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Event_Management幻灯片

筹备委员会的建立 工作进度表(样本) 编列预算与财务管理 预算样本 MOTO Retailer Meeting 目的 :华东区零售商发布新一轮的销售竞赛计划,回顾2004年的零售情况,展望2005年 主题:无限精彩 决胜未来 活动日程安排 因为举办一个大型的会议必然牵涉到许多有关事项,比如:交通、餐饮、住宿安排、会场布置、场馆租借及必要设备的租用等内容,这些事项需要占用大量的人力和精力,而且有些事项如灯光、音响等我们自己无法解决,这就需要我们寻找外部资源。委托专业供应商就成为一个很好的选择。 对于供应商的管理主要是协调他们之间的配合和对他们工作进展情况的追踪。特别是当他们之间的配合出现矛盾之时要积极地予以调和。 对供应商的工作要求和对合同内容的斟酌:在同供应商签定合同之前,一定要充分考虑周全,最好能同公司内所有有关人员进行沟通,确保合同内容是全部供应商应该承包的工作内容,职责明确。 在签定合同之后,应要求供应商提供一份详尽的工作计划时间表并对其不确切或不合理的时间安排(如:同我方的时间安排相冲突)进行改正。时间表确立之后就要严格按计划执行,负责供应商联络的专责人员就要不断追踪他们的工作进程。 记住:在活动方案设计时需要准备备用方案. 活动日程设计应考虑的要素:必须了解以往日程设计的形态和主题。根据此次会议的主题和宗旨,在日程设计当中需要“主题明显”并符合大会及参加开会人员需要。如果这是例行会议,大会名称与主题先选定,下一步列出大会形式的大纲,加上培训/开会时间和主题晚会及额外所需时间,根据这些先设计一个时间表。考虑与会者的兴趣、嗜好的需求,设计每一个活动之间的休息时间,以免让与会者的集中力使用过度。 会议期间各项内容的安排一定要体现主次之分,年会或大型会议还是以会议的本身为主,围绕着会议内容来设计具体的活动和娱乐节目。为了使与会人员有充分的休息,活动内容不易过于紧凑。尽管晚上可以安排娱乐活动,但结束时间应尽量提早。而户外的活动内容就更应该考虑足够的休息时间。 通常年会期间针对所有会议参加者的大型晚会安排至少有两种形式,一为欢迎晚宴(Welcome Dinner);一为颁奖晚宴 (Gala Dinner)。另外,也会因会议日程的需要, 安排一些小型宴会。 表彰与奖励活动通常会在由全体与会人员参加的“颁奖晚宴”中举行。但应事先计划好颁赠奖项的内容: - 奖项的性质、种类 – 何种奖品 – 评选标准 – 获奖人名单,人数 – 颁奖方式,颁奖人 – 是否需要多媒体的配合 会议的主题确立以后就面临着如何表现主题的问题,而制作会议标志是一个直接和有效的方式。一个简洁美观的会标会起到如下的作用:简练直观地表达主题/便于记忆/可以印制在各种形式的会议纪念品上,增加收藏价值和使用及纪念意义 制作会标的原则是简洁明快,体现主题。在颜色的选择上,可选择绚烂亮丽,因为亮丽的色彩更能引起观者的注意而不忘,同时也更易于印制在各种会议纪念品上。但应注意色彩不易过多,以避免因色彩多而增加制作成本. 设计、制作流程设计、制作计划/确定设计方案/根据设计方案制作印刷 小样/ 确认小样,确定制作数量,签署相关合同/督促供应商按时交货,验货查收(检查数量、质地与颜色是否与小样一致) 礼品形式、种类、数量、定做、发放形式:为了加深与会人员对会议的印象和日后的记忆,制作会议纪念品是不可缺少的一步。会议纪念品可采用多样化的形式,但应遵循如下原则:在合理的预算范围内/?合适的数量及所要求的质量保证/应尽量运用当地的特色资源/予以足够的生产和交货时间/具有较强的纪念意义 ?有关各种具体奖牌、奖状的制作,请参考如下的制作流程:奖项、奖牌尽早制定制作计划/确定设计方案前应提供充分的修改意见/要求供应商制作实物样品/检查实物样品,提供修改意见。如:字的拼写,颜色,编号,姓名是否正确,会标或公司标志是否规范/确定准确的订货数量,也应考虑一定数量的储备,签署购货合同/敦促供应商按时交货,验货查收(检查数量,质料与颜色是否与样品一致) 作为礼品或根据活动需要,可给每一位会议的参加人员定做若干件统一的制服并在会议报到时发放。而工作人员也应以统一的服装来表现公司和会议的形象,同时也可提醒与会人员谁是他们的帮助者。注意:工作人员的服装颜色应明显区别于参加人员的服装颜色,以便于辨认. 机场接机是给这些来自全国各地的与会者第一印象的地方,所以机场安排至关重要。 1.根据客人预计到达航班和名单制定接机表 2. 根据到达名单安排车辆,领取接机牌和车牌 3. 车辆停靠位置及合理的调配 4. 每个出口安排2名工作人员举YUM!接机牌迎宾 5. 当接到客人后安排领队前来报到 6. 工作人员送客人上各自酒店的车 7. 并核对客人到达的酒店,以免上错车

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