《管理文秘》复习材料.docVIP

《管理文秘》 第一章 导论 一、秘书的职业认知 （一）秘书的涵义 秘书是指由党政机关、企事业单位、社会团体或私人聘用，为组织或领导个人提供辅助管理和综合服务的一种职务或人员。 （二）秘书类别与层次 1、秘书的类别（横向） 划分一：从服务对象和经济来源：公务秘书和私人秘书。 划分二：从工作的分工或业务的侧重点 2、秘书的层次（纵向） 高级——中级——初级（在机关之间和机关内部区分） （三）秘书的职业特征 直接性、稳定性、知识化、年轻化 （四）管理与秘书的关系 二、秘书工作 （一）秘书工作的内容 1、办文、办事、办会 2、管理秘书实务：办公室管理、会议管理、沟通管理、公关管理、信息管理、档案管理、秘书自我管理。 （二）秘书工作的特点 辅助性——机要性——综合性——技术性 三、秘书机构 （一）秘书机构的涵义 秘书机构是指根据领导的工作需要设计、以辅助领导实施管理为目标，具有明确的工作规范、既分工又协调的部门。秘书机构是秘书工作的组织形式，也是秘书在其中从事秘书工作的机关。 （二）秘书机构的称谓 1、在以“办公室”称谓的机构中划清秘书机构与非秘书机构 2、在秘书机构内部区分秘书性质部门和非秘书性质部门 （三）秘书机构的类型 1、按社会性质分：国家公务秘书机构、社会秘书机构、私人秘书机构 2、按工作时间分：常设性秘书机构和临时性秘书机构 3、按服务对象分：领导集体秘书机构和个人秘书机构 （四）秘书机构的隶属关系 （五）秘书机构设置的原则 四、求职实践与职业规划 第二章 管理秘书的职业形象塑造 一、秘书职业形象的内涵 （一）职业形象 职业形象是指从业者的仪容仪表及言谈举止所塑造出来的能够体现出其所从事职业的特点和需求。 （二）秘书的职业形象 秘书的职业形象是指秘书在公众面前通过衣着打扮、言行举止所反映出的专业的态度、知识、技能等。 （三）秘书职业形象塑造的一般方法 自我剖析——主动学习——模仿典范 二、秘书职业形象的外塑 （一）秘书服饰仪态的标准 （二）秘书服饰仪态的自塑 三、秘书职业形象的内修 （一）秘书的气质 （二）秘书的修养 1、秘书修养的含义 秘书的修养是指秘书在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水平。包括：职业道德修养、知识能力修养、心理修养等 2、秘书修养的重要性 （1）从秘书职业角色看秘书修养的重要性。秘书的职业角色具有双重性特征。第一，秘书活动的根本目的是辅助领导者实施管理，其直接服务对象是领导者，因此秘书在社会活动中扮演着配角。第二，秘书同时亦是秘书活动的主体，在辅助的过程中，可以对领导产生一定的影响，因此秘书在特定条件下扮演的是主角。 （2）从秘书岗位的特殊性看秘书修养的重要性。 ①贴近领导、掌管机要，被捧为“二首长”。若缺乏修养，极易因优越感膨胀而脱离群众，在领导者和群众间筑起“隔离墙”。 ②接触大量机密。若缺乏修养，极易在金钱、物质、美色的诱惑下滑入泄密的泥淖。 ③代表或执行领导意志。若缺乏修养，极易假借领导的名义谋取私利，甚至走上犯罪的不归路。 从上述可看出，加强和提高秘书人员的修养，不仅对于秘书自身发展的需要，而且对领导工作有着极其重要的作用。 （三）秘书的职业道德修养 1、秘书职业道德的范畴 职业理想、职业态度、职业责任、职业义务、职业纪律、职业良心、职业荣誉等 2、秘书职业道德的规范 尽职尽守、实事求是、廉洁奉公、任劳任怨、谦虚谨慎、保守秘密、文明守信 （四）秘书的知识与能力修养 1、秘书知识与能力修养的原则 （1）适应性原则（2）比例性原则（3）个性原则（4）动态性原则 2、秘书的知识结构 基础知识+专业知识+辅助知识 3、秘书的能力结构 业务能力+业务技能 （五）秘书的心理修养 1、秘书心理健康的基本品质：忠诚、机敏、坚毅、随和、稳重、幽默、自制 2、秘书的心理调适 第三章 办公室管理 第一节 办公环境管理 一、办公环境管理的含义 广义：对组织机构所有成员所处的大环境的管理 狭义：对组织机构的秘书部门所处环境的管理。包括硬环境和软环境。硬环境：自然环境（空气、环境、光线、布局、绿化、布置等）软环境：人文环境（人际关系、文化氛围、人文素质等） 二、优化办公环境 （一）优化办公环境的原则 1、方便：简洁明了，不一味追求高档 2、整洁：桌椅整齐、桌面简洁、地板干净 3、舒适：光度适度、空气清新、温度适宜 4、和谐：人际和谐、团结合作 5、安全：物品和信息安全 （二）优化办公环境的措施 1、合理布局（开放式布局、封闭式布局和混合式布局的含义） 2、恰当布置 3、适当美化 4、优化设备 5、保障安全 （1）识别办公室的安全隐患 （2）办公室的安全管理 1）合理宣传教育，树立安全意识 2）遵守有关法规，