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归档文件整理介绍 新旧两种整理方法的比较 传统立卷方法 优点： 1、便于管理，不易散失。 2、在手工检索下， 便于连锁查找。 缺点： 1、人为因素过多。 2、手工劳动量大，工作效率过低。 3、利用不方便。 改革后的立卷方法 优点： 1、立卷方法简单、易学、易用。 2、提高了工作效率。 3、提高了档案检索利用的效果。 4、便于计算机管理。 缺点： 1、易散失，不便于管理。 2、对于手工检索，利用时稍显繁琐。 归档文件与案卷的区别 案卷 归档文件 一、归档文件整理规则 2001年开始立卷改革，《归档文件整理规则》执行。 新规则的优点： 1、简化了整理。 无需再拟写案卷标题； 无需再组合案卷； 无需再编写页号； 归档文件整理的八个步骤 一、区分全宗； 二、清理和装订； 三、分类； 四、单份文件的排列； 一、区分全宗 各机关应根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）第十二条，结合本机关职能和各部门工作实际；编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。 一、区分全宗 确定哪些文件需要归档，并且确定保管期限。 原则：以本机关为主。 （1）上级制发，需要贯彻执行的文件，一般都是针对本单位，需要本单位自身执行的。 （2）本单位制发的所有文件。 （3）同级或非隶属机关制发的，需要本单位贯彻执行的文件材料 （4）下级机关报送的文件材料。 不需要归档的文件 一、区分全宗 需要归档的文件 （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； （三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； （四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 本机关不需要归档的文件 单位文件材料不归档范围是： （一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 不归档文件的处置办法 不归档文件的处置方法： 制订不归档文件的处置制度，包括不归档文件的范围和处置方法。 首先，这部分文件进行鉴定和登记； 第二，留出备查时间，一般存一到两年； 第三，按照严格程序进行销毁（登记造册，监督销毁）； 第四，留存销毁清册； 部分无密级文件留在相关科室使用。 确定保管期限 永久保管的文书档案主要包括： （一）本机关制定的法规政策性文件材料； （二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； （三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； （五）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； （七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； （八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 确定保管期限 定期保管的文书档案主要包括： （一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； （六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； （九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 二、清理和装订 1、正确理解“件”的