秘书办文工作（参考）.ppt

案例分析 （一） XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开 的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办 完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行 2000年度文件立卷归档时，林强告诉档案室2000年 没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文 整理后，立卷归档。2001年学校职称评审，评审标 准沿用2000年的文件。秘书林强已于前一个月调到 X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。 请指出错误所在。 （二）XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份《XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知》。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么差错。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。 请指出错误所在。 * 四、公文的基本格式与写作要求 1.公文格式构成 公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。 1．眉首，包括的项目有：公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。 2．主体，包括的内容有：公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。 3．版记，包括的内容有：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。 2.公文规范的基本要求： （1）《中国共产党机关公文处理条例》（1996.5） （2）《国家行政机关公文格式》（1999.12） （3）《国家行政机关公文处理办法》（2000.8） 公文格式排版规定： 1.保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。2.紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。3.发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。5.签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。6.标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中7.附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。8.注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。 3.公文写作的基本要求： 练习： 按照按照公文写作要求，修改下列语句中的错误 合“法”、求实 合体（体式规范） 简明、严谨、准确、规范完整、清晰、耐久 （主题正确、鲜明；语言准确、精练） (1)语句表达正确与否，是衡量表达能力的重要标志。 (2)我们要为构建和谐社会打下物质基础和精神准备。 (3)语文能力包括口头的说、听和书面的读、写两个方面。 (4)经过一系列的整顿之后，第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。 (5)机器质量的好坏是保证生产安全的一个重要条件。 (6)5月3日，我们访问了参加过“五四”爱国运动的当年的爱国老人。 (7)某市教育局关于召开全市中小学校会议的《通知》。 (8)某局关于走私贩私的指示。 (9)某市矿务局关于全市上半年技术改造情况的反映。 (10)东南市人民政府转发国家计委2002年1号文件的通知。 1．根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为???(?? ??) A.法定正式公文???B.通用公文 ??C.非法定正式公文????D.专用公文 2.通告的正文部分由哪几部分构成????(????) ?? A.发布通告的依据、目的???B.通告事项??C.结语???D.执行的具体要求 3．北京市政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于???(????) A．呈请性文件????B．平行文件 C．上行文件??????D．下行文件 4．非同一系统的任何机关相互行文都使用???(????) A．上行文????B．平行文 C．通知??????D．下行文? 5．以下有关公文的说法错误的有???(????) ? A.公文的基本组成部分有:标题/正文/作者/日期/印章或签署/主题 B.通用公文又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件如请示、报告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属