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陕西省文书档案目录数据交换格式 与著录项目细则的暂行规定 1、范围 本规定确定了文书档案目录数据库结构、数据交换格式、数据交换要求和著录项目细则等内容。 本规定适用于本省文书档案目录数据库的建库。可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体档案数据库目录管理系统及其他专门档案资料目录数据库的参考。亦可作为编制电子文件管理软件、目录管理系统的参考。 2、规范性引用或参考文件 GB/T 7156-1987 文献保密等级代码 GB/T 7408-1994 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/ T 13-1994 档号编制规则 DA/T 22-2000 归档文件整理规则 SJ/T11268-2002 网络信息分类系统标准（信息资源目录体系） 陕西省档案局 陕西省归档文件整理实施细则 国家档案局 编制全国档案馆名称代码实施细则(国档发[1987]4号) GB/T18894-2002 电子文件归档与管理规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 《中国档案分类法》 《档案分类标引规则》 《中国档案主题词表》 《档案主题标引规则》 3、术语及定义 下列术语及定义适用于本标准。 3.1档案著录 建立档案目录过程中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。 3.1.1　文件级著录 以一件或多件文件为一个著录条目的著录。 3.1.1.1　件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册（本）的为一件；来文与复文可作为一件，重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）可为一件。 3.1.1.2　多件 未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议纪要、工作简报、呈阅件、非诉讼案件等可作为多件文件。　 3.2案卷级著录 以互有联系的若干文件组成的一个或多个保管单位为一个著录条目的著录。 3.3著录条目 档案著录的结果，由反映文件或案卷的内容和形式特征的著录项目组成。 3.4著录项目 揭示档案内容和形式特征的记录事项。如题名、时间、密级等。　 3.5文件 国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 3.6电子文件 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。 3.7数据交换及数据交换格式 数据交换是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。数据交换格式指用于档案目录数据交换的数据格式。 4. 数据库结构与数据交换格式 4.1数据库结构 4.1.1　案卷级数据库结构 序号 著录项目 字段长度 选择 1 分类号 不限 可选 2 档案馆代码 6 必选 3 档号 全宗号 4 必选 案卷目录号 3 必选 案卷号 4 必选 分卷号 2 有则选 4 案卷题名 不限 必选 5 档案定位符 12 可选（向省馆移交的档案须著录） 6 解密划控 4 必选 7 保管期限 4 必选 8 时间 起始时间 5-10 必选 终止时间 5-10 9 关键词 不限 可选 4.1.2文件级数据库结构 4.1.2.1 档号编制执行《DA/ T 13-1994档号编制规则》规定的文件级数据库结构 序号 著录项目 字段长度 选择 1 分类号 不限 可选 2 档案馆代码 6 档案馆必选 3 档号 全宗号 4 必选 案卷目录号 3 必选 案卷号 4 必选 分卷号 2 有则选 页（张）号 3 必选 4 缩微号 12 有则选 5 档案定位符 12 可选（向省馆移交的档案须著录） 6 题名 不限 必选 7 文件编号 不限 必选 8 责任者 不限 必选 9 密级 4 必选 10 解密划控 4 必选 11 保管期限 4 必选 12 时间 起始时间 5-10 必选 终止时间 5-10 13 载体类型 不限 可选 14 载体规格 不限 可选 15 载体数量 不限 可选 16 载体单位 不限 可选 17 关键词 不限 可选 4.1.2.2档号编制执行《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》规定的文件级数据库结构 序号 著录项目 字段长度 选择 1 分类号 不限 可选 2 档案馆代码 6 档案馆必选 3 档号 全宗号 4 必选 年度 4 必选 保管期限 2 必选 机构或问题 20 可选 件号 3