档案实体分类方案.doc

学院档案实体分类方案 第一章 编制说明 编制目的 为统一学院档案实体分类，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强档案和档案工作的科学管理，促进档案业务建设的深化、更好地为学院工作和社会主义建设服务，根据《高等学校档案实体分类法》，结合本院档案工作的实际情况，特制定本方案。 二、编制原则 1、方案的编制是以学院的全部档案（不含人事档案）为对象，考虑学院档案工作的历史、现状和今后的发展，从学院各项工作的实际出发，充分反映学院档案的形成规律、特点和内容，把产生于统一活动领域，记录和反映相同性质的管理性和业务性文件材料作为有机联系的整体，加以分类，确定统一的体系结构和类目序列。 2、类目设置必须有相对的稳定性，不受偶然因素和短期行为的影响，保持分类的连续性，同时具有可容性和可扩展性。严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致；下位类目的外延之和等于上位类目的外延；同位类目之间界限清楚，不互相交叉或互相包容；同级类目之间的排列顺序按习惯排列，即综合类在前，专题类在后，使分类达到层层划分，层层隶属的关系，符合逻辑原则。 三、类目设置 （一）一级类目的设置 一级类目是学院档案实体分类的最高层次，根据分类原则划定为党群、行政、人事、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会10个一级类目，同时考虑到声像档案、实物档案、底图档案和人物档案的特殊性，另外单独设类，作为十大类的补充，共设14个一级类目。一级类目的标识符号由该类目名称汉语拼音的第一字母组成，如党群类档案标识符号是“DQ”。 （二）二级类目的设置 二级类目的设置是在一级类目的基础上进行扩展，体现一级类目的具体内容，即根据一级类目档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识采用双位制，如“综合类”为“11”，其余二级类目依次层累为12,13,……99，但“10”等带“0”的数字不用。 1、各门类档案的二级类目均把管理性材料列于专业性材料前，即在首类都设有综合类“11”。 2、党群、行政类的档案主要产生于各个职能部门。这种职能是通过不同的机构和内容体现的，因此，其二级类目从内容考虑，按职能设置。党群类设党务综合、纪检监察、宣传教育、组织、统战、工会、团委等7个二级类目；行政类设行政综合、人事、审计、武装保卫、后勤、图书档案、教育研究等7个二级类目。 3、教学档案是教师进行教学，学生进行学习，教务部门进行教学管理活动时自然形成的有机整体。因此，从学院教学工作实际出发，考虑到教学档案的涉及面广，二级类目主要按教学活动过程设置，设综合、专业设置和实验室建设、招生、学籍管理、课堂教育和教学实践、毕业生工作、教材管理等7类。 4、科研、基建、设备类档案二级类目的设置，考虑到其形成档案材料具有成套性，主要按项目、单项工程、仪器设备的种类或型号设置。 5、出版类档案是由学院出版管理活动过程中形成的文件材料组成。根据学院出版活动的实际情况，二级类目的设置按类型设：综合、报纸、刊物3个类目。 6、外事类档案是指在外事工作管理和外事实践活动中形成的文件材料，其二级类目按形成结合活动过程分类设置，主要设综合、出国（境）、聘请外籍专家和教师、国际合作与会议4个二级类目。 7、财会类档案包括财务管理和会计活动两部分内容，由于其专业性强，具有严密性的特点，因此，二级类目的设置根据类型和其活动过程设综合、凭证、账簿、报表、工资等5个二级类目。 8、声像、实物、底图、人物类档案二级类目设置具体见“第二章 主表”。 （三）三级类目的设置 教学、财会类档案是学院档案中数量最多的两个门类档案，为了便于管理和利用，分类延伸到三级类目，其余档案均设置到二级类目。 教学档案在招生、学籍管理2个二级类目下设三级类目，并按办学类型设全日制专科生、成人教育2个三级类目。 财会类档案按职能管理部门，并兼顾具有独立经济核算部门设置三级类目。 四、档号 档号是存取档案的代号，排架的依据。 （一）档号的结构 档号=年度号+分类号+案卷号 1、年度号：是指归档材料形成的年度。一般要以某项工作最后完成年度作为归档年度，编写年度号。年度号的确定方法如下： （1）各类档案中综合管理内容的档案均指的是自然年度； （2）党群、行政类档案是指自然年度； （3）教学类档案是指教学管理内容的采用自然年度。其余可采用教学年度。 （4）科研、基建和设备类档案分别是指科研项目通过鉴定、项目竣工验收和设备购置的年度； （5）产品生产和科技开发类档案是指产品投入生产和科技开发的自然年度； （6）出版类档案是指出版年度； （7）外事类档案只是自然年度； （8）财会类档案是指会计年度； （9）声像档案、实物档案是指自然年度； 2、分类号即代表各级类目的标识符号，使用到哪一级就标识至