《超越团队》之粉红色工作的意义.docVIP

贝尔宾:《超越团队》之粉红色工作的意义 1号粉红色工作是指收集了多余的信息。从不同的地方收集了同样的信息，或不同的人收集了相同的信息。我们遇到了这样一件事，一家企业在管理中较早利用了IT系统，但是，它继续保留着原有的日常文书工作体制，并且花去了相当的时间。在调查时我们发现，在互联网上可以同时找到这两套信息。日常文书工作为什么会保留下去呢？调查发现，在刚引进计算机系统时，企业把它作为一种安全措施来对待。但随后12年一直未变！ 任职者识别粉红色工作并不难。这些粉红色工作总是反复出现。 2号粉红色工作是要求收集从来没用的信息。最普遍的情况是各种报告。报告要花时间写。人们通常以此为背景材料作出决策。但在报告完成以前，上交以前或人们阅读以前，决策通常已经定下来了。所以这种报告不为任何目的服务，并且给写报告的人留下了深深的挫折感。有些老板动不动就要人们写报告，但他们也是动不动就外出，所以从不读这些报告。一个不幸的公司就是不断要求人们写报告，动不动就做出草率的决策。 3号粉红色工作是指不计成本地收集边际信息。这种信息在某一时期曾利用过，但现在其他形式的信息能更好地发挥作用。然而，人们在继续收集老信息，以防万一有人要用。在这种情况下，信息将无休止地收集下去。像在医疗或社会工作中，信息的使用者众多，3号粉红色工作不胜枚举。 4号粉红色工作是指等待的时间或意外等待的时间。材料不能如期到达从而延误工作的人们不断在问：我们为什么要等？最令人头疼的事莫过于在紧要关头等病理报告或X光片。还有可能是报告已经到了，但没有通知到等报告的人那里。然而，这种等待在体力劳动者的世界最常见。在建筑业，等着材料运到建筑工地是很普遍的事，它已经导致某些小建筑企业的破产。同样，在制造业由于材料供应缺乏也存在粉红色工作现象。这常常是因为某家工厂没有能够及时送货到商店的结果。外地的供应商也会引发这类情况。卡车因交通阻塞不能及时赶到，或者不得不打回一批次品。这种不幸所造成的影响，由于企业广泛采取即时工作政策而大大加重了。仓贮过去起着缓冲的作用，取消仓贮后就产生了粉红色工作。要消除不必要的等待时间，就需要有周密的计划和协调。要实现这一目标，讲出粉红色工作，明确问题所在非常重要。 5号粉红色工作可被描述成空洞的怪事。在政策决定后设置一些对工作产生毫无价值的程序安排。一个典型的案例是，在已经决定聘用谁之后仍然登出招聘广告。这种做法也许是因为任命所有的公职人员必须公示，但这样做只会浪费时间和金钱，把人推到一堆麻烦之中，是一种骗人的把戏。这种无聊的事开始出现在质量控制领域。根据BS900O的正式要求，质量控制要遵循某些毫无价值的程序。目标是确保产品的高质量。为了得到合同而忽略已知的麻烦。那些想把工作做得更好的有良心的专家特别讨厌这种无聊的事。 6号粉红色工作涵盖的是那种表面上看着与实际工作密不可分的活动旅行。地区代表要求会见一定数量的来访者，目的是要确保他们工作得足够努力。他们知道某些拜访会夭折但还是要敷衍了事，耗尽了燃料与时间，尽管更有效的方式是先打电话。指示一定要做一定数量的拜访就是一个某项任务被算成蓝色工作的例子。如果这项任务被算成黄色工作，地区代表就必须为某些商业结果承担责任。他要决定，做多少次拜访才有可能产生最好的结果。一般来说，过分强调工作的重要性，把所有的工作都当做蓝色工作，这是产生粉红色工作的主要原因之一。 7号粉红色工作出现在各种会议中。我把这一主题留到最后，可以说这是本章的重点。根据我的经验判断，会议是粉红色工作的主要来源，占高层管理人员的粉红色工作的60％－7O％。一个可能的原因是，高层管理人员的大部分工作时间花在开会上。相反，从事操作性工作的人很少开会或根本不参加会议，所以他们的粉红色工作的来源不同。 然而，随着产业和公共服务业中人力资源特征的变化，未来从事操作性工作的人将相对减少，从事管理和专业工作的人将增加。所以，如果不改变这种局面，粉红色工作可能增加。 首先需要识别哪些会议属于粉红色工作，哪些属于橙色工作。在一定程度上这就是要描述这两种会议的区别，哪些会议属于周密考虑、周全准备、周密安排的会议、哪些不属于这样的会议。然而，这并非仅有的差别。那些参加会议的人对会议有不同的反应。那些积极参加会议，在形成决策过程中发挥着关键作用的人会把会议看成是一种典型的橙色工作。另一方面，有人虽然出席了会议，但没有发表任何意见，也没有人征求他的意见，他会把会议看成是粉红色工作。在这一点上也许有人会提出，决定让谁参加会议的人应当为此负责。但通常情况远不是如此。挑选好参加会议的人员可以将一次泛味的会议转化为一次成功的会议。同样，在这种情况下也会有些人在会上不活跃，感到烦心，并认为他们还有更重要的工作要做。领导们在会上通常很活跃，因为他们扮演的是令人尊重的团队角色。协调者和资源调查者爱