要填写清晰。遇带★号“报销事由”项,请您按要求填写详细,如:张××报南京差旅费(以本人身份进入系统报销本人费用的,可不必再录入姓名)。
2、遇有一笔支出多个课题承担时,除材料费和固定资产报销有选择多个子课题功能外,其他报销可选择“添加单据行”解决该问题。
3、代理借款单、代理报销单的录入一定要选择“委托人”。注:由于授权一经代理人接受则无法撤销或删除,因此授权时需谨慎,有效期不宜过长,一般以半年或一年为宜,授权时“限额”处若为空则默认为0,代理人将不能为授权人办理借款(包括支票、现金和汇款)。由于授权第二天才可生效,如需当时生效,可在授权时,有效期处选择提前一天(系统默认为当天)。
4、借用支票时,进入“网上报销-借款管理”,金额已知借款请填写定额借款单,金额未知借款请填写限额借款单。如两周内可以报销,无需提交,打印纸质单据经相关部门及领导签批后,到我处办理。如两周内不能报销,请进行网上提交,同时打印纸质单据经相关部门及领导签批后,到我处办理。
5、在网上提交的各种借款,在报销该笔借款时,请务必在“报销管理”界面的左下方□处,勾上您所要核销的该笔借款。且谁借款(含代理借款),谁报销,否则财务审核无法通过。
6、鉴于网上报销的特殊性,在差旅费报销时,相同子课题,不同级别不同天数的多人报销,住宿费等发票请按人分别开具,分别录入报销单;同等级别,同等天数的多人差旅费报销的发票,可开具一张,录入一张报销单。
7、课题人员报销,应准确选择子课题号,研究室秘书(或课题参加人)若无课题经费使用权(即在系统中看不到课题号)的,应让课题负责人先授权,再以代理人身份进入选择委托报销。使用机关、支撑系统虚拟课题报销的人员,在网上报销系统中,现已能看到其所属部门的经费核算号,故在报销时应准确选择子课题号,如系统内不包含所需子课题号或跨部门使用经费的,可让相关部门负责人授权或让财务授权子课题。除医药费、子女统筹报销外,一般不能选择子课题号“*|所公用”。
8、当报销单经财务审核后驳回需修改时,除要在网上报销系统内进行修改外,金额改大的(或发生实质性变更的),纸质报销单需重新打印并经领导重新审批签字,金额改小的,可不再需领导重新审批签字。原始单据及金额的计算请尽量填写正确,以减少驳回的次数。
9、关于报销单/借款单打印:借款报销单录入完毕,无须进行页面设置,直接按打印按钮,即可打印纸质单据,打印时,建议使用“专用打印纸”。如使用其他打印纸打印,打印后务必裁成不大于“专用打印纸”大小的尺寸(即:≤ 132mm X 265mm)。
10、关于网上报销系统应用过程中的有关系统设置问题:
针对IE6.0,如果进入网上报销系统后出现对话框:“您查看的Web页正在试图关闭窗口。是否关闭此窗口?”或点击“查看”等按钮无反应,无法进行下一步的操作,可能是IE浏览器版本低的问题,请下载“Internet Explorer 6 Service Pack 1”运行安装,进行升级,可以解决这个问题。
浏览器不要启用“弹出窗口阻止程序”功能,否则将出现因浏览器拦截了弹出式窗口而不能正常显示网上报销网页的问题,请检查浏览器工具菜单中是否没有启用“弹出窗口阻止程序”;卸载所有上网助手,如浏览器加装有Google工具栏,请检查选项内是否没有启用“弹出式窗口拦截器”,将这些功能去掉即可。
如控件不能正常下载更新,请设置“ActiveX控件和插件” 的选项均为“启动”。另外在网上报销的时候,遇到弹出窗口阻止的问题,也可以在选择角色切换的时候,先一边按住ctrl键不动,再用鼠标选择报销的角色。
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?
一、报销单录入
(一)维修费、办公费、招待费、交通费
以“维修费”为例:用户以本人身份登陆“网上报销系统”→点击“网上报销”→报销管理→维修费→点击“增加”→在“报销事由”处填写:张××维修××→单据张数→选择“结算方式”→点击单据行“增加”→在“报销事由”处填写:张×报××维修费→金额→备注:填写需要解释说明的内容→选择所使用的子课题号
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