文件与档案管理制度.doc

文件与档案管理制度 为统一、规范文件与档案的管理，保证公司各项工作顺利进行，特制定本制度。 文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全公司行文要克服官僚主义和文牍主义本所称文件是指公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等公司的文件管理部门为，凡涉及公司的文件均需处理 公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文。文号管理：各部门发文，发文文号规范如下：以公司名义发文：字 年 号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；以名义发文：字 年 号，此文号用于涉及业务的发文；以名义发文：字 年 号，此文号用于涉及业务的发文；以名义发文：字 年 号，此文号用于涉及业务的发文；以名义发文：字 年 号，此文号用于涉及业务的发文；公司文号顺序以年为单位从001号开始各无须加盖公司章的发文，须文号发文种类： （一）请示请上级指示和批准报告向上级汇报工作，反映情况指示对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则批复答复请示事项通知传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项决定对某些问题或者重大行动作出安排函平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项会议纪要和决议传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行。发文格式： （一）采纸，排文件抬头：，红字文号：加黑宋体小四号字主送单位及标题：加黑宋体四号字正文：宋小四号字，1倍半行距单位印章：红色公司章日期：加黑宋体四号字，用大写抄报、抄送、存档：宋体四号字草拟公文应注意以下事项： （一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、及地方性行政规章反映情况要客观，实事求是文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范人、地、物名、引文及时间要具体、准确文件发文程序： （一）采用书面签收式，直接将文件交各部门，。公司收文由负责，由进行登记 （一）收文：公文处理公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。将公文登记后，信函处理指名收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者，应视同公务文书拆封，如系私事，再发还；未能认为公务文书的信函，经其收信人本人拆封后如系公务文书，应交回依公文处理指名以上人员的信函，送其本人，如系公务文书，再交回依公文收文处理要点为文书处理并达分层负责目的，经办人应就内容要点签拟意见，各主管人员应对文案注明意见，只签名而无意见文件处理期限收文时，原则上应随到随送，不得积压，最迟应于文到一小时送交有关人员经办人员的处理期限件、电报、机密文件等应随到随办，于文到一日内处理完毕为原则一般文件由部门负责人指定处理期限，一般以文到三日内处理完毕为原则来文定有答复期限者，应尽力于来文所定期限内处理完毕计划、研究、开发、规章修订、搜集资料等特殊文件的管理应斟酌实际需要分别规定其处理期限文件归档，应日案日清，最迟不得逾二日签呈及传阅文件：时接时清，接到文件后立刻签呈或签阅，最迟不得超过一日。档案管理：负责管理公司的档案。各部门可设兼职档案员，负责管理各部门的档案。归档文件的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： （一）永久保存：1公司章程； 规章制度及公司条例；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书10年保存：1事业计划资料；其他经核定须保存10年的文书5年保存：1期满或解除之合约；2其他经核定保存5年的文书年保存：无长期保存必要者档案文件的：（一）各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，由借阅并于借阅上填注借阅的具体文件名称、，将档案交与调卷人员档案归还时，经核查无并于借阅填注归还日期后，档案即行归入档夹。借阅由留存备查档案的借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长借阅期限时，应按借阅程序重新办理。调卷人员对于所调案，不得抽换增损调卷人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应重新填写不得私自授受声像档案管理：声像一般由录带、录像带、摄像带、影片母片、照片含底片、各种光电介质等及文字说明两部分组成声像档案是本公司档案的组成部分，集中统一管理声像档案种类： （一）反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料涉及本公司权益的声像资料其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料其它具有保存价值的声像资料。电子文档管理：公司所有的档案应尽可能制作成电子文档，电子文档与