第四章 会计软件的初始化设置.pptVIP

一、部门档案设置 部门档案是设置会计科目中要进行部门核算的部门名称，以及要进行个人核算的往来个人所属的部门。部门档案需按照已定义好的部门编码级次原则输入，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。 * * 第四章 会计软件的初始化设置 初始化含义：手工会计系统转向电算化系统要做的准备工作。 第一节 基本信息设置 二、职员档案设置 职员档案主要用于设置要进行个人核算的往来个人的名称以及其它模块所涉及的职员名称，即记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性。 三、往来单位设置 （一）客户档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须进行将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。客户档案卡片包括“基本”、“联系”、“信用”、“其他”四张选项卡。 注意： （1）客户档案必须在最末级客户分类下增加。 （2）客户分类编码必须唯一。 （3）客户分类编码必须与所设定的编码级次结构相符。 （4）客户编码、名称和简称必须输入，其余可以忽略。“联系”选项卡内容可以为空。 （5）销售管理系统或应收账款核算系统启用后，“信用”选项卡中的应收余额由系统自动维护。 （6）输入各项内容后，必须单击“保存”按钮，否则表示放弃。 （二）供应商档案 企业如果需要进行往来管理，那么必须将企业中供应商的详细信息录入供应商档案中。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中需要处理的供应商户的档案资料，应先行在本功能中设定，平时如有变动应及时在此进行调整。 注意： （1）供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。 （2）若无供应商分类，则将供应商归入无供应商分类。 （3）关于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。 第二节 财务信息设置 一、会计科目设置 设置会计科目就是将会计科目逐一地按系统要求描述给系统。您可根据系统特点，充分利用计算机处理的优势，对原有手工科目进行优化组合。软件事先给您预设了一级会计科目，只需要进一步设定其他低级科目即可。 具体设置原则如下： 第一：会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求，凡是报表所用数据，需要从总系统中取数的，必须设立相应的科目。 第二：会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级科目，而没有上级科目；既要设置总账科目又要设置明细科目，用来提供总括和详细的会计核算资料。 第三：会计科目要保持相对稳定，会计年中不能删除；如使用不能增设下一级明细科目。会计科目名称的设置，一级会计科目名称按国家会计制度的规定，明细科目的名称要通俗易懂，具有普遍的适用性。 第四：设置会计科目要考虑到与子系统的衔接。在总账系统中，只有末级会计科目才允许有发生额，才能接收各个子系统转入的数据，因此，要将各个子系统中的核算科目设置为末级科目。 （一）增加会计科目 （二）修改会计科目 （三）删除会计科目 如果某些科目目前暂时不用或不适合企业科目体系的特点，可以将其删除。 【提示】如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。 被指定为现金银行科目的会计科目不能删除；如果想删除必须先取消指定。 会计科目的功能： （四）指定会计科目 指定会计科目是指定出纳的专管科目。将库存现金科目设为现金总账科目，将银行存款设为银行总账科目，只有设置成指定科目，才能执行出纳签字功能，才能查看库存现金和银行存款日记账。 【提示】一般情况下，库存现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 （五）设置辅助核算标记： 一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。可以进行辅助核算的内容主要有：部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来及项目核算等。 注意： （1）管理费用应设成部门核算。 （2）生产成本设成项目核算。 （3）应收账款设成客户往来核算。 （4）应付账款设成供应商往来核算。 （5）其他应收款设成个人往来核算。 （6）辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以其上级和末级科目上同时设置辅助账类。 五、项目档案设置 为了满足企业的实际需要，在计算机账务系统中，借助于计算机处理数据的特点，设计了项目核算与管理功能模块，为企业定义了多个种类的项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分级管理。通过该功能模块，不仅可方便地实现对部分成本费用和收入的按项目核算，而且为这些成本费用及收人情况的管理提供了快速方便地辅助手段。因此，系统要求在建立会计科目时，先设置相关