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安排会议 中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定 一、要轻车简从、减少陪同、简化接待，不张贴悬挂标语横幅，不安排群众迎送，不铺设迎宾地毯，不摆放花草，不安排宴请。 二、要精简会议活动，切实改进会风，严格控制以中央名义召开的各类全国性会议和举行的重大活动，不开泛泛部署工作和提要求的会，未经中央批准一律不出席各类剪彩、奠基活动和庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、研讨会及各类论坛；提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。 三、要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。 会议以目的分类 会议的目的 信息的传达 信息的交换 相互启发 作出决定 收集创意 会议分类 说明会议 研究会议 解决问题的会议 学习会议 创意会议 会议以形式分类 圆桌会议 公开讨论会议 代表人会议 演讲型讨论 小组讨论 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议 会议以职级分类 内部会议 是否有规律（例会、特别会议） 出席对象 股东大会 董事会 常务董事会 中层管理人员会议 员工大会 工作场所会议 会议的计划和准备 举行会议的决定 参加会议的人选 会议日期、时间的决定 会议场所的选择 议程表制作和执行方法 会议通知的写法和传达方法 会议资料的准备 会议场所的布置 出席者的位置 会议用品的准备 为来宾安排膳宿 会议的时间安排 会议的日期 由会议主持者明确指定； 会议主持者指定时间范围： 在可以到会人数最多的那一天安排； 参照不安排约会规则———不安排会议； 会议所需的时间 开始、结束 会议场所的选择 会议地点的选择 本单位、单位外 考虑问题 会议室的面积和座位数 “宁小不大”原则 会议地点设施 隔音、安全、照明、扩音、停车、就餐 会议室可用时间及租金 两个会议不少于半小时间隔 会议成本预算 议程表的准备 典型的议事程序 宣布议程 宣读并批准上次会议的会议记录（必须通过才能成为文件） 官员（财务主管）做报告 委员会作报告 讨论、解决上次会议遗留的事情 讨论、解决这次会议提交的事情 人事任命 提名并选举新的负责人 通知 休会 议事程序的安排 主题集中 所需时间 重要程度分散 会议通知 公司内部会议通知内容 会议的名称； 出席者的姓名、组织、部门名称； 日期、时间（开始到结束时间）； 地点（具体在几楼几号会议室） 议题（或议事日程） 主办者的联络方式 公司外部会议还要加上 开会所在地、建筑物名称、楼层、电话（附地图） 其他：注意事项、应准备的资料、是否有餐点、停车场 会议通知的要求、方式 会议通知的要求 准确、完整、及时、安全 会议通知的方式 当面通知 书面通知 电话通知 当面通知的优缺点 优点： 直接、安全、反馈迅速、经济 缺点： 容易遗漏、效率较低、不正式（正规）、缺乏证据 适用于人数少、机密、内部会议 书面通知 通过邮寄： 信、卡片、明信片 不通过邮寄： 发送便函（memo、备忘录）、散页印刷品 备忘录的写法 告示式通知 预告式通知—— 正式通知前发出，需回执，然后发正式通知 电 话 通 知 拿起电话前必须把通知内容整理一下，保证准确和完整； 把通知内容先写下来，“照本宣科”； 打电话语速比平时慢； 机密电话注意旁边无关的人； 通知说完后，请对方重复一遍细节； 准备一张电话通知单（表格）； 会议场所的布置 桌椅配置 圆桌型 口子型 U字型和V字型 教室型 出席者的位置 主持人 负责记录的人 与会者 列席人员 座位的布置 考虑会议的需要； 设置主席台？ 与会者的平等？ 观看幻灯录象？ 记录？ 讨论？ 会议人数 会场的安排 会议用品的准备 最后的检查 有足够的时间 仔细检查 及时改正 留守会场 会议用品 会场用品 桌、椅、黑板、荧幕、暗幕、电子布告板、麦克风、扩音器等。 视听觉设备 录音机、录像机、放映机、幻灯片、复合投影仪、电脑及配套设备等。 文具及其他用品 粉笔、彩色笔、订书机、纸、纸夹、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌等。 会议期间的工作 接待事务 会场的管理及茶点招待 会议中的电话或来访者 宣读和做会议记录 遵循会议议程的顺序规则 接待事务 会议签到 秘书统计（小型会议） 本人签到（中小型、重要会议，要求本人签名） 证件签到（大、中型会议，凭通知或请柬换代表证）；也可凭会议通知报到。 电子磁卡签到（大型会议） 暂时保管与会者的物品 分发资料 宣读和做会议记录 会议的记录工作 宣读会议记录； 有时要把打印好的记录发给大家； 有人要求某段发言不作记录，需要主持人答应，秘书可停止记录； 重要会议记录需与会者签名。 做会议记录 录音机记录 优点：完整、准确、节省； 缺点：效率低、有消极影响、使用受限制 会议记录