档案管理作业程序-经济部标准检验局.docVIP

經濟部標準檢驗局基隆分局 編號：REP-200-002 版次：第 1 版 檔案管理作業程序 頁次： 7之1 日期： 年 月 日 撰 寫： 日期： 審 查： 日期： 核 准： 日期： 經濟部標準檢驗局基隆分局 編號：REP-200-002 版次：第 1 版 檔案管理作業程序 頁次： 7 之2 日期： 年 月 日 1. 目的 使文件歸存、整理、保管、檢調、銷燬等作業明朗易行，藉以提高行政效率。 2. 範圍 編有本分局文號之公文及本分局業務會報屬之。 3. 3.1. 3.2. 3.3. 依據 檔案法、檔案法施行細則、機關檔案點收作業要點、機關檔案保存年限及銷毀辦法、檔案編目規範及機關檔案保管作業要點。 行政院頒發之「文書處理手冊」之檔案管理部分。 本分局檔案分類表。 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 作業程序 點收 經辦畢送歸檔文件，檔案管理人員應依規定檢查擬歸檔案件是否辦畢及分類號、騎縫章是否齊全。 會計憑證、樣品、各項證書、證件等不予接受保管，由各單位自行抽存保管。 機密文件歸檔，應由承辦人員用本分局密件公文歸檔封袋套封，於封面上註明單位名稱、年、月、日、發文字號及保密期限，封口加蓋印章後送檔案室歸檔。 檔案管理人員經逐一核對歸檔案件與歸檔清單所載內容、數量，確認無誤後，於歸檔送件單上蓋點收章。  經濟部標準檢驗局基隆分局 編號：REP-200-002 版次：第 1 版 檔案管理作業程序 頁次： 7 之3 日期： 年 月 日 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.3.5. 4.3.6. 4.3.7. 檔案分編 檔案管理人員應依據檔案分類表逐件查核案件分類號之正確性，發現繕寫錯誤時應予更正。 歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依檔案內容歸入適當之案卷，並依序編列卷次號。 卷次號確立後，檔案管理人員應依文件產生日期之先後賦予目次號，並編寫於各案件第1頁適當空白處；為避免破壞檔案目次號之編寫，宜以鉛筆為之。 檔案保管 檔案立案編目後應逐頁檢視，去除不利檔案保存之金屬物品；如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修護。 附件過大、過多，不便併文裝訂時，應註明檔號、年份、收發文字號，另行存置。 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底3面邊緣應保持整齊，過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼處理。 檔案上之附簽應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼處理，但不得脫離檔案原件。 檔案卷夾內置放之檔案厚度以3公分為原則。同一案名之檔案應集中置於同一檔案卷夾，案件過多時得分置數個檔案卷夾；案件過少時同一檔案卷夾得置不同案名之案件，不同案名之案件間以色紙、卡紙等紙張予以區隔。 檔案置入卷夾後，檔案卷脊應標示案名、檔號及保存年限。 檔案入卷後，檔案管理人員應辦理檔案上架作業，按檔號大小順序，小者在左，大者在右，由左至右、由上至下排列。  經濟部標準檢驗局基隆分局 編號：REP-200-002 版次：第 1 版 檔案管理作業程序 頁次： 7 之4 日期： 年 月 日 4.3.8. 4.3.9. 4.4. 4.4.1. 4.4.2. 4.4.3. 4.4.4. 4.4.5. 4.4.6. 4.5. 檔案管理人員應定期查檢檔案排架順序，並依需要調整架位。 檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目，於檔案架外側適當位置，設置簡明標示，並定期查檢標示有無脫落或需更改等情事。 檔案檢調 借調檔案以承辦本身業務有關者為限，借調非主管業務檔案應送會有關單位主管同意，或簽奉本機關權責長官核准。 借調檔案須辦理調卷申請，於填寫調卷單（REP-200-02-01）經權責長官簽准後，由調案人送至檔案管理單位辦理調案。 借調檔案以15天為限，屆期仍須繼續使用者，應辦理展延手續。展延次數不得超過3次，超過3次仍需使用檔案者，應先歸還檔案後，再依規定辦理借調。 借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、增損、轉借、轉抄、遺失。 借調檔案逾期未歸還時，檔案管理人員應製作借調未還卷案件清單（REP-200-002-02）向調案人辦理催歸。檔案逾期未歸還且經稽催3次仍未歸還時，檔案管理人員應將該調案