【2017年整理】采购台帐的精细化管理.doc

谈谈工程采购台帐的精细化管理 各行各业都有采购业务，怎样把采购工作管理好,笔者认为实行精细化管理是一种行之有效的好办法。精细化管理是一种管理理念和管理技术，是将系统化规则运用程序化、标准化、数据化的手段，使组织管理各个程序环节能够精确、高效、协同、持续运行。采购工作每天要面对产品价格、采购进度、交货进度、供应商、付款等等诸多问题。将这些问题进行系统化的处理，建立一套完整的数据库并利用数据库带来的好处，就可以起到提高采购效率和提高采购性价比的目的。以下本文仅就工程物资采购中关于合同台帐和付款台帐的建立以及用款计划的编制，谈谈笔者在实践中的做法和体会。限于篇幅和行业的限制未尽之言和偏颇之处欢迎批评指正。 关于合同台帐的建立 合同所纪录的内容是本单位宝贵的采购信息资源也是采购工作需要经常查阅的，是采购物资、备品配件供应的重要参考依据，如何能够方便快捷的查阅和共享这一信息资源，笔者介绍一种用Excel表建立合同台帐的方法。限于篇幅这里只将它的内容和作用进行介绍谨供参考。至于Excel电子表格自身的功能和使用方法大家都明白也不赘述了。将合同主要内容记录在表格内并借助于电子表格的各项目功能，不但查阅起来方便、灵活、快捷、清晰，一目了然，而且还可以根据需要，取舍不同的内容快速的编制统计报表。它所带来的好处，相信亲自使用后便知。笔者根据工作经验结合实际情况设计的一种电子式的《采购合同统计台帐》，经多年实际应用效果很好，大大提高了工作效率。（见表一） 报表： 采购合同登记报表 单位：元 序 号 合同签订 合同供商 合同内容 合同价格 合同相关条款 备注 经办人 签订日期 合同编号 应用工程 供应商名称 联系人 货物名称 型号规格 单位 数量 单价 金额 本批合计 其它费用 合同总额 付款方式 质保金 质保期限 交货周期 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 本表的主要栏目有：1、经办人、合同编号、应用工程；2、供应商名称、联系人/电话；3、货物名称、规格型号、参数等；4、单位、数量、单价、金额、5货物合计、各项小计、合同总额；6、付款方式、质保金、质保期限/时间、交货周期/时间。每个栏目内如有需要说明的事项可插入批注。 在这个表格内以合同为单元进行登记，有两组数据是互相关联和平衡的。一组是“数量、单价、 金额、货物合计”，其中：金额＝数量×单价、货物合计＝各项金额相加，如果合同中只有一种品种，那么金额等于货物合计；一组是“货物合计”、“各项小计”、“合同总额”，其中：合同总额＝货物合计＋各项小计，各项小计为除合同标地物之外的其它如运费、包装费、技术服务费等各项费用的合计。利用Excel电子表格的功能，将所输入的数据之间设计成等式关系，这样，数字输入后在结果栏内数字就会自动显示，在简化操作的同时避免错误输入保证了数据的正确性。从这本台帐中我们可以方便的了解到单位或个人在以往所有采购工作中的详细情况，如价格、型号规格、供应商信息、工程供货信息、采购人员的采购情况等。当然，要想达到这一目的，如何根据本单位实际情况对栏目进行设计和使用者如何正确填写则至为关键。 根据上述所设内容和Excel电子表格的功能可以方便的汇总查阅以下主要信息。⑴、按工程项目查阅，可将该工程采购信息，如采购品种、金额、供货厂家、交货日期等信息全部汇总；⑵、按供应商查阅，可将与该供应商的业务往来，如采购量、采购品种、用于工程、采购日期等全部汇总；⑶、按设备名称或规格型号查阅，可将该品种单价、供货厂家、用于工程，采购日期等信息全部汇总；⑷、按合同签订人查阅，可将经办人的采购工作情况，如采购了哪些物资、用于哪些工程、完成采购量、采购价格等信息全部汇总；⑸、按统计需要，可将年度或月度采购情况全部汇总； 如需汇总查阅上述任何一项内容，或栏内任意一个单项采购信息都可以方便快捷的查找，如价格、交货期、生产商等，只需使用Excel 的“筛选”功能，轻点鼠标即可轻松实现。利用本表可以很方便的统计出某工程采购合同签订情况、某供应商合同签订情况、某类设备订货情况和制造周期、交货周期、某业务人员采购合同签订情况等等。只要以栏目内某项为单位汇总，那么与其相关的内容就会无一遗漏的全部呈现，而且对汇总的内容还可以进行二级或三级查询。至于表格究竟应设立多少个栏目和内容，完全根据需要可增可减自行设计。如果有些单位建立了办公软件系统，那么表格中这些数据的取得就会更加便捷和容易。这里须着重