第七章文书处理与档案管理.pptVIP

一、文书处理的原则 1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠 二、文书处理的行文关系与行文方式 （一）行文关系 1. 隶属关系 （1）同一系统的上下级单位之间构成的领导与被领导的关系（属行政关系）； （2）同一系统的上下级部门之间构成的指导与被指导的关系（属业务关系）。 2. 非隶属关系 （1）同一系统同级单位、部门之间或不同系统的同级单位、部门之间； （2）非同一系统的非同级单位、部门之间。 三、文书处理程序 三、文书处理程序 （一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人向准备拟写稿件的人交待拟写稿件的任务。 （2）起草。文稿的起草要了解领导交待的事情始末，做好调查研究，认真分析各类情况和需要，然后再起草。 2. 审核 　　审核又称核稿，是指草拟好的文稿在送出去前，由秘书部门负责人对文稿的内容、文种、用词等方面进行全面的检查。审核主要把好行文关、政策关和文字关。 三、文书处理程序 （一）发文处理程序 3. 签发 　“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。 4. 复核 　复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复核审查。 5. 缮印 　缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文件。 三、文书处理程序 （一）发文处理程序 6. 校对 　校对是对缮印出来的文本清样与定稿进行全面的对照检查。 7. 用印 　用印是在文件的正本落款的地方盖上发文单位的公章。 8. 登记 　登记，是对准备发出的文件进行记录，以便日后核查。 9. 分发 　分发，是对印制完毕需要发出的文件进行分封和发送。 （二）收文处理程序 1. 签收 2. 拆封 3. 登记 需要登记的文件有： （1）上级单位的指导性的、参阅性的或需要办理的文件；（2）下级单位的请示性、报告性的文件；（3）带有密级的重要资料；（4）单位内部使用的文件、会议文件和音像文件。 不需要登记的文件有： （1）领导人的亲启件；（2）事务性的通知、便函等；（3）一般性的简报；（4）公开的和内部不保密的出版物；（5）已经被其他综合性质的文件包括的文件。 （二）收文处理程序 4. 审核 5. 传阅 6. 拟办。秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，供领导人批办时参阅。 7. 批办 8. 承办。就是按照领导人的批示意见执行具体的工作。 9. 催办。就是文秘人员按照承办时限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。 10. 注办。是由经办人在文书处理单上对文书的承办的情况和结果进行简要的情况说明 四、文书立卷 1. 文书立卷的基本原则 （1）能正确反映单位工作的历史面貌。 （2）保持文件之间的内在联系和完整。 （3）便于管理和查找利用。 2. 文书立卷的方法 （1）按文件特征立卷。它包括：作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通讯者特征和地区特征。 （2）按照文件的保管期限立卷。案卷的保管期限分为永久、长期、短期三种 1．归档范围 上级发来的与本单位有关文件。 重要的会议材料。 单位对外的正式发文。 重要的往来文书。 本单位及各部门的工作计划、报告及重要的统计材料等。 本单位签订的合同、协议书等。 本单位干部任免与惩的文件。 本单位工资、福利方面的文件。 本单位及下属单位成立、合并、撤销等材料。 本单位的历史沿革、大事记、以及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音、录像带等。 本单位处理群众来信来访的原件、记录及处理结果。 本单位财产、档案等交接凭证。 本单位外事方面的文件材料。 需要贯彻执行的规定、通知等。 下级单位报送的报告及统计报表。 2．归档的时间 按照《机关档案工作条例》的规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。 3．归档的要求 归档的文件材料要齐全、完整。 文件和电报按其内容的联系、合并整理、立卷。 归档的文件材料，要保持它们的历史联系； 区分保存价值，分类整理、立卷； 案卷标题简明确切，便于管理。 档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。 一、收集 档案室收集工作的职责 监督文件的形成过程 督促归档制度的落实 开展零散文件的收集工作 指导文书部门的立卷归档工作 二、整理 （一）档案整理工作的内容 档案整理工作的内容包括全宗、全宗内档案的分类、立卷（组卷、卷内文件的排列和编号、填写卷内目录和备考表、拟写案卷标题、填写案卷封面）、案卷排列和编号、编制案卷目录等业务环