同学会的组织与经营.doc

同學會的組織與經營 李良山 近 幾年來，台灣經濟突飛猛進，出國留學的人數顯著增加，留學生的素質和程度也因為我們的社會結構改變而和以往不同。加上小留學生人數的大增，及大陸學生學者聯誼會的突顯，在美各大學校園內的中國同學會，因此種留學生層面和結構的改變，而比以往更複雜而多元，相對的，身為一個同學會會長，其責任也無形中加重了許多。 一個同學會的會長，理論上除了對內領導結合同學會的幹部及成員，協助同學解決各種困難，並組織協調辦好各項活動，對外則擴大同學會接觸層面，和學校其他團體及社區僑社，建立良好的關係，讓同學會能在同學、校區及校際間，扮演舉足輕重的角色。換句話說，會長的角色與使命，是如何領導並善用組織，有效的發揮同學會的功能。 壹、同學會的功能 那麼同學會的功能是什麼呢？狹義的說，它是服務同學，並負責聯繫、聯誼的工作。廣義的說，它負有在校園及社區間推展文化交流的使命。更具體的講： 一、同學會內部： １、介紹新生認識環境，幫助其早日進入正常的學習狀況，並為其解決剛至異地生活上及學業上的困難。如接機、Big Brother and Big Sister。 ２、瞭解同學們的需要，並根據其需要舉辦各種不同的活動，在活動中讓同學們彼此認識、相互照顧、增進友誼。如發行刊物、舉辦影展、旅遊、旅行、晚會、舞會等。 二、校內： １、校內舉辦大型活動，讓活動參與層面擴及至全校園內，以達文化宣傳效果。如大型的影展、文物展覽、大型的晚會表演及學術研討。 ２、和校方行政單位保持聯繫，建立良好的關係。萬一同學發生任何問題，如車禍糾紛、種族衝突等，需要校方出面解決，則可由同學會出面，以團體的力量和校方交涉，做為同學和校方之間的橋樑。 ３、和其他社團建立良好的關係，進而合辦活動，增廣同學會的參與層面，及同學的接觸空間，也藉此機會展示中國文化。如各校經常舉辦的國際週，應主動爭取參與。 三、校外： １、和校外其他學校的中國同學會互通訊息，如果學校之間的距離不遠，可以合辦校際活動，或互邀參加對方的活動。如此不但可豐富同學會的活動內容，也可以增廣同學們的接觸範圍，如：刊物的互寄、夏令營、冬令營的合辦，晚會節目的合辦或互相提供表演節目等。 ２、和校外當地僑社建立良好的關係。僑社辦活動需要同學會幫忙時，在人力支援許可下，不要吝於支持協助。相對的，同學會辦活動，也可尋求僑社的協助，建立良好的合作關係。如辦晚會、迎新大活動，同學會通常需要經濟支援，在這方面僑社通常可以給予很大的幫助。 貳、同學會的組織 既然同學會在校內校外，能發揮如此大的功能，那麼如何才能有效的把此功能發揮得淋漓盡致呢？健全的組織和明細的分工是必要的。在規畫組織之前，首先要注意下列三點： 一、要設定同學會的目標、方向，和在校內外所要扮演的角色。因為一個組織的結構大小是根據其角色的不同及工作量的多少而設定，譬如小的組織，會長本身可能身兼公關及募款。但大的組織，工作量多，公關及募款工作都必須由專人來做。 二、角色定位後，設定組織架構，分工要清楚，每個幹部做什麼事一定要紙上作業，並明訂工作細節，讓每位幹部本身瞭解自己所扮演的角色，清清楚楚的知道自己該做什麼。譬如公關是對外，聯絡是對內，那麼公關的對外是校園之間或校際間，都應該很清楚的寫下來，並加以執行。 三、組織分工清楚後，會長要找適合的人做適合的工作。譬如，公關人員需要是一個活潑大方、懂得待人接物、充滿熱情及活躍的同學擔任。相對的，財務必須由公正無私、負責盡職、有開源節流觀念的同學來擔任比較適合。如此，人盡其才，可以達到事半功倍的效果。 基本上，健全的同學會組織架構，應有下列幾項： 一、會長：綜理會務，規畫協調活動的進行，並主持各項會議，代表同學會參加外面的事務。他應是一位細心、有條理、肯犧牲、負責、具有領導能力的同學。 二、副會長：協助會長綜理各項事務。會長不在時，代表會長執行職務。副會長可以視同學會的大小，增設一、二名。他應該是懂得進退、樂於協助他人，必要時也能獨當一面的同學。 三、活動組：負責每項活動的策畫和執行。他必須能力很強、幹勁十足、不怕麻煩、且能獨當一面，並且和會長保持密切的聯繫，隨時讓會長瞭解工作進度。 四、公關：對外和其他社團的聯繫，並和校外各僑社、機構商行保持良好的聯繫接觸，經常代表同學會在外打頭陣。他應該是一個大方、外向、懂得言談技巧，知道如何把同學會介紹出去，並促成同學會和其他團體合作的同學。 五、聯絡：其工作和公關是一體兩面，但它負責對內聯絡。如何讓同學會的活動內容及會務狀況傳達到每一個會員身上，是以刊物，或電話聯繫或寄發活動通知：：等，完全視同學會的人力資源而定。這個職位應該是由熱心勤奮、任勞任怨的同學來擔任。 六、總務：負責同學會內部及各項活動所需用品的準備。譬如：大至場地的租借、舞會ＤＪ的聯繫，小至活動時，座椅的安排、食物購買