基建档案的整理方法.ppt.ppt

基建档案的整理方法 一、基本建设的含义、程序 基本建设（简称：基建）是指工矿、铁路、桥梁、农田水利、楼房、文体场所等工程的建设。每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段形成的文件材料： （一）、工程前期准备阶段； （二）、工程设计阶段； （三）、工程施工阶段； （四）、工程竣工验收阶段文件； （五）、工程的使用管理阶段。 二、基建档案组合案卷的原则 以单项工程为单位，按照基建程序、保持一项工程形成文件材料的成套性，使组成的案卷能反映全过程，图样与实物保持一致。 三、基建的分类 基建档案在立卷整理之前一般先把分类方案制定出来。 B 1.1-1 案卷顺序号 二级属类号（建筑物） 一级属类号（工程项目 ） 大类代号（基建档案） 四、案卷编目 （一）、卷内文件材料的排列： 同一个工程项目的案卷，按工程阶段、时间或重要程度来排列的先后 （不分保管期限）排列。 1.全卷均是文字材料的，应按基建文件排列按文字在前图纸在后、批复在前请示在后、正稿在前底稿在后来排列。 （一）、卷内文件材料的排列： 2.如果卷内既有文字材料又有图纸的，应先排文字材料，后排图纸。 3.全卷均是图纸的，应按图号的顺序排列。有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，按图纸类别序号排列。卷内排完一个专业项目，再排另一个专业项目。 （二）、编制卷内文件材料页号或件号 1、卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号从“1”开始，页号编写位置：单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。如果背面是空白的则不用编写。 （二）、编制卷内文件材料页号或件号 2、成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号； 3、案卷封面、卷内目录（含原有图样目录）、卷内备考表不编写页号； 卷末备考表： （三）、盖档号章 对不装订封面的每份文件和图纸进行盖章编号。 档案章盖在图纸的图标上（即盖在右下角）。 （三）、图纸折叠法 按A4科技案卷封面的长度和宽度把多出部份内折，折叠后要使图标在右下角，在右下角折一个斜角，展开图标和页码（不用装钉） （四）、填写卷内目录： 卷内科技文件材料目录的填写方法与文书档案卷内目录的填写方法相同。填写“文件编号”这一栏时，如果是图纸，要填上图号。 基建档案卷内目录： （五）、拟制案卷标题： 案卷标题由工程项目名称、阶段的名称(问题)、文件材料种类(文种)三部份组成。 例如：ＸＸ办公大楼征用土地的报告、通知书、红线图。 （六）填写案卷封面： 第一栏：档号、档案馆号、缩微号。这里的档号即是案卷号。档案馆号由档案馆编写，立卷单位不用填写。缩微号是用缩微机把案卷内容缩微后给缩微件编的号，如果没有进行缩微的，这号就不用编写。 第二栏：填写单位的全称。 第三栏：已印上《科技档案》。 第四栏：类别：填写“基建” 。 （六）填写案卷封面： 第五栏：写案卷标题。 第六栏：填写编制单位。（编制单位是指卷内文件材料的作者，作者较多，只需标出二至四个就可以了）。 第七栏：填写编制日期。（填写卷内文件材料的日期，由于日期较多，通常只填写起止时间。 例如：１９９３．１０－１９９４．２ （六）填写案卷封面： 第八栏：填写保管期限 第九栏：密级。（没有定出密级的不用填写）。 案卷封面： （七）、填写卷末备考表。 单位名称：填写建立档案的单位。 形成档案部门名称：填写本单位整理档案的部门名称。 立卷说明：本卷共有文字材料几件、几页；图纸几件；并填写卷内文件 存在的问题，（如文件字迹不清，纸张破碎等）。其他栏目按实际情况填写。 五、填写分类目录 分类目录登记时，在类别栏上填写“基建”两字，按组卷时间的先后排列填写。 基建档案案卷目录： 六、案卷入盒 案卷整理好后，要装入科技档案盒。每个盒装的卷数不限装满为准，不同工程项目的案卷不能混合装在同一个盒里。盒面除了案卷题名不用填写外，其余各栏按案卷的情况填写，盒脊上半部空白处填写工程项目的名称，下半部填写案卷号。 基建档案盒： * * * * * * 12 页 号 1 件 号 B1.1-1 档 号