分享纳税人普通发票管理系统使用说明发票数据录入部分.doc

纳税人普通发票管理系统使用说明（发票数据录入部分） 1 一、 发票数据录入 1 1、 一次录入 1 1、 二次录入 3 2、 两次录入对碰 3 二、 发票录入数据的导出 4 发票数据导出模块各按钮功能说明 5 小提示 6 附录一：问题解答 7 附录二：本系统的一般使用流程 8 纳税人普通发票管理系统使用说明（发票数据录入部分） 发票数据录入 发票数据录入模块主要功能为录入发票数据（如果已用此系统的开票模块开票的电脑版普通发票则不需在此发票数据录入模块录入数据）。为提高数据录入的准确性，系统采用了一次录入、二次录入，两次录入对碰的方式。即发票数据需分别在“一次录入”模块、“二次录入”模块分别录入之后，在“两次录入对碰模块”对碰，找出两次录入中录错的数据并修改错误数据。发票数据录入模块的菜单如图10所示： （图10） 一次录入 一次录入的界面如图11所示 （图11） 一次录入操作步骤 录入发票代码，按回车（Enter）键。如输入的发票代码正确，敲入回车键后在发票代码旁边将会显示发票名称（图12）。如敲入回车后，提示“无此类发票信息”，则请检查录入的发票代码是否正确，重新录入后再按回车键。 （图12） 录入发票号码起，回车，录入发票号码止，回车或按旁边的“确定”按钮。如果提示没有“此发票的购买记录”，则请检查录入的发票 按顺序录入每张发票的金额和日期。输入完一项记录后，敲入回车键，光标会自动转到下一项。 输入的中途可以按“保存”按钮进行保存，已保存的数据将从录入列表中移走，亦可在所有数据录入完之后按“保存”按钮保存。 录入之后，按“清空”按钮将清空发票代码、发票号码起、发票号码止、录入列表中的数据。 小提示 作废票，金额请输0，如果作废票票面上有日期，则请输入票面上的日期，如作废票票面上没有日期，则请输入上一张发票的日期。 日期的格式采用了“日/月/年”的方式，是因为考虑到发票的日期日的改动最大，月次之，年的改动最少。在输入完一行记录之后按回车键，光标自动移到下一行时，日期会默认使用回上一张发票的日期。 二次录入 二次录入的界面跟方法步骤与一次录入类似，请参考一次录入的操作方法。 两次录入对碰 两次录入对碰模块的功能是将一次录入和二次录入的数据进行对碰，列出对碰不相符的数据，检查数据后，将错误的数据修改过来，减少在发票数据录入中录错数的情况。两次录入对碰模块的界面如图13所示。 (图13) 对碰操作步骤 点击“对碰”按钮。如无对碰不符记录，则提示无对碰不符记录 如有对碰不符记录，将在下面的两个分别列出对碰不符的记录，左边的列表显示一次录入中的数据，右边的列表显示二次录入中的数据。在左边列表选中一条记录，在右边列表亦会选中对应的记录（即同发票代码，同发票号码）；在右边列表选中一条记录，在左边列表亦会选中对应的记录如图14所示。 （图14） 检查开票日期和发票金额，修改错误的记录。修改后按“保存”按钮（不一定修改一条保存一次）。 如发现该记录的发票代码、发票号码是不存在的，是错误的，可以选中该记录后，点击“删除”按钮将之删除，如有需要，到回一次录入和二次录入模块录入正确的数据。 修改错误数据，直到对碰后提示没有对碰不符记录。 小提示 发票代码和发票号码是标识一张发票的，所以发票代码和发票号码是不能修改的 如果存在一次录入有录，二次录入没有录入；或者二次录入有录入，一次录入没有录入的数据，此时对碰，将会在列表中出现如图15类似的情形。 （图15） 碰到这种情况，可以在没有录入数据的那一边直接录入数据，亦可到回一次录入界面或二次录入界面的将没有录入的这段记录补录进来。 发票录入数据的导出 发票录入数据导出功能主要是导出发票数据送税务机关查验，并提供查询统计打印等功能，方便管理发票数据。 进入系统后，选择菜单“查询统计和数据导出”-〉“发票数据导出”进入修改发票录入数据导出界面（图16）。 (图16) 发票数据导出模块界面如图17所示： （图17） 发票数据导出模块各按钮功能说明 “查询已导出清单”：查询已经做过导出操作的发票数据清单 “查询未导出清单”：查询尚未导出的发票数据清单 “作废导出”：在查询出已导出清单后，选中将要作废导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮作废选中记录的导出 “导出”：在查询出未导出清单后，选中将要导出的记录（在该记录前打勾），然后用此按钮将选中的记录导出。按“导出”按钮，将弹出选择文件的保存对话框（图18）。选择一个文件夹来保存导出的文件，然后按保存按钮。导出的默认目录 （图18） 是“A:\”，导出的时候会自动在你所选择的文件夹里生成一个以“dc”开头，导出的日期为结尾的文件夹（例如：dc2004-01-01）。导出的文件存放于该文件