5.1认识办公室自动化.ppt

5.3 辦公室自動化的基本活動 數據管理 工作排程系統 Microsoft Project 的工作表 5.3 辦公室自動化的基本活動 數據管理 工作排程系統 Microsoft Project 的工作表 5.4 辦公室自動化的效率 辦公室自動化的效率受多個因素所影響。 最主要的兩個因素： 設備 用戶 5.4 辦公室自動化的效率 設備 當把辦公室自動化引入辦公室時，我們需要考慮以下關於設備的因素： 安裝及維護設備的成本需控制在預算之內。 新的辦公室自動化系統應能兼容於現有的系統。 系統的實施時間要控制得宜。 所需的技術水平要為用戶度身訂造。 設備的實際安排應符合辦公室的現況。 5.4 辦公室自動化的效率 用戶 辦公室自動化系統的用戶可以是： 常務董事 經理 電腦工程師 秘書 文員 他們在不同的崗位上使用辦公室自動化系統的不同功能。 為了確保系統能被有效率及正確地運用，我們應開設全面而有系統的訓練課程，令用戶可以容易地適應新的辦公室自動化系統。 5.4 辦公室自動化的效率 用戶 辦公室自動化系統的用戶可以是： 常務董事 經理 電腦工程師 秘書 文員 他們在不同的崗位上使用辦公室自動化系統的不同功能。 為了確保系統能被有效率及正確地運用，我們應開設全面而有系統的訓練課程，令用戶可以容易地適應新的辦公室自動化系統。 * 5.1 認識辦公室自動化 電腦硬件價格漸漸降低，軟件亦易於使用，故我們可以利用它們來有效率地完成這些工作，而電腦亦成為辦公室常用的工具。 電腦化的程序已取代了大部分以往人手密集的工序： 財務數據 薪金記錄 顧客記錄 存貨資料 5.1 認識辦公室自動化 以往我們常用打字機來製作文件 5.1 認識辦公室自動化 辦公室自動化是指辦公室的操作模式已利用電腦硬件及軟件廣泛地於不同的辦公室工作上使用。 它強調應盡可能把工作自動化。 主要的辦公室自動化的應用包括： 數據處理 電子資訊管理 資訊交換 5.1 認識辦公室自動化 辦公室自動化的優點包括： 生產力提升 良好的數據管理 良好的通訊 減低公司開支 5.1 認識辦公室自動化 生產力提升 可更快地完成一些需時及以人手操作的辦公室工作。 良好的數據管理 電子數據及文件可以透過電腦網絡有效地貯存、重複使用及作參考之用。 良好的通訊 不同的通訊渠道： 電郵 視像會議 網絡電話 即時通訊軟件 這些通訊渠道能補充傳統通訊的不足，並有效地傳送電子檔案。 減低公司開支 辦公室軟件的操作成本低。 以電子形式貯存文件能減少辦公室所需的空間。 5.1 認識辦公室自動化 提供辦公室自動化服務的公司 來源：http://www.panasonic.oa.hk/chinese/officeauto.aspx 5.1 認識辦公室自動化 提供辦公室自動化服務的公司 來源：http://www.panasonic.oa.hk/chinese/officeauto.aspx 5.2 辦公室自動化的軟件及硬件 辦公室自動化的軟件 有一些應用軟件是為了辦公室自動化而設計的。 應用軟件有助於我們將原始數據組織成有用資訊。 常見的例子包括： 文書處理器 試算表 數據庫軟件 演示軟件 通訊軟件 圖像編輯軟件 5.2 辦公室自動化的軟件及硬件 應用軟件 例 子 用 途 文書處理器 Microsoft Word, OpenO Writer 建立、修改、格式化及列印文件。 試算表 Microsoft Excel, OpenO Calc 組織、計算、製作圖表及在試算表上 演示數據。 數據庫軟件 Microsoft Access, OpenO Base 有系統地建立及管理數據檔案，以及 執行查詢。 常見的辦公室自動化軟件及其用途 辦公室自動化的軟件 5.2 辦公室自動化的軟件及硬件 應用軟件 例 子 用 途 演示軟件 Microsoft PowerPoint, OpenO Impress 製作備有多媒體元素的投影片作演 示。 通訊軟件 Microsoft Outlook 管理通訊錄、行事曆及電郵。 圖像編輯軟件 Adobe Photoshop, Ulead PhotoImpact, OpenO Draw 建立及修改圖像。 常見的辦公室自動化軟件及其用途 辦公室自動化的軟件 5.2 辦公室自動化的軟件及硬件 辦公室自動化的硬件 電腦系統是現代辦公室不可或缺的硬件。 基本的輸入及輸出設備包括： 鍵盤 滑鼠 顯示器 揚聲器 麥克風 辦公室自動化的硬件包括： 網絡打印機 傳真機 掃描器 5.2 辦公室自動化的軟件及硬件 辦公室自動化的硬件 辦公室自動化所使用的硬件 5.2 辦公室自動化的軟件及硬件 辦公室自動化的硬件 除了電腦系統外，現代的辦公室還備有伺服器，以提供不同的辦公室自動化