桂林市城建档案案卷组卷原则及方法.docVIP

桂林市建设工程文件归档组卷方法 一、工程文件归档组卷方法和要求： 1、工程准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位负责，可按建设项目或单位工程单独组卷。 2、监理文件由监理单位负责，可按建设项目或单位工程单独组卷。 3、施工文件应按单位工程组卷，并应符合下列规定： 1）建筑节能施工资料单独组卷； 2）专业承包工程形成的施工资料应由专业承包单位负责，并应单独组卷； 3）电梯应按单位工程单独组卷； 4）室外工程应按室外建筑环境、室外安装工程单独组卷； 5）当施工资料中部分内容不能按单位工程分类组卷时可按建设项目组卷，公共部分的原件可归入其中一个单位工程，其他单位工程不需要归档但应做档案说明。如：一个建设项目有多个单体工程共用施工组织设计、图纸会审记录、设计变更、产品质量证明文件等时，可按建设项目组卷； 6）施工资料目录应与其对应的施工资料一起组卷。 4、竣工图按单位工程分专业分别组卷。 5、案卷的厚度：案卷厚薄要适中，文件材料卷厚控制在1.5厘米，不宜超过2厘米，图纸厚度不宜超过3厘米。 6、工程资料可根据《桂林市建设工程文件归档内容及排序》中的标题，依据案卷厚度组成一卷或多卷，也可合卷； 1）当案卷内文件厚度超厚时，可拆卷； 例1：“质量控制文件”超厚，可把“施工组织设计”、“施工方案” 、“地基处理文件”等折开分别单独组卷，也可把其中的两项合并组卷。 例2：“隐蔽工程验收文件”、“建筑竣工图”超厚，可分成若干卷。 2）当案卷文件较薄时，可合卷，为便于题名，合卷最多不能超过三个文件； 例3：可把“安全和功能检验文件”+“隐蔽工程验收文件”合并后单独组卷。 例4：可把“装饰装修分部工程质量验收文件”+“屋面分部工程质量验收文件”合并后单独组卷。 二、案卷和卷内文件排列： 1、案卷和卷内文件应按《桂林市建设工程归档文件范围及排序》排列。 2、卷内文件排列顺序为封面、目录、文件材料和备考表。 3、文字材料应按事件、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。 工程资料组卷应遵循自然形成规律，保证卷内文件、资料内在联系。例如：资料中同一事项的请示与批复应组合在一起，按批复在前请示在后排列；设计变更、洽商记录中有正文和图纸的正文在前图纸在后；同一厂家、同一产品质量合格证与检测报告应组合在一起，按合格证在前检测报告在后顺序排列。 4、当案卷内既有文件材料又有图纸时，文字材料应排在前面，图纸应排在后面。 三、案卷题名要求： （一）编写案卷题名，应符合下列规定： 1、建筑工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；当房屋建筑有地名管理机构批准的名称或正式名称时，应以正式名称为工程名称，建设单位名称可省略；必要时可增加工程地址内容； 2、道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容； 3、地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业管线名称及卷内文件概要等内容；必要时可增加工程地址内容； 4、卷内文件概要应符合《桂林市建设工程文件归档内容及排序》所列案卷内容（标题）的要求； 5、外文资料的题名及主要内容应译成中文。 （二）案卷的题名编写过程中应注意以下几点： 1、建设单位名称应编写其对外公开名称、全称或通用简称。 2、工程名称部分应编写其工程的正式名称，并根据工程项目实际情况增加时间特征、工程地址特征、工程性质等特征，进行必要的补充说明，以完善题名构成。 一些住宅小区、公用建筑、商业建筑等可以省略工程建设单位，直接以地名机构批准的名称作为工程项目名称； 3、卷名的拟写应做到唯一性，不应该出现案卷名称相同的现象。对于同类文件或图纸，需要立若干个案卷时，可以加入卷册号、图号等以示区别。 例如； 隐蔽工程验收文件（一） 隐蔽工程验收文件（二） 建筑竣工图（建竣1～建竣20） 建筑竣工图（建竣20～建竣40） （三）工程准备阶段文件题名： 1、归档文件资料较少只组一卷时题名：项目名称+单位工程名称+工程准备阶段文件。 例如：“联发·益景”商住小区1#、2#楼工程准备阶段文件。 2、归档文件资料较多组成多卷时题名：项目名称+单位工程名称+《桂林市建设工程文件归档内容及排序》工程准备阶段文件标题名称。 例如：“联发·益景”商住小区1#、2#楼立项、规划定点、土地使用文件。 （四）监理文件题名： 1、归档文件资料较少只组一卷时题名：项目名称+单位工程名称+监理文件。 例如：“联发·益景”商住小区1#、2#楼监理文件。 2、归档文件资料较多组成多卷时题名：项目名称+单位工程名称+《桂林市建设工程文件归档内容及