中兴大学第二次教育训练PPT-东海大学总务处.ppt

* 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 5.起始會議 使所有參與者明瞭整個查證過程，促進內部所有人員的積極參與。 內部查證的會議中應包括以下項目： 介紹查證小組的成員 確認查證計畫 說明進行查證之方法與程序 建立查證時之溝通窗口 確定所需之資源與設施皆已具備 確定總結會議的時間與日期 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 6.現場查證 查證也是一項 PDCA 的管理循環。 查證的過程包括： 事前的準備 現場查證的實施 發現事項的追蹤 管理系統之檢討及改善等步驟 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 7.準備查證結果初稿與溝通 彙整所有的不符合報告，並作成初步的查證結果報告，以便於總結會議中報告。 若查證小組或被查證單位對觀察結果尚有意見時，可利用這段時間進行溝通。 發現觀察紀錄表及不符合報告與事實有出入時，須經雙方再確認所有狀況，才能同意修改不符合報告。 如果尚有爭議而無法達成共識時，可留待總結會議中討論。 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 8.總結會議 以查證報告初稿對被查證單位及主管提出報告，使其瞭解與認可這些結果。 對於不同意的部分，儘可能在簽發查證報告前解決。 即使被查證單位可能不同意這些結果，最後仍取決於主導查證員。 查證所發現的不符合狀況，其處理權責並不一定是被查證單位。主持人應針對這些問題，協調及仲裁真正的負責人，以利改善工作的進行。 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 9.完成查證結果報告 彙整所有的不符合報告及結論，作成查證結果報告，供管理階層審查。 常使用的工作文件是「總結報告表」。 查證報告須依查證程序規定，內容應與查證計畫相同，並對觀察結果及佐證摘要說明。 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 10.發出矯正預防通知 查證發現的不符合狀況須進行矯正預防措施。 總結會議確認所有缺失後，查證員需完成最後的查證報告，被查證單位對不符合狀況要著手改善。 內部管理程序中須明定由何人發出矯正預防通知。 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 11.追蹤改善成效 根據不符合狀況訂定改善措施及完成期限。 權責單位須調查分析問題的真正原因，以執行相關的預防措施。 最好由原發現之查證員追查所有缺失的改善狀況，以確認矯正措施於時限內完成，並達成預期之成效。 對於無法徹底改善的問題，負責單位應該回報管理階層，再依照程序要求改善單位設法完成。 * 鼎澤科技有限公司 內部查證程序 12.結案 針對每個個案進行確認，並各別結案。 查證發現之不符合狀況及改善結果，列為下次內部查證要項。 所有查證結果須列入管理審查要項中。 * 鼎澤科技有限公司 查證重點與技巧 1.查證重點 管理資訊面向 組織之溫室氣體盤查管理系統建置 管理程序書、製程流程、能源流程、資訊流程→是否有建立 最高管理階層對於溫室氣體盤查的承諾→報告書中是否有註明或是否有舉辦起始會議由高層進行宣誓 組織的溫室氣體盤查管理政策→報告書或程序書使否有註明 溫室氣體盤查權責→是否有建立推動小組，各單位權責清楚 紀錄與數據管理的人員、密碼的使用、保管責任、所有權變更管理 人員的訓練、能力與意識→盤查及查證人員是否有上過相關教育訓練 包括盤查人員及查證人員 課程及證明文件 以往內部查證、外部查證結果 是否有進行內部查證作業→ 提供過去內部查證相關文件及矯正改善結果 是否完成矯正改善作業→ 外部查證需提供本次內部查證文件及矯正改善結果 * 鼎澤科技有限公司 查證重點與技巧 製程資訊面向 溫室氣體定性盤查→ 利用廠區平面圖、現場查證及發問過程中尋找 組織邊界完整性及正確性：是否完整涵蓋、邊界範圍是否正確 排放源鑑別完整性：是否重覆計算、選擇性挑選 溫室氣體定量盤查→ 確認計算方法合理性及係數引用來源及原因 選用計算方法之說明或程序：不正確或過度簡化之方法與假設 排放係數選用：引用原則是否一致、係數來源是否有根據 應有運算之說明與佐證→需提供原始佐證單據 數據品質管理→ 確認是否有儀器校正程序書及報告書；現場進行量測儀器確認；確認是否有相關檢測報告(如煤含碳量及石灰石純度) 應可追溯原始數據：數據遺失之推估、儀表校驗及維護、監測頻率及時機代表性、人為誤差造成之錯誤與遺漏 盤查清冊→ 是否清楚出現量化所需資訊，是否與報告書數據一致 應依據ISO要求呈現相關資訊 六大溫室氣體排放引用參數是否明顯展現 * 鼎澤科技有限公司 查證重點與技巧 數據資訊面向 表單與紀錄→確認公式正確性 Excel試算表程式錯誤或其它計算工具的不正確操作 報表紀錄之數據與相關儀表不吻合 報表欄位自動計算設定錯誤 數據→與原始佐證單據進行比對(清冊→原始數據) 數據輸入錯誤 換算測量單位的錯誤 使用不正確的數據 內部資料交叉比對作業→利用現場量測與原始佐證單據進行比對(清冊→原始數據) 自行研發之非標準化電腦資訊系統 是否有