16办公应用技巧集萃.ppt

第16章 办公应用技巧集萃 本章我们来学习一些Office 2003的使用技巧，熟练掌握这些应用技巧，将大大提高工作效率。 本章内容提要 16.1 Word 2003使用技巧 16.2 Excel 2003使用技巧 16.3 PowerPoint 2003使用技巧 本章小结 Word 2003使用技巧 Excel 2003使用技巧 PowerPoint 2003使用技巧 16.1.1 同时保存或关闭多个打开文档 当打开多个文档时，若要一次性保存所有打开的文档，可按住【Shift】键，此时“文件”菜单的“保存”菜单项将变成“全部保存”菜单项，单击该菜单项即可同时保存所有打开的文档。同理，按住【Shift】键，选择“文件”“全部关闭”菜单，可同时关闭所有打开的文档。 16.1.2 设置文档的自动保存 Office的大多数组件（如Word、Excel等）都具有自动保存功能，可以使文档每隔一定时间就自动进行一次保存操作，并且用户可以根据需要设置自动保存的时间间隔。 16.1.3 恢复因意外而未保存的文档 编辑文档时，如果突然遭遇程序停止响应、死机，甚至断电等情况，而文档又尚未保存，此时不防按正常操作方法重新启动电脑，或重新启动Word 2003，这时在Word 2003操作界面左侧会自动打开一个文档恢复操作窗口，在窗口中选择一个较晚的自动保存项目进行恢复，这样可以将损失降到最低点。 恢复文件包含的新信息量取决于Word保存恢复文件的频率 如果由于某种原因，在重新启动Word时，系统没有自动打开恢复文件，用户可以自行将其打开。 在Windows XP的任意一个文件夹窗口中选择“工具”“文件夹选项”菜单 在保存文档的文件夹中查看是否有与如下上图类似的临时文件，如果有，选择一个修改时间为最近的文件，将其扩展名由“.tmp”改为Word文件的默认扩展名“.doc”，如下图所示，然后双击将其打开 16.1.4 保存文档时打包字体 在不同的电脑中打开Word文档时，经常会遇到因字体缺失而带来的显示问题，利用Word提供的嵌入字体功能可轻松解决这一问题。 16.1.5 为文档设置密码 为Word文档设置打开文件和修改文件时的密码 16.1.6 修复因意外而损坏的文档 在打开Word文档时，有时会遇到这样的情况，文档中显示的内容混乱，而且还有好多乱码，此时可以尝试用下面的方法进行修复。 1．使用“打开并修复”方式打开文档 在“打开”对话框的“查找范围”下拉列表框中选择要修复的文件所在的位置，在文件夹列表框中选择要修复的文件 2．使用“从任意文件中恢复文本”转换器提取文本 这种方法只能够提取损坏文档中的文本信息，非文本信息将全部丢失。 在“打开”对话框的“文件类型”下拉列表中选择“从任意文件中恢复文本”项，然后选择要修复的文档，再单击“打开”按钮 3．重建模板法 Word在“Normal.dot”模板文件中存储默认信息，如果该文件被损坏，打开Word文档时也可能会出现乱码。此时可创建新的Normal模板来解决这个问题。 退出Word 2003程序，然后打开“C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates”文件夹，将其中的“Normal.dot”文件删除 启动Word应用程序，Word会自动重新创建一个新的Normal模板，此时可尝试打开损坏的文档 16.1.7 解决斜线表头文字无法全部显示的问题 在Word中使用“绘制斜线表头”功能为表格插入斜线表头时，经常会遇到因单元格过小而使斜线表头中的文字无法完全显示的情况。此时可右击斜线表头的边框，在弹出的快捷菜单中选择“组合”“取消组合”项，然后调整相应的文本框大小，使文字全部显示出来。 16.2.1 更改单元格中数据的默认对齐方式 Excel中单元格默认的水平对齐方式为“常规”，垂直对齐方式为“居中”。用户可根据需要更改其默认的对齐方式。 16.2.2 当输入内容超过单元格宽度时自动缩小字体 当单元格中内容过多，超过单元格宽度的内容将不会显示出来，此时可利用自动缩小字体功能，使单元格中的字体自动缩小到适当大小，以显示全部内容。 16.2.3 将Excel表格插入到Word中且能自动更新 在Word中双击该表格，可启动Excel程序对表格进行编辑。右击该表格，在弹出的快捷菜单中选择“更新链接”项可更新表格中的数据 如