12.2.常用办公文件的格式.ppt

本节（课）教学目标 ： 1．掌握常用公函的格式与制作方法 2．掌握办公文件的格式与制作方法 12.1公函的格式 12.1.1 公函的格式 （1） 公文、函可以从不同角度分类：? ?? ①按性质分。可以分为公函和便函两种。 公函用于机关单位正式的公务活动往来； 便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。? ?? ②按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。 发函即主动提出了公事事项所发出的函。 复函则是为回复对方所发出的函。? （2） 公函的写作格式 标题 公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。 正文 其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。 （2） 公函的写作格式 主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 结语 通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。 结尾落款 一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 撰写函件应注意的问题 函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。 其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 公函的案例 12．1．2 公函的排版 1．设置版面 页面设置是公函排版中首先要做的工作，不论哪个印刷软件，都会提供这一功能。 在Word 中进行页面设置更加简单。只要选择菜单栏中的“文件”→“页面设置”命令（图12-1），就可以调出“页面设置”对话框（图12-2），对页面进行设计。 1．设置版面 （1）设置纸张大小 设计纸张大小的目的就是要满足印刷的要求，因此最好将版式尺寸大小设置为与成品尺寸相同。当然，如果你的文档不用于印刷。那么可以自由地根据实际需要定义纸张的大小。 目前流行的出版物成品大小有如下几种。 标准16开：185mm×260mm 国际大16开：210mm×297mm 国际大18开：185mm×230mm 标准32开：130mm×185mm 大32开：140mm×203mm 1．设置版面 （2）设置版心 页边距的设计实际上就是设计版心。所谓版心就是指出版物正文所在的页面范围，它通过定义纸张大小后在对页边距进行设定后得到（图12-3和12-4）。版心位于页面的正中位置。 2．设置内文的字体、字号和行距 一般的公函标题设置为二号黑体，内文字体设为4号仿宋，行间距为1.5倍。 12.1.3 实例操作 下面我们就以案例为实例，给大家讲解公函的排版。 具体操作如下： 1．设置页面和版心 第1步：点击下拉菜单“文件”→“页面设置”→选择“纸张”设定纸张大小为A4幅面（图12-5和12-6）； 12.1.3 实例操作 第2步：选取“页边距”如下图； 12.1.3 实例操作 2．设置字体、字号和行间距 第1步；将标题设置为二号黑体（图12-8）； 12.1.3 实例操作 第2步：把内文字体设为4号仿宋（如下图）； 12.1.3 实例操作 第3步：设置行间距，调整版面行列位置。点击“格式”→“段落”（图12-9和12-10）； 12.1.3 实例操作 最后排版效果如图 12.2. 常用办公文件的格式 12.2.1 办公文件的格式 公