浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究.docVIP

计算机与档案管理论文2篇 1、浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究 摘要：计算机技术在我们的工作和生活中起着越来越重要的作用，本文从计算机技术应用于检索信息管理的必要性出发, ,介绍了计算机技术在档案信息管理中的应用。 关键词：计算机应用；信息档案管理；计算机网络 随着信息时代的到来，计算机早已在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用，并且已经融入了人们的日常生活和工作之中。目前计算机正向多个方面发展，比如网络化和智能化，尤其在信息处理和自动化管理等方面起着越来越大的作用。与此同时，随着我国信息化建设的开展，档案管理工作的信息化也逐渐得以实施。本文就对计算机在档案管理中的应用进行探讨。 1　计算机应用于档案信息管理的必要性分析 　　在社会的信息系统中，档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位和作用。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识，而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在档案信息管理中，计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。但是目前档案管理工作仍然处于人工管理或半人工管理状态,档案的信息功能不能得以充分发挥。所以,为了适应当今信息处理技术发展的要求,提高档案信息现代化管理水平,计算机技术作为一种新兴的技术手段,在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。 2计算机技术在档案信息中的功能管理 2. 1　档案管理自动化 　　因为计算机具有高效的信息处理能力,能以极快的速度输入、存贮和输出信息,能够进行逻辑推理和判断, 所以计算机技术逐步成为信息化先进技术手段的核心,通过计算机对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工后,可大大提高档案资源管理的效率,大大提高档案信息开发利用的效率。 2. 2　档案信息数字化 　　纸制档案录入麻烦，浪费大量的人力和纸张，且存取修改与查阅调取都不方便，与之相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递。运用计算机技术实现档案信息数字化后,不仅可以提高档案的利用率,降低档案的管理成本和档案的磨损、遗失,并可实现数据的快速传播和保存,满足了用户的需要。 2. 3　信息检索网络化 信息检索网络化已经在当前的图书系统中得以大量应用，并且表现出了令人及其满意的效果，同样，我们将现代计算机网络通信技术应用在档案信息建设中，实现其计算机检索系统,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能网络检索,实现档案信息传递网络化,达到档案资源共享。 3计算机在档案信息管理的应用 第一步，收集整理。这是电子计算机档案管理的基础。在这个过程中，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，手脑并用，勤快踏实肯干，经常深入下去做好资料的收集和整理，掌握第一手资料，这是一项非常重要的工作。因为计算机只是一个辅助工具，无论其如何先进，管理者都是第一位的，掌握资料并将资料准确无误地输入计算机，才能发挥计算机的应用作用，否则，档案管理计算机化就是一句空话。 第二，归纳分类。这是电子计算机档案管理的关键。有的时候计算机档案管理人员在档案资料收集过程中收集到的资料是不完整的，这就要求档案管理人员对收集来的资料进行认真地筛选、分类、加工和整理，这是实行计算机档案管理的前提和条件。只有做好了这方面的工作才能有效地将收集到的资料分门别类输入到计算机中，这是实行电子计算机档案管理最为关键的一步。 第三，查询和提取。这是电子计算机档案管理的最终目标。前面做的大量工作，包括资料信息的收集、整理、归纳、分类，其最终目的就是为了将收集到的资料信息输入到计算机中，为日后的查询和提取打下坚实的基础，只有将这些资料存入到计算机中，才能更好地发挥计算机在档案管理中的作用。例如：某市西区污水中水管线工程是省市重点工程。该工程项目总长度为93.3公里，共32个标段，横跨和穿越多条道路，将水送入发电厂。由于线长、面广、点多，工作面分散，施工难度大，多年来各方在施工中配合不力，造成地下管线众多，既有电信部门铺设的光纤电缆，也有热力部门铺设的供热管道，以及供气部门铺设的燃气管道等地理情况复杂，施工难度之大前所未有。为保证施工质量及进度，避免施工中造成不必要的损失，作为施工一方的代表，水务工程有限责任公司技术人员在档案管理人员的大力支持和协助下，利用计算机调阅了大量的档案资料，方便、快捷地查清了地下各种管线敷设情况，从而安全高效地保证了施工的顺利进行。他们由衷地说，公司档案室数据收信准确、资料编排规范，查找资料方便快