《文书与档案管理教学课件》第三节 档案利用.pptVIP

第三节 档案利用 1．按提供档案材料的形式划分 （1）提供档案原件。一般只有现场查阅时提供，如果档案较为珍贵或较易损坏，则不宜以这种方式提供利用。 （2）提供档案复制件。如制作各种形式的复制件，代替原件在馆内或馆外利用。 （3）提供档案信息加工品。如编写各种参考资料；向社会提供加工过的档案信息等。 一、档案利用方式 （1）阅览室阅览。 2．按档案利用方式划分 （2）外借。 为了满足档案利用者特殊利用需求，由档案利用者在办理档案借出手续后暂时将档案原件或副本借出的一种利用形式。借阅本单位档案资料时，需要填写《档案与资料借阅单》，如图4-13 所示。 （一）档案使用登记与交接制度:档案出入库登记，清点归还，责任分明。 （二）档案使用行为的管理与限制制度 1.档案使用行为的要求（不许吸烟、喝水、吃食物、勾画、涂抹、撕损剪切……）； 2.库外使用时不许长时间摊放在桌上； 3.不同的利用者未经允许不准私自交换阅览； 4不准擅自拍照、抄录，复印； 5使用时间和数量的限制。 （一）量与顺序的控制：分批定量提供，且归还时要保持档案实体秩序的排列顺序。 （二）对利用行为的现场监督与检查（a.配备人员检查；b.配置闭路电视监控系统。） （三）利用方式和场所的限制：现场阅览为基本方式，利用场所应为集中式的大阅览室，一般不安排单间，以免发生意想不到的问题。 （四）对重要档案的保护措施：1.严格限制利用；2.、即便使用一般不提供原件，只提供缩微品或复印件；3、利用过程中应格外注意监护问题。 （3）档案展览。 举办档案展览是指档案馆根据社会需求，按一定展示方式和一定专题，系统地向社会公民展览出该馆的原始展览品或图片的一种档案利用方式。如图4-14 所示。 （4）制发档案复制件。 （5）制发档案证明。 （6）档案咨询。