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档案管理信息化讲义 档案工作是一项纪录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。二十一世纪, 信息化已成为社会发展的一个重要标志, 随着信息社会的到来, 信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案基础业务建设的重心也开始向信息化、现代化转移, 档案现代化管理和信息化建设, 是档案工作发展的必然趋势。 1.档案信息化管理 1.1档案信息化的概念 有关档案信息化的定义，有许多的提法： （1）张大伟在上海档案信息网发表的《什么是档案信息化》一文中解释为：“档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平的过程”。 （2）档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。 其中，我们可以从行为主体、实施方式、实施手段、施加对象、实施目的以及行为特点去理解档案信息化的定义，如图1所示： 行为主体：档案行政管理部门 实施方式：统筹规划、统一组织 实施手段：应用现代信息技术 档案信息化 施加对象：档案管理活动 实施目的：提高档案的管理和利用水平 行为特点：是一个过程而不是一种状态 1.2档案信息化的发展沿革 （1）2000年全国档案工作会议上，中共中央办公厅主任王刚同志提出：大力加强档案信息化建设。 （2）2002年11月《全国档案信息化建设实施纲要》发布，标志着全国档案信息化建设从探索研究阶段进入普遍实施阶段。 （3）2003年国家档案局发布6号令《电子公文归档管理暂行办法》，北京、上海、山东等省市档案部门相继发布地方电子文件归档管理办法，标志着全国档案信息化建设进入以做好电子文件归档管理工作为重点的新阶段。 （4）2005年，党中央国务院提出“信息资源是和能源、材料同等重要的战略资源” ，国家档案局发布《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》，并在上海举办“中国信息化发展战略论坛》，标志着档案信息化作为国家信息化工作的组成部分进入了新的发展阶段。 （5）“十一五”期间，档案信息化建设的主要任务是考虑如何利用信息化手段发挥档案信息资源的重要作用。 （6）到目前为止，全国很多省市都相继建成了数字档案馆；现在的数字档案馆建设已经转向区域性布局定位，实现文档一体化和馆室一体化的架构上来。 1.3档案信息化管理的主要内容 档案的信息化管理是在信息时代大背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论逐渐形成并不断发展，档案信息化管理工作体系也不断完善，其主要内容包括： （1）档案资源技术信息化。在这个信息爆炸的时代，信息化已成为各行各业现代化的核心与主导，档案管理也不例外。档案资源信息化将档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。由此可见，信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理的核心内容。 （2）档案管理方法科学化。档案管理工作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律进行合理的组织计划和控制。将自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段，按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用哪些手段，以及使用这些手段，直到最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是新形势下档案管理现代化的核心。 （3）管理人员素质精英化。在信息时代，档案种类和载体的多样化、档案管理的信息化，对档案管理人员在业务知识、科技知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。新时代的档案管理人员除了应具备广博的知识外，会用计算机是必须具备的一项技能，同时还要有一个结构合理的知识体系。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等，以适应不断变化的工作形势。 （4）档案服务社会化。随着人们档案意识的不断增强及档案效益的显现，档案利用的用户对象正在发生着明显的变化，社会公众和非官方组织对档案的利用率不断增长，同时，经济活动利用档案现象明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的普及，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。 1.4 档案信息化管理模式相对传统管理模式的优势 与传统管理模式相比,档案的信息化管理模式具有以下优势： （1）能够实现档案的快速检索及保证检索的精确性； 传统的档案检索方式是由档案管理人员从