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建设项目档案管理实务 海南省档案局 焦正高 副处长 2012年4月 一、项目建设基本程序 四大环节：决策 设计 施工 竣工验收 六阶段： 项目建议书阶段（拟建项目设想） 可行性研究阶段（从技术与经济上进行分析论证） 设计文件阶段（招标选择单位进行初步、技术、施工图设计） 建设准备阶段（征地拆迁、材料订货、招标选择施工单位等） 建设实施阶段（建设、施工、监理单位对工程进度、质量、投资 的管理与控制） 竣工验收阶段（自查、初验、专项、总验） 建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。（小区） 单位工程：在建设中，根据合同，具有独立施工条件，可单独作为成本计算对象的工程。（独立楼房） 分部工程：在单位工程中，按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。（建筑、水电、门窗） 分项工程：在分部工程中，按不同的施工方法、材料、工序等划分为若干个分项工程。 二、相关概念和项目档案的特点（二）项目档案的特点 1、数量大 2、形成时间长 3、形成的单位多 4、专业性强 5、种类和载体的多样性 6、成套性 三、建设项目档案的管理依据 《档案法》《建筑法》《海南省档案管理办法》 《建设工程质量管理条例》 《基本建设档案管理资料管理暂行规定》 《国家重点建设项目档案管理登记办法》 《重大建设项目档案验收办法》 《海南省重点建设项目档案验收实施细则》 GB/T11811-2008科学技术档案案卷构成的一般要求； DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 四、项目文件形成的质量监控 1、统筹规划，组织协调 2、建立网络，明确职责 建设单位在进入项目开始运作的阶段后必须加强项目档案工作，指定一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员，加强管理和监督指导。同时，把档案工作网络扩展到项目参与建设的每个单位，明确各参建单位档案工作责任人及分管领导。 如某建设项目档案工作网络图 3、统一制度，规范管理 项目建设单位（业主、法人）要制定要项目档案管理的相关规定、办法、标准和制度等，并印发到各参建单位贯彻执行 （如项目档案资料管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、项目文件归档范围及保管期限表、项目档案整理操作规程、竣工档案验收办法、档案库房管理制度、档案利用制度、档案保密制度等） （二）设计单位文件的质量监控 1、设计单位明确设计任务后，应明确形成文件的质量要求，保证每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名。 2、规范设计变更文件的编制和传送。 3、设计文件要按专业、文号顺序进行积累。 4、设计任务完成后，需向建设单位移交经规范整理的全套档案（含电子件），并详列项目全部的技术文件、变更文件、图纸勘误表目录。 （三）监理单位文件的质量监控 1、明确职责，根据《建设法》和监理制度的规定，负责“三控制、两管理、一协调”即对工程质量、工期和投资控制；合同和信息管理；协调各方关系。检查、审核参建各方项目档案的完整、准确和系统。 2、向法人提交工程监理档案材料。一是参与招标时，协助法人明确文件归档条款；二是在设计阶段监理时，对设计文件、图纸进行检查、归档验收；三是施工阶段监理时，对施工单位项目文件形成积累监控；对来自法人、设计和施工单位的文件进行完整、准确和系统进行审核。 （四）施工单位文件的质量监控 施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实貌和质量的主要依据，数量比重最大，是项目档案的主要组成部分。控制手段： 一是以公文形式的文件，要注意统一文号；二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续；三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。 五、项目文件的归档范围和保管期限的划分 1、归档范围 3、项目档案保管期限的划分 ⑴项目档案的保管期限主要有永久、长期（50年）和短期（15年）三种保管期限； ⑵编制项目档案保管期限表主要参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》来制定 ⑶影响项目档案保管期限划分的因素有：技术因素；功能因素；时间因素；典型因素；作者因素；名称因素 五、归档项目文件的质量要求 1、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章签字手续完备。 2、需永久．长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制，凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸即传真纸）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。 9、竣工文件的编制要求 ①竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核，由设计单位编制的竣工图应明确施工